Sehr geehrte Kunden,
nach der großen Erweiterung unserer Schnittstelle in der letzten Version arbeiten wir derzeit vor allem an der Möglichkeit, eine direkte Synchronisation von Dienstleistern zu ermöglichen. Die ersten Tests durch Kunden laufen derzeit an, parallel haben wir aber auch wieder viele weitere Funktionen erweitert oder optimiert.
Neben einer deutlich vereinfachten Reisekostenabrechnung aus Jobs heraus ist es so nun zum Beispiel möglich, Benachrichtigungen des GigPlaners in Form von Push-Mitteilungen an den Browser zu erhalten. Diese und weitere Neuerungen, die Ihnen wie gewohnt ab morgen zur Verfügung stehen, möchte ich Ihnen im Rahmen dieser Updateinfo etwas ausführlicher beschreiben.
Viel Spaß beim Lesen dieser Updateinfo und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Reisekosten
Die Möglichkeit, Reisekosten im GigPlaner zu erfassen, wird inzwischen von vielen unserer Kunden genutzt. Der Prozess von der Erstellung der Reisekostenabrechnung bis zur Genehmigung ist jedoch relativ umfangreich, sodass uns immer wieder der Wunsch nach einer einfacheren und schnelleren Erfassung erreicht hat. Diesen Wunsch haben wir mit dieser Version umgesetzt.
Reisekosten aus einem Job erstellen
Jeder Mitarbeiter hat ab dieser Version die Möglichkeit, direkt aus dem Job heraus seine Reisekosten zu erfassen (natürlich nur, sofern er dazu berechtigt ist). Um diese Erfassung so einfach wie möglich zu halten ist hier nur die Erfassung der Fahrtkosten sowie von zusätzlichen Belegen (Park- oder Mautbelege, Taxi- oder Hotelrechnungen, etc.) möglich. Die Kopfdaten der Reisekostenabrechnung wie der Titel, der Geschäftszweck und einige weitere Felder werden automatisch gefüllt und müssen nicht gepflegt werden. Sobald alle Informationen erfasst sind kann die Abrechnung direkt aus dem Job heraus eingereicht werden. Gleichzeitig steht die Abrechnung auch unter dem Punkt "Reisekosten" zur Verfügung, beispielsweise um doch noch einen Reiseverlauf anzulegen.
Kategorien für Reisekostenbelege
Jedem Beleg muss künftig eine Belegkategorie zugewiesen werden. Für die gängigsten Belegarten bietet der GigPlaner bereits eine Vorauswahl an Kategorien an, zudem können Sie in der Verwaltung beliebige weitere Kategorien anlegen. Auf Basis der Kategorien wird es später möglich sein, die Reisekostenabrechnungen noch geziehlter auszuwerten und die Beträge entsprechend zu gruppieren.
Push-Notifications
Ein großer Nachteil von Web-Applikationen ist bislang die Tatsache, dass keine Benachrichtigungen an den Benutzer geschickt werden können, wenn die Anwendung nicht im Browser geöffnet ist. Die neuen Internet-Standards ermöglichen künftig jedoch auch solche Benachrichtigungen und wir haben dieses neue Browser-Feature ab dieser Version implementiert. Leider ist die Unterstützung durch die Browser bislang noch sehr eingeschränkt, aktuell wird dieses Feature nur in Mozilla Firefox und Google Chrome vollständig unterstützt. Wir gehen jedoch davon aus, dass die anderen Browserhersteller (und vor allem die Mobilsysteme) in den nächsten Monaten ebenfalls eine Unterstützung anbieten werden.
Datenschutzerklärung / Impressum
Durch die EU DSGVO ist das Thema Datenschutz inzwischen in aller Munde. Neben den vielen Regelungen sorgte im vergangenen Monat jedoch auch ein Urteil des EuGH für Aufsehen, welches den Betreibern von Facebook-Seiten eine Mitverantwortung in der Datenverarbeitung zuschreibt. Aus diesem Grund haben auch wir den GigPlaner noch einmal dahingehend optimiert und bieten Ihnen künftig die Möglichkeit, ein eigenes Impressum sowie die eigene Datenschutzerklärung im GigPlaner zu hinterlegen. Sie finden die dafür nötigen Optionen in der Verwaltung unter dem Punkt "Gesetzliche Vorgaben".
Dienstleister-Synchronisation
Nachdem wir bereits die API deutlich erweitert haben laufen derzeit die ersten Beta-Tests für die Dienstleister-Synchronisation. Hierbei wird es für Dienstleister, die ebenfalls den GigPlaner nutzen, möglich sein, die Jobs ihres Kunden automatisch im eigenen GigPlaner zu sehen und dort auch bearbeiten zu können. Auf diese Weise entfällt die parallele Verwendung von zwei Systemen und Sie können sich voll und ganz auf Ihre Anfragen konzentrieren. Wenn Sie Interesse an einer Teilnahme an unseren Beta-Tests haben können Sie sich jederzeit gerne an unseren Support wenden.
Weitere Anpassungen
- Werden die Rahmenzeiten eines Jobs geändert erscheint künftig eine Rückfrage, ob die Mitarbeiter-Anfragen zurückgesetzt werden sollen (auf den Status k.A.). In diesem Fall werden alle Mitarbeiter erneut angefragt und haben die Möglichkeit, ihre Verfügbarkeit auf Basis der neuen Zeiten erneut anzugeben.
- Dashboards können nun nicht mehr nur für den Benutzer selbst oder für alle Benutzer, sondern auch für ganze Benutzergruppen freigegeben werden. Auf diese Weise können Sie Dashboards noch effizienter gemeinsam nutzen.
- Für die Genehmigung von Urlaubsanträgen wurde ein neues Recht eingeführt, sodass die Genehmigung künftig auch unabhängig davon erteilt werden kann, ob ein Mitarbeiter Urlaub für andere Mitarbeiter erfassen darf.
- Beim Kopieren von Jobs können künftig auch evtl. vorhandene Dokumente kopiert werden.
- Hat ein Mitarbeiter keinen Zugriff auf den GigPlaner ("kein Zugang" im Mitarbeiterprofil ausgewählt), so wird dies künftig im Anfragedialog entsprechend gekennzeichnet. Auf diese Weise können Sie schnell erkennen, welche Mitarbeiter Sie ggf. noch telefonisch oder auf anderem Weg ansprechen müssen.
