Synchronisation mit Office 365 und vieles mehr

Sehr geehrte Kunden,

der Sommer steht vor der Tür und die diesjährige Festival-Saison hat mancherorts bereits begonnen. Bevor sich alle in den Sommerurlaub oder auf die großen Festivals verabschieden möchten wir noch einmal die aktuellsten Neuerungen in CrewBrain vorstellen. Diese werden wie üblich ab morgen zur Verfügung stehen.

Derzeit arbeiten wir vor allem „im Verborgenen“ an der Vervollständigung unserer neuen API sowie darauf basierend an einer vollständig überarbeiteten Benutzeroberfläche. Dennoch freuen wir uns, die Fertigstellung eines der Top-Themen auf unserer Roadmap verkünden zu können: der Office 365 Sync hat auf der Roadmap in kurzer Zeit mehr als 30 Stimmen (inkl. Power-Votes) erhalten und wurde daher nun von uns umgesetzt.

Neben diesem Thema konnten wir aber auch viele weitere kleinere Punkte von der Roadmap abarbeiten, die wir Ihnen in dieser Update-Info ebenfalls vorstellen möchten. Wir freuen uns weiter über rege Beteiligung an der künftigen Gestaltung von CrewBrain über die Roadmap.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit CrewBrain

Ihr CrewBrain-Team​

Office 365 Sync

Wie eingangs bereits erwähnt, hat der Office 365 Sync auf unserer Roadmap innerhalb kurzer Zeit sehr viele Stimmen erhalten, sodass wir uns entschieden haben, diesen zeitnah umzusetzen – auch da er vergleichsweise wenig Abhängigkeiten zum Gesamtsystem hat und keine großen Umbaumaßnahmen an Grundlogiken des Systems notwendig waren.

Sync aktivieren

Zunächst muss der Sync durch einen Administrator eingerichtet werden. Hierfür ist es unter anderem notwendig, die Endpunkt in der Azure-Konfiguration einzutragen. Informationen hierzu liefert unser Wiki-Artikel. Die einzelnen Benutzer können den Sync anschließend unter Mein Account > Office 365 aktivieren.

Datenübertragung

Die Übertragung der Daten erfolgt automatisch. Historische Daten werden innerhalb einiger Stunden initial übertragen, Änderungen in CrewBrain oder neue Datensätze werden anschließend nahezu in Echtzeit (wenige Minuten) übertragen.

Outlook Kalender

Auch der eigene Outlook-Kalender kann über den Sync als Fremdkalender übertragen werden. Auf diese Weise ist es auch möglich, die Kalendereinträge als Grundlage zur Prüfung auf Überschneidungen durch Administratoren zu nutzen. Diese Funktion muss zusätzlich aktiviert werden, der Abgleich findet vorerst in Intervallen von 2-3 Stunden statt. Die Erweiterung auf Realtime-Verarbeitung ist geplant, bedarf aber zusätzlicher Server-Ressourcen.

Kosten

Der O365 Sync steht allen Kunden in unserem Enterprise-Tarif zur Verfügung. Da der Sync im Hintergrund dauerhaft aktiv ist und die Daten zwischen den Systemen abgleichen muss, entstehen uns zusätzliche Kosten für erweiterte Hardware-Ressourcen, die wir ausschließlich im Enterprise-Tarif decken können. Ein 30 tägiger Test des Features ist in allen Tarifen möglich.

Zeiterfassung & Abrechnung

Wie in nahezu jedem Update haben wir auch diesmal wieder Anpassungen und Erweiterungen an der Abrechnung & Zeiterfassung vorgenommen.

Benachrichtigung für fehlende Zeiten

Bislang mussten Mitarbeiter ein Dashboard-Widget nutzen, um Tage mit fehlenden Arbeitszeiten zu identifizieren. Mit dem neuen Update erhalten Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn für einen Tag keine Arbeitszeiten erfasst wurden an dem sie hätten arbeiten müssen.

Arbeitszeit auf Tage aufteilen

Wird die tägliche Arbeitszeit auf die Wochentage aufgeteilt (z.B. 8h Montag – Donnerstag und 6h Freitags), so war dies bislang nicht für die Berechnung von Urlaubs- und Feiertagen möglich. Hier musste der 13-Wochen-Schnitt genutzt werden. Mit dem aktuellen Update werden auch die Stunden für Urlaubs- und Feiertage entsprechend der Vorgabe nach Tagen berechnet.

Überzeit in App & WebApp

Für unsere Schweizer Kunden haben wir die Darstellung der Überzeit auf Tagesbasis nun auch in der App und WebApp ergänzt. Für jeden Tag wird, sofern sich eine Änderung an der Überzeit ergibt, neben der Gleitzeit nun auch die Veränderung der Überzeit angezeigt.

Erweiterung der CrewBrain-API

Derzeit arbeiten wir regelmäßig an der Erweiterung unserer neuen CrewBrain-API. In den vergangenen Wochen konnten wir hier viele neue Endpunkte hinzufügen, beispielsweise für den Zugriff auf Preislisten, Arbeitszeiten und Zusatzinformationen in Jobs & Projekten. Die neue API steht als Beta-Version bereits seit einigen Monaten zur Verfügung und wird auch weiterhin regelmäßig erweitert.

Weitere Anpassungen

Natürlich haben wir in dieser Version auch wieder viele Kleinigkeiten im System angepasst und erweitert. Die wichtigsten möchten wir Ihnen an dieser Stelle ebenfalls vorstellen:

• Um die Systeme zu optimieren und lange Ladezeiten zu verhindern werden umfangreiche Reports (z.B. PDFs, CSV- oder Excel-Downloads) künftig nicht mehr direkt angezeigt. Die Anforderung der Dokumente wird statt dessen in eine Warteschlange gestellt und sequenziell abgearbeitet. Sobald das jeweilige Dokument erzeugt ist, erhält der Benutzer eine entsprechende Benachrichtigung und kann das Dokument herunterladen.
• Wird ein Arbeitsvertrag über CrewBrain zur Unterschrift an die Mitarbeiter versandt, wird dieser bereits seit dem letzten Update nach der Unterschrift in den Dokumenten gespeichert. Bislang war es jedoch nicht möglich, anschließend noch weitere Verträge zur Unterschrift zu senden, ohne den bestehenden Vertrag zu ändern. Ab sofort können auch weitere Verträge angelegt werden.
• Die Dokumenten-Kategorien bei den Mitarbeiter-Dokumenten sind nun alphabetisch sortiert. Dies fördert die Übersicht beim Upload von Dokumenten.

Unsere Roadmap

Wir freuen uns, dass bereits mehr als 30% unserer Kunden über die Roadmap aktiv an der künftigen Gestaltung von CrewBrain teilnehmen. Die Roadmap kann für alle Kunden unter Verwaltung > Roadmap direkt im System eingesehen werden. In Kürze werden wir auf unseren Social-Media Kanälen ein Update zur Umsetzung der aktuellen Roadmap-Themen veröffentlichen – seien Sie gespannt!

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Der Artikel ist auch in fr_FR verfügbar.