Neue Erweiterungen und Optimierungen für CrewBrain​

Abteilungen & Standorte für Projekte & Jobs

Seit der Einführung der Möglichkeit, die Firmen in Abteilungen und Standorte zu unterteilen, kam immer wieder die Frage auf, ob auch Projekte & Jobs entsprechend unterteilt werden können. Genau dies wird mit dem neuen Update möglich sein.

Funktion aktivieren

Damit Projekte & Jobs in Abteilungen unterteilt werden können muss dies zunächst unter Verwaltung > Projekte > Voreinstellungen bzw. Verwaltung > Jobs > Voreinstellungen aktiviert werden. Anschließend finden sich im Dialog für Jobs & Projekte zusätzliche Dropdowns für die Auswahl je eines Standorts und einer Abteilung.

Filtern

Natürlich kann in allen Kalenderansichten nun auch nach Standorten und Abteilungen gefiltert werden. Auf diese Weise lassen sich einfach und schnell die Jobs einer gewünschten Abteilung oder eines gewünschten Standorts anzeigen.

Vorbelegung

Wie die Felder bei neuen Datensätzen vorbelegt werden, kann unter Verwaltung > Projekte > Voreinstellungen bzw. Verwaltung > Jobs > Voreinstellungen definiert werden. Mögliche Werte sind "keine Vorbelegung" (leer) oder "Abteilung / Standort des Benutzers".

Kalkulation & Rechnungsbeilagen

Das Feature für die Kalkulation und Rechnungsbeilagen erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Eine große Einschränkung war bislang jedoch, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter 1:1 in die Rechnungsbeilage übernommen wurden. Mit dem neuen Update ist es nun möglich, diese individuell zu bearbeiten.

Eigene Ansicht

Für die Arbeitszeiten der Rechnungsbeilage gibt es nun eine eigene Ansicht in den Jobs. Hierzu klickt man entweder in der Rechnungsbeilage auf die Uhr eines der Mitarbeiter oder alternativ oben in den Tabs ebenfalls auf die Uhr und wählt dann aus dem Mitarbeiter-Dropdown die Option "Rechnungsbeilage".

Automatisches Runden

Auf Wunsch kann CrewBrain die Zeiten automatisch runden – unabhängig vom für Mitarbeiter eingestellten Rundungsalgorithmus. Hierzu kann in jeder Preisliste ein Rundungsalgorithmus hinterlegt werden, welcher dann für die Rechnungsbeilage angewandt wird.

Zeiten ausblenden

Über das Kontextmenü (die drei Punkte am Ende einer Zeile) lässt sich eine Arbeitszeit vollständig aus der Rechnungsbeilage ausblenden. Außerdem können über den Button "Einstellungen" bei der Rechnungsbeilage auch ganze Zeitkategorien vollständig ausgeblendet werden.

Zeiten anpassen

Die farbig hinterlegte Spalte in der Ansicht für die Arbeitszeiten der Rechnungsbeilage ermöglicht eine individuelle Anpassung der Arbeitszeiten für die Rechnungsbeilage. Die Farbe kennzeichnet hierbei, ob die Zeiten eines Datensatzes abweichen: grün steht für identische Zeiten, orange für abweichende Zeiten und rot für ausgeblendete Zeiten.

EK & VK für Spesen

Bei der Erfassung von Spesen ist es ab dieser Version zudem möglich, unterschiedliche Beträge für EK & VK zu erfassen, wodurch die Berechnung der Marge noch genauer wird.

"Verfügbar" für Freelancer

Bislang können in CrewBrain nur die Zeiträume erfasst werden, in denen eine Person nicht verfügbar ist (z.B. Urlaub oder schlicht Abwesenheiten bei Freelancern). Ab dieser Version ist es zusätzlich möglich, für Freelancer auch Zeiträume zu erfassen, in denen sie explizit "verfügbar" sind.

Eigene Kategorien

Auch für Freelancer gibt es jetzt Abwesenheitskategorien, die unter Verwaltung > Urlaub & Abwesenheit > Kategorien hinterlegt werden können. Standardmäßig legt das System zwei Kategorien an (verfügbar und nicht verfügbar), welche aber beliebig erweitert und farblich gekennzeichnet werden können.

Erfassen der Daten

Freelancer können die An- und Abwesenheiten wie gewohnt über eine Verfügbarkeitsansicht erfassen, in welcher sie nur auf die entsprechenden Tage klicken müssen. Dies macht die Erfassung der Zeiträume einfach und intuitiv, Disponenten können die Informationen anschließend in verschiedenen Kalender-Ansichten und im Anfrage-Dialog einsehen.

Zeiterfassung

Gerade bei größeren Firmen ist es schwer, den Überblick über alle Personen in der Zeiterfassung zu behalten. Aus diesem Grund enthält das Update Anpassungen in Bezug auf Abteilungen sowie die Übersicht bei Gehaltsbestandteilen.

Abteilungen

In der Zeiterfassung ist es nun möglich, sich Übersichten für die einzelnen Abteilungen anzuschauen und somit auf diese Abteilungen zu filtern. Zudem lässt sich die Gesamtübersicht nach Abteilungen gruppieren und unterteilen.

Gehaltsbestandteile

Die Gehaltsbestandteile wurden bislang immer nur auf Ebene der einzelnen Personen angezeigt. Künftig werden sie auch in der Übersicht angezeigt und lassen sich damit auch übersichtlich als CSV- oder Excel-Dokument exportieren.

Neue Rechte

Wie in den meisten Updates gibt es auch dieses Mal wieder neue Rechte, die über die Benutzergruppen zugewiesen werden können.

Zugriff auf Zugänge

Der Tab "Zugang & Einstellungen" für Mitarbeiter, Freelancer und Dienstleister in den Stammdaten lässt sich nun als einzelnes Recht vergeben. Selbst wenn ein Benutzer Schreibrechte auf die Datensätze an sich hat, muss er somit nicht zwingend direkt in der Lage sein, Zugänge freizuschalten.

Anbieten für Jobs

Die Frage, ob sich ein Mitarbeiter oder Freelancer auf Jobs aktiv anbieten konnte, war bislang nur global definierbar. Ab sofort lässt sich auch dies über die Benutzergruppen regeln, sodass für unterschiedliche Personen unterschiedliche Regelungen gelten können.

Kommentieren

Das Kommentieren von Jobs, Aufgaben und Projekten kann nun ebenfalls individuell je Benutzergruppe freigegeben oder unterbunden werden.

GPS-Position

Die Erfassung der GPS-Position beim Stempeln von Arbeitszeiten kann nun ebenfalls über die Benutzergruppen geregelt werden und ist damit nicht mehr zwingend für alle Benutzer des Systems aktiv, wenn sie eingeschaltet wird.

Weitere Anpassungen

Wie üblich gibt es auch viele weitere kleinere Anpassungen, die wir Ihnen ebenfalls nicht vorenthalten möchten.

Accountsperrung

Hin und wieder passiert es, dass ein Benutzer seinen Account sperrt (z.B. Passwort zu oft falsch eingegeben). Ab sofort erfolgt in diesen Fällen eine automatische Benachrichtigung an die Administratoren, sodass die Sperrung kurzfristig wieder aufgehoben werden kann.

Status für Aufgaben

Den Aufgaben kann nun auch ein Status zugewiesen werden. Ähnlich wie der Status für Projekte & Jobs lässt sich dieser in der Verwaltung individualisieren, sodass es möglich ist neben "offen" und "fertig" den aktuellen Stand der Aufgaben noch genauer zu spezifizieren.

Personalbedarf in Balkenansicht

Auch in der Balkenansicht im Kalender wird nun der Personalbedarf für die einzelnen Jobs angezeigt, wenn die Ansicht auf "Jobs" umgestellt wird.

ANÜ & Gef.-Beurteilung

Im Rahmen der Prolight + Sound hatten wir viele interessante Gespräche zu den Themen Arbeitnehmerüberlassung und Gefährdungsbeurteilung, die wir bereits im Rahmen der letzten Update-Info vorgestellt haben. Sofern Sie Interesse an einem der beiden Features haben, steht Ihnen unser Support gerne für Fragen oder kostenlose Tests der Module zur Verfügung.