Ein Case ist nicht auffindbar, Material wurde doppelt verplant und die Rechnung soll trotzdem noch heute raus. Genau dafür gibt es Rental-Software: Sie bündelt Material, Lager, Aufträge und kaufmännische Abläufe in einem System.
In diesem Vergleich schauen wir uns Eventworx, easyjob von Protonic Software, Rentman, HireHop, epirent und Musiker-Job an. Einen pauschalen Sieger gibt es nicht: Entscheidend ist, welches Tool zu eurem Betrieb, euren Projekten und eurem Budget passt.
Transparenzhinweis: Wir vergleichen die genannten Rental-Lösungen so neutral wie möglich. Der Vergleich basiert auf öffentlich verfügbaren Informationen und kann unvollständig sein. Funktionsumfänge und Lizenzmodelle können sich ändern. Entscheidend ist am Ende ohnehin, was im Lager und im Büro wirklich funktioniert.
Große Auswahl an Tools – doch welche Lösung passt?
Ein kleiner Verleiher mit einem Lager stellt andere Anforderungen als ein Produktionsteam mit mehreren Standorten und vielen parallelen Auslieferungen. Entscheidend ist deshalb nicht die längste Funktionsliste, sondern ob die Software zu euren täglichen Abläufen und eurem Budget passt.
Kurz gesagt: die wichtigsten Unterschiede
- Die Preislogik unterscheidet sich stark: von kostenloser Einstiegsversion über monatliche Pakete bis zur Einmallizenz mit jährlichem Support.
- Auch technisch gibt es klare Unterschiede: Einige Lösungen sind konsequent cloudbasiert, epirent kann zusätzlich lokal oder hybrid genutzt werden.
- Die Zielgruppen sind nicht identisch: Von kleineren Bands und Verleihern bis zu mehrstandortigen Event- und Produktionsbetrieben ist alles dabei.
- Nicht jedes Tool verfolgt denselben Geschäftsfokus: Manche konzentrieren sich auf Eventtechnik-Vermietung, andere verbinden Vermietung mit Verkauf, Auftritten oder Touren.
- Für die Auswahl zählen eure echten Abläufe: Zahl gleichzeitiger Nutzer:innen, Standorte, gewünschte Betriebsform und die Gesamtkosten über mehrere Jahre.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
Hier seht ihr, welches Modell grundsätzlich zu eurem Vermietbetrieb passen könnte.
Eventworx: Klare Pakete für die Eventbranche
Eventworx richtet sich an Vermieter aus Audio, Licht, Video, Broadcast, Bühnen- und Messebau, Rigging sowie Foto- und Cineservice. Die Software verbindet Vermietung, Lager, Angebote, Rechnungen und Mahnungen.
Im Lager helfen Barcode-Prozesse, Pack- und Lieferscheine sowie Check-in und Check-out. Rückläufer können beim „Wilden Check-in“ erfasst werden. Lieferabweichungen werden direkt im Auftrag angezeigt und können dort bearbeitet werden.
Das Lizenzmodell ist besonders flexibel: Ihr könnt beliebig viele Benutzer anlegen, bezahlt aber nur für die Personen, die gleichzeitig aktiv arbeiten. Meldet sich jemand ab, wird die Lizenz direkt für die nächste Person frei. Das ist praktisch, wenn sich Büro, Lager und Projektleitung dieselben Zugänge teilen.
Eventworx bietet verschiedene Pakete für unterschiedlich große Teams. Sie unterscheiden sich zum Beispiel bei gleichzeitig nutzbaren Voll- und Light-Lizenzen, Speicherplatz und Erweiterungen. Je nach Paket können Funktionen wie REST-API, Webshop-Plugin oder Scanning-App ergänzt werden. Zum Testen gibt es einen persönlichen Testserver für zwei Monate, ohne Zahlungsdaten und ohne automatischen Vertragsabschluss.
Passt gut, wenn: ihr eine Cloud-Lösung für die Veranstaltungstechnik mit festen Paketpreisen und flexibel nutzbaren Lizenzen sucht.
Vorher prüfen: Welche Erweiterungen ihr benötigt und ob sie im gewünschten Paket bereits enthalten sind.
easyjob von Protonic Software: Klassisch kaufen oder flexibel abonnieren
easyjob von Protonic Software richtet sich an Vermiet-, Produktions- und Eventlogistikbetriebe. Es gibt vier Editionen: S für kleinere Betriebe, M für mittlere Verleihfirmen, L für größere Teams mit mehreren Standorten und XL für große Unternehmen.
Je nach Edition können mehrere Lagerorte, Länder und Währungen abgebildet werden. Außerdem gibt es Funktionen für Projektkalkulation, Kostenplanung und Aufgaben. Zusätzliche Module können zum Beispiel Lagerplatzverwaltung, Scannerprozesse oder digitale Transportaufträge ergänzen.
Bei easyjob gibt es zwei Lizenzmodelle: Die klassische Variante wird als einmalige Lizenz gekauft. Alternativ gibt es das Subscription-Modell. Dabei fällt eine Startzahlung an, die weiteren Gebühren werden alle drei Monate berechnet. Während der 24-monatigen Laufzeit erhaltet ihr neue Funktionen und Hauptversionen von easyjob. Silber-Support ist enthalten; Gold-Support kann ergänzt werden.
Je nach Edition und Bedarf lassen sich weitere Module wie Controlling, CRM, WebApp oder Scannerfunktionen ergänzen.
Passt gut, wenn: ihr Vermietung mit Projekt-, Lager- und Standortprozessen verbinden möchtet und zwischen Kauf und Subscription wählen möchtet.
Vorher prüfen: Welche Edition, Module und Supportleistungen ihr braucht. Lasst euch beim Subscription-Modell auch Laufzeit, Gesamtkosten und die Bedingungen für zusätzliche Module konkret anbieten.
Rentman: Bausteine nach Bedarf auswählen
Rentman ist eine Rental-Business-Management-Software für die AV-Branche. Die Lösung ist modular aufgebaut: Ihr stellt euch die Funktionen zusammen, die ihr braucht, zum Beispiel für Material, Angebote, Rechnungen, Materialtracking oder weitere Lager. Auch Transportfunktionen gehören dazu.
Für eigene Anbindungen gibt es eine öffentliche API. Rentman weist darauf hin, dass dafür technische Kenntnisse oder Unterstützung durch Entwickler nötig sein können.
Der Vorteil: Ihr müsst nicht alles auf einmal buchen. Der Nachteil: Erst mit allen Produkten, Add-ons und Nutzerrollen wird klar, welche Kosten insgesamt entstehen.
Passt gut, wenn: ihr eure Rental-Software Schritt für Schritt zusammenstellen möchtet.
Vorher prüfen: Welche Module ihr wirklich benötigt und wie hoch die Gesamtkosten für eure Konfiguration sind. Rentman bietet eine kostenlose Testphase von 30 Tagen.
HireHop: Klein starten und später erweitern
HireHop ist eine Cloud-Rental-Software für AV-, Event-, Broadcast- und weitere Vermietbetriebe. Das kostenlose Starter-Paket enthält einen Nutzer, Angebote und Buchungen, Kundenverwaltung sowie eine einfache Bestandskontrolle.
Für wachsende Teams gibt es Professional mit erweiterten Funktionen, mehreren Standorten, Reports und Dashboards. Für größere Anforderungen bietet HireHop außerdem Enterprise-Konditionen auf Anfrage.
HireHop unterstützt Barcode-, QR-, NFC- und RFID-Scans. Außerdem gibt es eine offene API, anpassbare E-Mail-Vorlagen, Job-Timelines und eigene Felder. Das ist hilfreich, wenn ihr mit festen Abläufen arbeitet, aber einzelne Aufträge anders behandeln müsst.
HireHop eignet sich besonders, wenn ihr erst mit wenigen Personen starten möchtet. Ihr könnt die Arbeitsweise testen, ohne direkt ein größeres monatliches Paket abschließen zu müssen.
Passt gut, wenn: ihr eine browserbasierte Lösung sucht und zunächst mit einem kleinen Team beginnt.
Vorher prüfen: HireHop rechnet in britischen Pfund ab. Prüft daher Währung, Steuerbehandlung, Support und den genauen Funktionsumfang des gewählten Plans.
epirent: Der Workflow bestimmt das Setup
epirent verbindet Vermietung und Verkauf in einer Warenwirtschaft. Ihr könnt verschiedene Abläufe einstellen: vom Angebot über Auftrag, Lieferschein und Rechnung bis zu Packschein, Barcode-Check, Fehlliste und Arbeitsvorgang.
Ein weiterer Unterschied ist die Betriebsform. epirent funktioniert in der Cloud, lokal oder kombiniert. Ihr könnt also selbst entscheiden, wie ihr die Software technisch nutzen möchtet.
Je nach Bedarf lassen sich Funktionen wie Multi-Lager, Mehrmandantenverwaltung, DATEV-Export, REST-API, Webshop, Verpackungseinheiten und Inventur ergänzen. Wiki und API-Dokumentation geben zudem Einblick in Prozesse und mögliche Anbindungen.
Für kleine Mengen gibt es epirent Zero mit bis zu zehn Angeboten und fünf Rechnungen im Monat. Außerdem gibt es einen 30-tägigen Demo-Modus. Dort stehen alle Module außer der Mandantenfunktion zur Verfügung.
Passt gut, wenn: ihr Vermietung und Verkauf in einem System abbilden möchtet und eure Abläufe bewusst individuell gestalten wollt.
Vorher prüfen: Welche Workflow-Stufe, Skills und Betriebsform ihr wirklich braucht. Die Preis- und Lizenzstruktur der Vollversion ist öffentlich nicht so detailliert sichtbar wie bei manchen anderen Lösungen, das solltet ihr vorab konkret anfragen.
Musiker-Job: Vermietung und Auftritte zusammen organisieren
Musiker-Job richtet sich an Vermieter von Licht-, Ton- und Bühnentechnik, aber auch an Bands, DJs, Künstler und Agenturen. Das Besondere: Neben Vermietaufträgen lassen sich auch Auftritte, Touren und Künstlertermine organisieren. Für die Vermietung nutzt der Anbieter teilweise den Namen „Rent-Job“.
Die Anwendung läuft im Browser und laut Anbieter auf Servern in deutschen Rechenzentren. Equipment kann Aufträgen zugeordnet werden. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen lassen sich als PDF erstellen. Artikelbestände können per CSV importiert werden.
Über die Intercompany-Funktion können sich Unternehmen verbinden, die ebenfalls Musiker-Job nutzen. So können sie Verfügbarkeiten bei der Auftragsplanung berücksichtigen.
Ein Testaccount kann bis zu sechs Monate kostenlos genutzt werden. Die eingegebenen Daten können danach übernommen werden. Außerdem gibt es Anbindungen an Lexware Office und Google Kalender.
Passt gut, wenn: ihr Technik vermietet und zugleich mit Bands, DJs, Künstler oder eigenen Auftritten arbeitet.
Vorher prüfen: Ob die Lösung bei mehreren Lagern, vielen parallelen Projekten und komplexen Sonderprozessen tief genug zu eurem Betrieb passt. Eine allgemeine, öffentlich dokumentierte API für eigene Integrationen ist nicht beschrieben.
Entscheidungshilfe: Diese Fragen helfen bei der Auswahl
Bevor ihr euch für ein Tool entscheidet, solltet ihr nicht nur Funktionslisten vergleichen. Diese Fragen helfen dabei, die Auswahl auf die Lösungen einzugrenzen, die wirklich zu eurem Betrieb passen:
Nehmt für den Test am besten einen echten Auftrag, vom Angebot über die Materialausgabe bis zur Rechnung. Dann zeigt sich schnell, ob die Software eure Abläufe unterstützt oder nur eine weitere Liste produziert, die gepflegt werden möchte.
Fazit: Die passende Software muss zu euch passen
Es gibt nicht das eine beste Tool für alle Eventunternehmen. Alle sechs Lösungen helfen bei wichtigen Rental-Aufgaben wie Material, Lager, Aufträgen und Rechnungen. Die Unterschiede liegen vor allem bei Lizenzmodell, Erweiterungen, Betriebsform und Zielgruppe.
Eventworx bietet flexible Lizenzen und Pakete für die Eventtechnik. easyjob von Protonic Software arbeitet mit Editionen und Einmallizenzen. Rentman lässt sich aus einzelnen Bausteinen zusammenstellen. HireHop eignet sich für einen kleinen Einstieg in der Cloud. epirent bietet viel Freiheit bei Ablauf und Betriebsform. Musiker-Job verbindet Vermietung mit Auftritten und Touren.
Für viele Betriebe ist bei der Auswahl nicht nur die Materialplanung wichtig. Wenn ihr Personal und Einsätze separat organisiert, kann sich auch ein Blick auf die Verbindung mit CrewBrain lohnen.
CrewBrain ergänzt die genannten Rental-Lösungen um die Personal- und Einsatzplanung. Material, Lager und Vermietung bleiben dabei in der jeweiligen Rental-Software. Die Schnittstellen zu Eventworx, easyjob von Protonic Software und Rentman sind ohne zusätzliche Schnittstellenkosten nutzbar. Für Musiker-Job gibt es keine standardisierte CrewBrain-Schnittstelle.
Wählt deshalb nicht nur nach einer langen Funktionsliste aus. Testet eure echten Abläufe. Wenn am Ende niemand mehr fragen muss, wo dieses eine Case geblieben ist, passt die Software wahrscheinlich gut zu euch.
Quellen
Stand: 6. Oktober 2026. Funktionsumfänge, Preise und Lizenzmodelle können sich ändern.
- Eventworx: Funktionen, Preise, REST-API
- easyjob von Protonic Software: Editionen, Shop und Preise, WebAPI
- Rentman: Preise, Materialvermietung und Mehrlager, API
- HireHop: Preise, Funktionen, API-Dokumentation
- epirent: Produktseite, Barcode-Check-in/-out, REST-API
- Musiker-Job: Test und Preise, Funktionen für Vermieter, Lexoffice-Anbindung
