Die Organisation von Großevents – ob Festival, Konzert oder Firmenanlass – stellt Veranstalter vor Herausforderungen in der Zeiterfassung. Gerade wenn dutzende bis hunderte Mitarbeitende über lange Tage im Einsatz sind, braucht es ein zuverlässiges, digitales System für Transparenz, Abrechnung und Rechtssicherheit.
Analoge Papierlisten und Excel reichen inzwischen nicht mehr aus. Eine elektronische, lückenlose und verlässliche Dokumentation von Start- und Endzeit ist Pflicht und wird sowohl vom Gesetzgeber auf EU-Ebene sowie von vielen Auftraggebern eingefordert.
CrewBrain wurde speziell für Projekte und Events entwickelt und punktet mit Job-basierter Planung für Events mit flexibel planbarem Personal, Zeiterfassung via Mitarbeiter-App, mit Stempeluhr, Offline-Modus und GPS-Unterstützung, Automatischen Gleitzeitkonten, Zuschlagsberechnung, Reise- und Abrechnungsreports. Damit lässt sich die Zeiterfassung auch bei schlechter Netzabdeckung (z. B. auf Festivals) nahtlos absichern – dank der Offline-Funktion in der mobilen App.Warum Tools wie CrewBrain helfen
Drei Modelle der Zeiterfassung im Vergleich
Je nach Einsatzszenario gibt es verschiedene Varianten der Zeiterfassung:
1. Stempeluhr über das Smartphone des Mitarbeitenden
Mitarbeitende loggen sich mit der CrewBrain-App ein und stempeln „Kommen“, „Pause“ und „Gehen“. Die Zeiten werden inklusive Standortdaten (optional) direkt aufgezeichnet – ideal für individuelles Tracking vor Ort.
Vorteile dieser Variante: direkter Zugriff, einfache Dokumentation, GPS‑Nachweis.
2. Stempeluhr durch den Projektleiter (Crewchief)
Der Projektleiter – oft der „Crewchief“ im Job – kann über sein Smartphone oder Tablet die gesamte Gruppe ein- oder ausstempeln. Selektives Stempeln für einzelne oder alle Mitarbeitenden gleichzeitig ist möglich.
Vorteile dieser Variante: schneller Gruppenvorgang, hohe Kontrolle, keine Einzelgeräte nötig.
3. Nachträgliche Zeiterfassung durch den Projektleiter
Wenn Zeiten nicht lokal erfasst wurden, kann der Projektleiter diese nachträglich manuell im System eingeben. Besonders bei kleinem Personalstamm oder Vertrauensteams eine Option.
Vorteile dieser Variante: Flexibilität bei verspäteter oder zentraler Dokumentation, beispielsweise wenn Smartphone-Zugriff limitiert ist.
Weitere Optionen: RFID-Terminals vor Ort
Zusätzlich existieren Lösungen, bei denen sich Mitarbeitende via RFID-Chip an zentralen Terminals an- und abmelden. Wenn diese Terminals auf handelsüblichen Tablets basieren, lassen sie sich auch problemlos auf Festivals oder Open-Airs einsetzen.
Dazu kombiniert man RFID-Chips mit Tablets, die als Terminals fungieren – einfache Installation und robuste Struktur.
Auch CrewBrain verfügt über eine Lösung als zentrale Stempeluhr, die auf Android-Tablets ausgeführt werden kann und die Mitarbeitenden direkt über RFID-Chips ein- und ausstempeln kann. Weitere Informationen zu dieser Lösung gibt es in unserem Wiki.Zentrale Stempeluhr in CrewBrain
Praxisnahe Zeiterfassung – auch offline
Ideal sind Systeme, die eine native App für iOS und Android mit Offline-Zeiterfassung anbieten. Mitarbeitende können dann selbst ohne Netz „einstempeln“ und die Daten werden später synchronisiert, sobald wieder Empfang besteht. Damit ist sichergestellt, dass auch in Funklöchern – etwa bei Outdoor-Festivals – Zeitdaten korrekt, vollständig und rechtssicher vorliegen.
Fazit: So gelingt digitale Zeiterfassung bei Großevents
| Anforderung | Unsere Empfehlung |
|---|---|
| Viele Mitarbeitende | Gruppen-Stempeln durch Projektleitung |
| Mobile Einsätze | Mitarbeiter‑App mit GPS & Offline-Modus |
| Volle Kontrolle & Abrechnung | Digitale Reports, Gleitzeitkonten, Zuschlagsberechnung |
| Kein Netz vor Ort | Offline-Stempeln, automatische Synchronisierung |
| RFID-Terminals am Standort | Tablets mit Chips statt mobile App |
CrewBrain ermöglicht dabei eine klare, rechtskonforme und papierlose Dokumentation – besonders relevant bei Nachtarbeit und Überstundenzuschlägen, wie das Steuerrecht fordert.Rechtskonforme Speicherung
Unsere Empfehlung
Wenn du ein zuverlässiges Tool zur Zeiterfassung bei Großevents suchst, das:
- mit verschiedenen Zeiterfassungsmodellen (App, Gruppen-Stempelung, manuell) funktioniert,
- auch offline nutzbar ist,
- automatisierte Abrechnung & Reports liefert,
dann ist CrewBrain eine moderne und praxiserprobte Lösung. Ideal für Festivals, Konzerte und Veranstaltungen jeder Größenordnung. Und das Beste: du kannst CrewBrain jetzt für 45 Tage unverbindlich testen:
- Melde dich auf unserer Website für die kostenlose Testphase an.
- Erhalte sofort Zugriff auf CrewBrain und richte Zugänge für dein Team ein.
- Nutze die 45 Tage, um alle Funktionen auszuprobieren und deine Prozesse zu optimieren.
Angebot gültig bis auf Widerruf. Nicht auf bestehende Accounts anrechenbar.
Bitte achte darauf, dass du nur über diesen Link deine Demoversion registrierst. Sollte der längere Testzeitraum deinem Account innerhalb von 3 Tagen nicht automatisch zugewiesen werden, melde dich einfach bei uns per E-Mail oder Telefon.
