Neue Features und Hinweise zur Kurzarbeit

Sehr geehrte Kunden,

erst vor kurzem haben wir CrewBrain vorgestellt und ich freue mich, Ihnen heute die erste offizielle Version unserer neuen Software präsentieren zu können. Diese ist derzeit noch vollständig mit GigPlaner kompatibel, sodass beide Systeme parallel genutzt werden können.

Die neue Version von GigPlaner und CrewBrain steht allen Kunden wie gewohnt ab morgen zur Verfügung, dann werden wir auch im GigPlaner einen Link zu CrewBrain integrieren, über den Sie schnell und unkompliziert zu CrewBrain wechseln können.

Im Folgenden möchte ich Ihnen die wichtigsten Änderungen und Neuerungen vorstellen, größtenteils sind diese auch noch im GigPlaner verfügbar. Außerdem werde ich ganz am Ende dieser Update-Info noch auf das Thema Kurzarbeit eingehen, welches derzeit nahezu alle Kunden beschäftigt.

Viele Grüße und bleiben Sie gesund!

Sven Schlotthauer

CrewBrain

Mit CrewBrain schaffen wir eine neue Marke, die wir noch stärker auch am internationalen Markt positionieren möchten. Allerdings bleibt es nicht bei der reinen Umbenennung, vielmehr haben wir gleichzeitig das gesamte Layout unserer Software angepasst. Im Folgenden möchte ich auf einige Änderungen eingehen, die bereits seit längerem gewünscht wurden und mit CrewBrain endlich realisiert werden konnten.

Projektliste

Wir haben die Projektliste vollständig überarbeitet. Hier ist es nun möglich, die Projekte nach den einzelnen Spalten zu sortieren, zudem entfällt das „blättern“ zwischen den einzelnen Seiten der Liste. Sobald das Ende der Liste erreicht ist, werden nun im Hintergrund automatisch die nächsten Ergebnisse nachgeladen.

Verfügbarkeitsansicht

Die Verfügbarkeitsansicht (ebenso wie die Urlaubs- und Planungsansicht) hat zusätzliche Optionen bekommen. Künftig müssen Sie sich nicht mehr entscheiden, ob Sie Mitarbeiter, Freelancer oder Fahrzeuge sehen möchten, sondern können alle diese Möglichkeiten auch in einer Ansicht kombinieren. Wird die Ansicht über mehr als einen Monat angezeigt, sind die Monate nun optisch durch eine Trennlinie voneinander getrennt.

Meine Jobs

In dieser Ansicht ist es nun möglich, ähnlich wie im Kalender, Jobs nach bestimmten Kriterien ein- oder auszublenden. Dies gilt beispielsweise für angefragte oder abgesagte Jobs. Außerdem ist es möglich, sich Jobs einzublenden, für die man selbst als Disponent oder Projektleiter eingetragen ist.

Wechsel zu CrewBrain

Für den endgültigen Wechsel zu CrewBrain gibt es bislang noch keinen Termin, jeder Kunde kann individuell entscheiden, wann er vollständig wechseln möchte – dann werden auch automatisch alle E-Mails und Links für den jeweiligen Account auf CrewBrain angepasst. API-Aufrufe sind auch danach noch über gigplaner.com möglich, sodass hier keine Anpassung notwendig ist.

Zeiterfassung

In der Zeiterfassung gab es wie gewohnt kleinere Optimierungen. Die Erfassung von Kurzarbeit (siehe weiter unten) ist bereits möglich, sodass hier keine Anpassungen notwendig waren. Dennoch haben wir zwei kleine Optimierungen umgesetzt, die das Erstellen der Reporte für die Behörden noch erleichtern.

Stempeluhr

Über die Stempeluhr können Mitarbeiter künftig auf Wunsch auch auf Jobs stempeln, für die Sie weder angefragt noch eingetragen sind. Die Option kann in der Verwaltung aktiviert werden, sobald ein Mitarbeiter auf einen solchen Job stempelt wird er dann dort automatisch eingetragen.

Zentrale Stempeluhr

Für die zentrale Stempeluhr ist es nun möglich, in der Verwaltung zu definieren, ob der Gleitzeitsaldo angezeigt werden soll oder nicht. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass Mitarbeiter die Salden anderer Mitarbeiter während dem Stempelvorgang sehen können.

Zeitnachweis

Für den Zeitnachweis gibt es zwei neue Optionen. So ist es nun möglich, dort die Details (Arbeitszeiten, Zuschläge, etc.) auszublenden und nur eine Liste mit den Soll- und Ist-Zeiten der einzelnen Tage im Monat zu erhalten. Außerdem ist es möglich, diese Liste für den aktuellen Monat zu „simulieren“; also auch für zukünftige Tage zu erstellen.

WebApp

Auch die WebApp haben wir ihm Rahmen von CrewBrain überarbeitet – hier sind alle Neuerungen jedoch auch bereits in GigPlaner verfügbar. So ist es künftig möglich, in der WebApp bereits erfasste Arbeitszeiten zu ändern und auf Kommentare zu antworten. Werden neue Jobs angelegt, so wird das Datum automatisch mit dem Datum vorbelegt, welches im Kalender aktuell an oberster Stelle im Anzeigebereich steht.

Optimierung der Anfragen

Schon lange können Mitarbeiter in Kategorien angefragt werden – eine Möglichkeit, von der nahezu alle Kunden Gebrauch machen. Ab dieser Version ist es möglich, die Angabe einer Kategorie in der Verwaltung als „verpflichtend“ zu hinterlegen. Wird keine Kategorie angegeben, erscheint entsprechend eine Fehlermeldung. Zudem kann das System auf Wunsch bei Mitarbeitern, bei denen nur eine Kategorie hinterlegt ist, diese automatisch bei jeder Anfrage auswählen.

Weitere Optimierungen

Projektnamen vor den Jobs können im Kalender ausgeblendet werden. Die Einstellung hierzu findet sich in der Verwaltung.
Bei den Fahrzeugen kann künftig zwischen „Zugfahrzeug“ und „Anhänger“ unterschieden werden. Einem Anhänger kann innerhalb eines Jobs dann kein Fahrer, sondern das zugehörige Zugfahrzeug zugewiesen werden.
Der Job- und Projektstatus kann nun auch wieder auf „Unbekannt“ zurückgesetzt werden, wenn er fälschlicherweise vergeben wurde.
Die Absage von ganzen Projekten ist in den letzten Wochen quasi zu einem Standard-Geschäftsvorfall geworden. Bisher war dies jedoch nur für Hauptjobs möglich. Ab sofort können auch Projekte vollständig gestoppt werden, hierbei werden dann auch alle Jobs und Unterjobs abgesagt.
Mit einem neuen Recht für die Sichtbarkeit der Mitarbeiter-Verfügbarkeit können Sie ab sofort definieren, ob und wann andere Mitarbeiter die Verfügbarkeit ihrer Kollegen einsehen dürfen.

Kurzarbeit

Das Thema Kurzarbeit beschäftigt derzeit nahezu alle Branchen. Da die Veranstaltungsbranche bislang jedoch größtenteils noch nie von diesem Instrument Gebrauch machen musste, sind entsprechend viele Fragen offen. In den vergangenen Wochen haben uns viele Fragen erreicht, die wir hier noch einmal zusammenfassen wollen.

Die Arbeitszeiterfassung in GigPlaner und CrewBrain ist grundsätzlich in der Lage, auch Kurzarbeit abzubilden. Wichtig ist, dass zunächst alle Überstunden abgebaut werden – das kann entweder passieren, indem die Mitarbeiter Gleittage nehmen oder indem der aktuelle Saldo ausbezahlt wird.

Am Ende eines jeden Monats (oder durch die neue Simulation des aktuellen Monats auch schon früher) kann der Zeitnachweis dann für die Beantragung des Kurzarbeitergeldes verwendet werden. Hierbei ist die Soll-Arbeitszeit des Monats abzüglich evtl. gearbeiteter Ist-Arbeitszeit zu melden. Sofern der Gleitzeitsaldo zum Monatsanfang auf 0 war, ist dies auch automatisch der aktuelle Stand des Gleitzeitkontos.

Nach der Abrechnung muss das Kurzarbeitergeld als negative Auszahlung im System erfasst werden. Hierfür legen Sie eine Überstundenauszahlung (im Zeitnachweis des Mitarbeiters oben auf das „+“ klicken) mit negativer Stundenanzahl in höhe der gemeldeten Kurzarbeit an. Dies sorgt dafür, dass der Gleitzeitsaldo zum Ende des Monats wieder auf 0 steht.

Diese Prozedur wird so lange wiederholt, bis die Kurzarbeit beendet wird. Nach dem Ende der Kurzarbeit starten dann alle Mitarbeiter mit 0 Stunden Gleitzeit und es läuft automatisch alles wie bisher weiter.

Je nach Situation oder lokaler Behörde kann es sein, dass eine Lösung über Urlaubstage oder neue Abrechnungszeiträume sinnvoller erscheint. Hierbei handelt es sich um individuelle Fälle, die systemseitig grundsätzlich ebenfalls möglich sind. Bei Fragen zu diesem Thema stehen wir Ihnen natürlich auch gerne persönlich zur Verfügung.