Der neue Anfrage-Dialog

Der neue Anfrage-Dialog

Unser neuer Anfrage-Dialog steht allen Benutzern zur Verfügung. Da er jedoch deutliche Unterschiede zum bisherigen Dialog aufweist, steht er den Benutzern parallel zum alten Dialog zur Verfügung.

Dialog aktivieren

Um den neuen Anfrage-Dialog zu aktivieren, muss jeder Benutzer eine Checkbox unter „Mein Account“ > „Einstellungen“ aktivieren. Dort gibt es die Option „neuen Anfrage-Dialog verwenden“. Diese Wahl muss von allen Benutzern getroffen werden, es erfolgt keine automatische Umstellung. Für neue Benutzer, die zu CrewBrain hinzugefügt werden, ist der Dialog standardmäßig aktiv, kann jedoch ebenfalls unter „Mein Account“ deaktiviert werden.

Dialog aufrufen

Der Aufruf des Dialogs erfolgt analog zum bisherigen Anfrage-Dialog. Sowohl der Aufruf im Job ganz oben rechts als auch der Aufruf für eine spezielle Mitarbeiterkategorie ist möglich. Allerdings öffnet sich der Dialog nicht mehr „über“ der Mitarbeiterliste eines Jobs, sondern daneben. Auf diese Weise wird es möglich, Mitarbeiter per Drag & Drop direkt auf die gewünschten Kategorien oder Unterjobs zu ziehen.

Mitarbeiter filtern

Mitarbeiter, Freelancer und Dienstleister können wie gewohnt nach Kategorien, Zertifikaten und vielem mehr gefiltert werden. Der neue Anfrage-Dialog bietet hierbei auch die Möglichkeit, Filterfavoriten zu speichern.

Filter auswählen

Um die Liste der Mitarbeiter zu filtern, klicken Sie auf das Filter-Symbol neben dem großen Suchfeld. Hier kann zunächst gewählt werden, welche Typen (Mitarbeiter, Freelancer, etc) durchsucht werden sollen. Zudem lassen sich über ein Icon (Filter mit kleinem „plus“) weitere Filteroptionen hinzufügen.

Filter kombinieren

Die Filter werden „UND“-verknüpft. Das bedeutet, die Liste enthält nur diejenigen Mitarbeiter, auf die alle Suchkriterien zutreffen. Sie können also beispielsweise alle Mitarbeiter selektieren, die der Kategorie "Techniker" zugewiesen sind und ein bestimmtes Zertifikat hinterlegt haben.

Filter speichern

Über das Stern-Icon können Sie die aktuellen Filter in der Datenbank speichern. Auf diese Weise können Sie eine bereits verwendete Kombination von Filtern jederzeit schnell erneut aufrufen und die Liste der Mitarbeiter danach durchsuchen.

Mitarbeiter disponieren

Das Hinzufügen und Disponieren von Mitarbeitern, Freelancern und Dienstleistern zu Jobs oder Unterjobs erfolgt mit dem neuen Anfrage-Dialog per Drag & Drop. Dies bedeutet, dass sich die Arbeitsweise an einigen Stellen etwas ändert.

Mitarbeiterliste

Standardmäßig wird der Anfrage-Dialog neben der Mitarbeiterliste eines Jobs oder Unterjobs gezeigt. Die gewünschten Mitarbeiter können dann aus dem Anfrage-Dialog in die Mitarbeiterliste gezogen und dort in die korrekte Kategorie eingeordnet werden. Abhängig von der Position in der Liste (links, mittig, rechts) wird der Mitarbeiter angefragt, eingetragen oder direkt gebucht. Dies wird entsprechend grafisch in der Liste als Zielfelder angezeigt.

Unterjobliste

Wird ein Projekt oder Hauptjob mit mehreren Unterjobs geplant, so kann der Anfrage-Dialog auch direkt aus der Liste der Unterjobs aufgerufen werden. In diesem Fall können die Mitarbeiter direkt auf die einzelnen Positionen innerhalb der Unterjobs verteilt werden. Soll ein Mitarbeiter auf mehrere Unterjobs disponiert werden, so empfiehlt sich die Verwendung des Personalplans.

Personalplan

Aus der Unterjobliste lässt sich oben rechts in den Personalplan wechseln. Dieser zeigt alle Unterjobs sowie die Mitarbeiter und deren Zuordnung zu den Unterjobs. Auch hier können aus dem neuen Anfrage-Dialog neue Mitarbeiter in die Matrix hinzugefügt werden. Im Anschluss können dann die einzelnen Unterjobs gewählt werden, für die eine Anfrage gestellt werden soll.

E-Mail-Versand

Der E-Mail-Versand erfolgt beim neuen Anfrage-Dialog nicht mehr automatisch. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die Position der Mitarbeiter zunächst per Drag & Drop zu korrigieren, bevor Sie eine Anfrage- oder Buchungsmail versenden.

Anfragemail

Oben in der Toolbar eines Jobs oder Projekts finden Sie das Brief-Icon, über welches Sie Anfragemails versenden können. Zu jeder Mail können Sie auswählen, an welche Mitarbeiter diese gesendet werden soll und einen zusätzlichen Text einfügen. In der Liste werden ausschließlich Mitarbeiter angezeigt, für die noch keine Verfügbarkeit hinterlegt ist.

Buchungsmail

Über das selbe Menü lässt sich auch eine Buchungsmail an die Mitarbeiter auslösen. Diese kann prinzipiell an alle Mitarbeiter eines Jobs (oder auch für alle Mitarbeiter aller Unterjobs eines Hauptjobs oder Projekts) versendet werden. Sind die Mitarbeiter noch nicht als „gebucht“ markiert, wird dies beim Senden der E-Mail automatisch vorgenommen.

Ihr Feedback ist gefragt

Um den neuen Anfrage-Dialog weiter zu optimieren sind wir aber natürlich auf Ihr Feedback angewiesen. Zögern Sie daher nicht, uns Hinweise und Anregungen zu senden, damit wir CrewBrain gemeinsam noch besser machen können.

Mit der Überarbeitung des Anfrage-Dialogs legen wir gleichzeitig den Grundstein für künftige übergreifende Kalenderansichten. Durch die neue Filterung und Anzeige ist der Dialog auch bei großen Mitarbeiter- oder Freelancer-Listen performant genug, um ihn auch außerhalb der Jobs anzuzeigen – beispielsweise in der Planungsansicht.

Da sich mit dem neuen Anfrage-Dialog die Arbeitsweise in CrewBrain im Bereich der Anfrage und Buchung ändert, steht Ihnen der Dialog parallel zum bestehenden Dialog zur Verfügung. Auf diese Weise ist jederzeit ein Wechsel zum alten Dialog möglich. Derzeit gibt es auch keinerlei Planungen, den alten Dialog aus dem System zu entfernen.