Aufgabenverwaltung leicht gemacht

Aufgabenlisten

Die Aufgabenverwaltung gehört bereits seit einigen Jahren zu CrewBrain. Bislang war die Verwaltung der Aufgaben jedoch auf Projekte und Jobs sowie eine Liste pro Benutzer beschränkt.

Mit der neuen CrewBrain-Version führen wir individuelle Aufgabenlisten ein, die jeder Benutzer erstellen und auch mit anderen Benutzern teilen kann.

Aufgaben in Listen organisieren

Das Aufgaben-Modul besteht künftig aus individuellen Listen, in denen Benutzer ihre Aufgaben erfassen und sortieren können. Neue Listen können mit wenigen Klicks angelegt und mit Aufgaben befüllt werden. Eine Reihe "magischer Listen" bietet Zugriff auf wichtige Aufgaben (z.B. "mir zugewiesen" oder "überfällig"). 

Listen mit anderen Benutzern teilen

Listen können einfach und schnell mit anderen Benutzern geteilt werden. Hierfür gibt es in der Desktop-Ansicht rechts oben eine entsprechende Schaltfläche. Geteilt werden kann eine Aufgabenliste entweder mit Benutzern, Benutzergruppen oder ganzen Abteilungen. Natürlich sind auch Kombinationen der drei Varianten möglich.

Ordner schaffen eine schnelle Übersicht

Um eine möglichst große Anzahl an Aufgabenlisten sinnvoll zu ordnen, können diese in Ordner abgelegt werden. Dies ist auch mit geteilten Listen möglich, wobei jeder Benutzer die Liste in einen beliebigen eigenen Ordner ablegen kann, ohne die Ordnung anderer Benutzer zu beeinflussen.

Aufgaben per Drag & Drop verschieben

Aufgaben, Listen und Ordner können einfach und schnell per Drag & Drop in der Oberfläche verschoben werden. Auf diese Weise kann nicht nur die Reihenfolge der Aufgaben, sondern auch die Reihenfolge der Listen und Ordner intuitiv verändert werden. 

Neuer Aufgabendialog

Im Zuge der Umsetzung der Aufgabenlisten haben wir auch den Aufgaben-Dialog überarbeitet und um einige neue Features ergänzt.

Beschreibung und Kommentare

Die Beschreibung einer Aufgabe sowie die Kommentare sind nun direkt nach dem Öffnen prominent und mit großen Textfeldern in der MItte des Bildschirms ersichtlich. Links davon befindet sich eine kleine Navigation, über die auf Unteraufgaben und die Zeiterfassung zur Aufgabe gewechselt werden kann.

Schnelle Übersicht über den Fortschritt

Der aktuelle Stand und der Fortschritt einer Aufgabe kann in der rechten Spalte der Übersicht eingesehen werden. Neben der Information, wem die Aufgabe zugewiesen ist finden Sie hier auch Infos zum Fortschritt der Unteraufgaben sowie zu den bereits erfassten Arbeitszeiten.

Dokumente zu Aufgaben

Auch zu Aufgaben können zukünftig Dokumente hochgeladen werden. Diese stehen dann automatisch allen Personen zur Verfügung, die auf die jeweilige Aufgabe zugreifen können.

Zusatzdaten für Aufgaben

Auch bei den Aufgaben ist es nun möglich, in der Verwaltung zusätzliche Datenfelder zu aktivieren. Auf diese Weise können sie individuelle Informationen in strukturierten Feldern speichern.

Vorlagen für Aufgaben

In der Verwaltung ist es nun möglich, Vorlagen für Aufgaben zu definieren. Für jede Vorlage können Jobtypen definiert werden, bei denen die Aufgabe automatisch angelegt werden soll.

Automatische Aufgaben-Erstellung

Wird ein neuer Job mit einem der in der Vorlage genannten Typen erstellt, so erzeugt das System automatisch die Aufgaben aus den Vorlagen. Auf diese Weise lassen sich vorgefertigte Checklisten erstellen, die in jedem Job abgearbeitet werden können. Die Aufgaben werden auch dann erstellt, wenn der Job beispielsweise über unsere API angelegt wird.

Bearbeiter und Fälligkeit

Auch für Vorlagen kann ein Bearbeiter definiert werden. Neben "echten" Benutzern kann hier auch der jeweilige Disponent oder Projektleiter gewählt werden, dieser wird dann abhängig vom Job korrekt ermittelt und gesetzt. Auch die Fälligkeit kann abhängig vom Job-Datum individuell berechnet werden, sodass die Aufgabe beispielsweise eine Woche vor Beginn des Jobs fällig wird.

Arbeitsmittel und Materialliste

In vielen Firmen erhalten die Mitarbeiter Arbeitsmittel von ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Auch diese lassen sich künftig in CrewBrain erfassen und nachverfolgen.

Ausgabe- / Materialliste

Für jeden Mitarbeiter kann in den Stammdaten eine Liste mit Materialien und Arbeitsmitteln geführt werden. Je Arbeitsmittel können verschiedene Informationen erfasst werden, über die das jeweilige Objekt eindeutig identifiziert werden kann. Zusätzliche Felder für das Ausgabe- und Rückgabedatum sorgen dafür, dass jederzeit ersichtlich ist, wo sich das Arbeitsmittel gerade befindet.

Regelmäßige Überprüfungen

Für jedes Arbeitsmittel kann definiert werden, ob und in welchem Interval eine Überprüfung notwendig ist. Auf diese Weise erinnert CrewBrain rechtzeitig daran, wenn eine Überprüfung fällig wird und fordert den Mitarbeiter auf, diese Prüfung durchführen zu lassen. Auch das jeweilige Prüfungsergebnis kann in CrewBrain erfasst werden und bietet Ihnen somit eine lückenlose Dokumentation.

Weitere Anpassungen und Erweiterungen

Neben den oben genannten großen Themen gibt es natürlich auch noch ein paar kleinere Anpassungen.

Erweiterung der Dienstleister-Anbindung

In der Dienstleister-Anbindung werden künftig auch Dokumente übernommen. Hat der Auftraggeber Dokumente im Projekt, Job oder Hauptjob hinterlegt, werden diese auch automatisch im Account des Dienstleisters angezeigt. Zudem ist es möglich, für jeden Auftraggeber zu definieren, ob auch Unterjobs eines Projekts oder Hauptjobs übernommen werden sollen, zu denen keine explizite Anfrage vorhanden ist.

Bezahlte Pausen bei der Abrechnung

Bei Mitarbeitern mit Abrechnung nach Stunden, Pauschalen oder Tagessätzen ist es künftig optional möglich, auch die Pausen zu bezahlen. Hierfür gibt es im Abrechnungszeitraum eine neue Option, mit der dieses Feature für jeden Mitarbeiter aktiviert werden kann.

Speichern von Dokumenten

Hin und wieder führte es zu Verwirrung, dass Dokumente explizit "hochgeladen" werden müssen. Künftig werden Dokumente daher auch dann hochgeladen, wenn der Benutzer direkt auf "Speichern" klickt. Eine Ausnahme hiervon bilden Kommentare, diese müssen explizit abgesendet werden und nur dann werden auch die dort angehängten Dokumente übernommen.

Optimierung bei Locations

Für Locations wird in den Stammdaten nun jeweils auch die Postleitzahl angezeigt. Auf diese Weise ist es einfacher, identisch oder ähnlich benannte Locations zu unterscheiden. Zudem wurde die Anzeige der Locations für Mitarbeiter optimiert, die für einen Job angefragt sind. Diese können nun (entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt) ebenfalls auf das Profil der Location zugreifen.

Neue Rechte

Auch die Benutzergruppen wurden in dieser Version wieder erweitert. Ab sofort kann der Zugriff auf Geburtsdatum und -ort für Freelancer & Mitarbeiter individuell und unabhängig von anderen Attributen wie der Adresse gesteuert werden.

Jetzt auf CrewBrain wechseln

Inzwischen haben knapp 70% unserer Kunden auf CrewBrain gewechselt und wir freuen uns über das positive Feedback, welches wir auch weiterhin erhalten.

Künftige Updates

Da die Pflege zweier Systeme extrem aufwändig ist, haben wir uns entschlossen, künftige Updates nur noch für CrewBrain zu veröffentlichen. Dies gilt auch bereits für die in dieser Update-Info genannten Neuerungen.

Natürlich steht Ihnen aber auch der GigPlaner weiterhin zur Verfügung, dort werden jedoch nur noch Sicherheitsupdates eingespielt.

Jetzt wechseln

Um mit Ihrem Account auf CrewBrain zu wechseln, können Sie sich einfach in CrewBrain einloggen und anschließend in der Verwaltung unter Allgemein auf "Jetzt wechseln" klicken. Damit werden Ihre Mitarbeiter automatisch beim Aufruf von GigPlaner auf CrewBrain weitergeleitet und die neueste Version von CrewBrain für Sie freigeschaltet.