Warum die Dokumentation bei Veranstaltungen immer wichtiger wird
In der Veranstaltungsbranche wird Sicherheit oft erst dann sichtbar, wenn etwas passiert. Genau deshalb spielen Gefährdungsbeurteilungen und Sicherheitsunterweisungen heute eine immer größere Rolle – nicht nur intern, sondern auch bei Kontrollen durch Behörden, Berufsgenossenschaften oder Versicherungen.
Die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) hat Ende 2025 ihre aktualisierte Leitlinie zur Überprüfung von Gefährdungsbeurteilungen veröffentlicht. Darin wird ausdrücklich beschrieben, wie Aufsichtsbehörden kontrollieren, ob Unternehmen Gefährdungsbeurteilungen durchführen und dokumentieren.
Besonders relevant für die Veranstaltungsbranche:
Nach Arbeitsunfällen oder sicherheitsrelevanten Vorfällen wird geprüft,
- ob Gefährdungen vorher bewertet wurden,
- ob Schutzmaßnahmen definiert waren,
- und ob Mitarbeitende ausreichend unterwiesen wurden.
Auch Berufsgenossenschaften weisen regelmäßig darauf hin, dass Unterweisungen dokumentiert werden müssen und bei Kontrollen oder nach schweren Vorfällen Nachweise verlangt werden.
Gerade bei Veranstaltungen entstehen dabei besondere Herausforderungen:
wechselnde Crews, Freelancer, spontane Änderungen und hoher Zeitdruck. Genau hier gehen Sicherheitsinformationen im Alltag schnell verloren, etwa wenn Unterweisungen nur mündlich stattfinden oder aktuelle Informationen nicht alle Beteiligten erreichen.
Gute Sicherheitsorganisation braucht zentrale Kommunikation
Gefährdungsbeurteilungen allein reichen in der Praxis nicht aus. Entscheidend ist, dass Informationen auch tatsächlich beim Team ankommen.
Wer ist unterwiesen? Wer hat welche Verantwortung? Welche Änderungen gab es im Ablauf? Welche Crew arbeitet wann und wo?
Gerade bei größeren Produktionen wird genau das schnell unübersichtlich.
Plattformen wie CrewBrain helfen Veranstaltungsunternehmen dabei, Kommunikation, Einsatzplanung und Zuständigkeiten zentral zu organisieren. Dadurch lassen sich Informationen strukturierter verteilen und Teams arbeiten mit einem gemeinsamen aktuellen Stand, ein wichtiger Faktor, wenn Sicherheitsprozesse im hektischen Veranstaltungsalltag zuverlässig funktionieren sollen.
Zusätzlich bietet dir CrewBrain die Möglichkeit Gefährdungsbeurteilungen, die auf dein Event zugeschnitten sind, direkt im System zu erstellen und mit deinem Personal zu teilen.
- Du legst 1x den Gefährdungskatalog mit Maßnahmen an
- Du weist die Gefährdungen deinen Fahrzeugen, Locations und Gewerken/Tätigkeiten zu oder erstellst Standard-Vorlagen
- In wenigen Klicks generiert CrewBrain dir für jeden Job die passende Gefährdungsbeurteilung basierend auf den geplanten Elementen (Location, Fahrzeuge, Tätigkeiten). Natürlich kannst du jederzeit manuell Gefährdungen ergänzen, sollte dies notwendig sein.
Darüber hinaus kannst du mit CrewBrain auch die Sicherheitsunterweisung planen, dein Personal über die App informieren und dir mit einer digitalen Signatur die Teilnahme bestätigen lassen.
Somit lässt sich bei Unfällen und Kontrollen alles transparent nachvollziehen.
Du möchtest CrewBrain und das Feature zur Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen testen?
Wie du deinen 45-Tage-Testzeitraum startest
Es ist ganz einfach:
- Melde dich auf unserer Website für die kostenlose Testphase an.
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Angebot gültig bis auf Widerruf. Nicht auf bestehende Accounts anrechenbar.
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