Werkverträge, Schichtplanung, Zeiterfassung und vieles mehr für einen guten Start ins Neue Jahr mit CrewBrain

Werkverträge für Freelancer & Dienstleister

Der Einsatz von Freelancern und Dienstleistern unterliegt in den meisten Fällen enger rechtlicher Rahmenbedingungen. Daher ist es sinnvoll, diesen Einsatz – sofern er nicht per Arbeitnehmerüberlassung erfolgt – mit einem Werkvertrag abzusichern. Ab sofort bietet CrewBrain auch hierfür eine automatisierte Lösung an.

Vertragsvorlagen

Die Vorlagen für die Werkverträge können unter Verwaltung > System > Textvorlagen angelegt. Hier kann idealerweise eine eigene Unterteilung für die Werkverträge angelegt werden, anschließend können die einzelnen Vertragsvorlagen hinterlegt werden.

Vertrag erstellen

Innerhalb eines Jobs erscheint bei Freelancern und Dienstleistern ein neues Icon für den Werkvertrag in der Mitarbeiterliste. Klickt man darauf, kann der Vertragstext hinterlegt oder aus den Vorlagen übernommen werden. Zudem kann hier gewählt werden, für welche Jobs und Unterjobs der Vertrag gelten soll.

Vertrag senden

Ist der Vertrag erstellt, kann dieser per Klick auf „Speichern & Senden“ direkt an den Freelancer oder Dienstleister gesendet werden. Dieser erhält dann eine entsprechende Benachrichtigung und kann den Vertrag online digital sichten und unterschreiben oder ablehnen.

Erweiterte Schichtplanung

Mit dem letzten Update haben wir die Möglichkeit eingeführt, automatisiert Schichten in CrewBrain anzulegen. Die vielen positiven Rückmeldungen haben uns gezeigt, dass dieses Feature von vielen bereits sehnsüchtig erwartet wurde. Gleichzeitig gab es aber auch einige Wünsche für Erweiterungen.

Automatische Unterjobs

Auf Wunsch kann für jede definierte Schicht nun auch ein Hauptjob pro Woche oder Monat angelegt werden. Die Schichten werden damit automatisch zu Unterjobs, die dem entsprechenden Hauptjob zugeordnet werden.

Platzhalter für den Titel

Sowohl für den Titel der Schicht als auch den Titel der zu erzeugenden Hauptjobs können künftig Platzhalter verwendet werden. Damit kann der jeweiligen Schicht beispielsweise das Datum zur besseren Unterscheidbarkeit hinzugefügt werden.

Erweiterung der Zeiterfassung

In der Zeiterfassung haben wir auch in diesem Update die Möglichkeiten der Lohn- und Gehaltsbestandteile erweitert. Auf diese Weise lassen sich noch mehr Varianten von Zuschlägen und anderen Bestandteilen abbilden.

Garantierte Stunden

In jedem Gehaltsbestandteil gab es schon seit längerem die Möglichkeit, eine Anzahl an Stunden zu garantieren. Bislang wurde hier jedoch immer exakt diese Anzahl an Stunden gutgeschrieben. Künftig ist es möglich, hier auch nur die Differenz zu zählen.

Pausenkürzung für Zuschläge

Auch bei Zuschlägen wird nun die automatische Pausenkürzung berücksichtigt. Dies gilt jedoch nur für ganztägige Zuschläge und nicht für zeitlich begrenzte Zuschläge, da die automatisch gekürzten Pausen keinen genauen Zeitraum kennen. Generell weisen wir an dieser Stelle darauf hin, dass Pausen immer exakt erfasst werden sollten und der automatische Pausenabzug nur eine Kontrolllösung darstellt.

Personalkategorien

In den Gehaltsbestandteilen kann nun gewählt werden, für welche Personalkategorien ein Bestandteil gelten soll. Dies ermöglicht es beispielsweise, bestimmte Zuschläge nur zu bezahlen wenn ein Mitarbeiter auf einem Job eine bestimmte Tätigkeit ausführt (z.B. Gefahrenzulagen o.ä.).

Jobarten

Ebenfalls möglich ist nun die Unterscheidung nach Jobarten (Workday, Travelday, Offday). Auf diese Weise besteht zum Beispiel die Möglichkeit, garantierte Stunden in unterschiedlicher Höhe abhängig von der Art des Jobs bzw. Tages zu gewähren.

Schulungen

Die Konfiguration der Lohn- und Gehaltsbestandteile kann sehr schnell sehr komplex werden. Gerne unterstützen wir Sie hierbei im Rahmen von individuellen Schulungen oder führen die Konfiguration gemeinsam mit Ihnen im Rahmen einer Online-Konferenz durch. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Urlaube & Abwesenheiten

Auch im Bereich der Urlaube & Abwesenheiten haben sich wieder einige interessante Neuerungen ergeben. Diese machen die Arbeit beim Erstellen und Genehmigen von Urlauben deutlich einfacher.

Sortierung der Kategorien

Die Urlaubs- und Abwesenheitskategorien können ab sofort in eine beliebige Reihenfolge gebracht werden. Auf diese Weise können häufig verwendete Kategorien nach oben gebracht und schneller ausgewählt werden.

Genehmigung

Bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen wird ab sofort immer das jeweils aktuelle Urlaubskonto des Mitarbeiters angezeigt. Auf diese Weise kann direkt geprüft werden, ob noch genügend offener Urlaubsanspruch vorhanden ist.

Dokumente

Über die Kategorien lässt sich nun definieren, bei welchen Urlaubs- oder Abwesenheitseinträgen Dokumente hinterlegt werden können. Dies hilft beispielsweise bei Kind-Krankmeldungen und anderen speziellen Abwesenheiten.

Vorlagen für Aufgaben

Schon seit einigen Versionen ist es möglich, Vorlagen für Aufgaben zu erstellen, die dann automatisch in neu erstellte Jobs eingefügt werden. Auch hier haben wir mit dieser Version einige Optimierungen vorgenommen.

Reihenfolge

Die Reihenfolge der Vorlagen kann in der Verwaltung nun individuell festgelegt werden. Damit werden die Vorlagen in exakt der dort festgelegten Reihenfolge importiert, wenn mehrere Vorlagen für einen neuen Job zutreffen.

Nur Unteraufgaben

Oftmals werden gruppierte Vorlagen erstellt und die eigentlichen Aufgaben finden sich darin als Unteraufgaben wieder. Da die Hauptaufgabe in diesen Fällen nur eine Klammer für die Unteraufgaben darstellt, können künftig auf Wunsch auch nur die Unteraufgaben der Vorlagen importiert werden.

Berechnung der Fälligkeit

Bei der Berechnung der Fälligkeit der Aufgaben ist es nun auch möglich, die Fälligkeit auf einen bestimmten Wochentag (z.B. immer den ersten Montag vor Veranstaltungsdatum) zu setzen.

Neue und erweiterte Rechte

Auch im Bereich der Benutzergruppen und -rechte hat sich in dieser Version wieder einiges getan. Die wichtigsten Änderungen möchten wir Ihnen hier vorstellen.

Namen in Unterjobs

Bislang war es möglich zu definieren, ob ein Benutzer die Namen der anderen Mitarbeiter immer, nie oder erst nach Buchung sieht. Die Buchung bezog sich jedoch immer nur auf den aktuellen Job. Künftig gibt es daher zwei Rechte um auch die Namen in allen Unterjobs eines Projekts freizugeben, in dem der Benutzer in mindestens einem Job gebucht ist.

Mitarbeiterliste

Neben den Namen der anderen Mitarbeiter kann nun optional auch die gesamte Liste ausgeblendet werden. Ein Benutzer sieht damit nur noch seinen eigenen Eintrag in der Liste der Mitarbeiter, kann jedoch keine Rückschlüsse auf den gesamten Personalbedarf eines Jobs oder Projekts ziehen.

Aufgaben erledigen

Das Recht, Aufgaben zu erledigen, war bislang an das Bearbeiten von Aufgaben gekoppelt. Künftig gibt es hier zwei neue Rechte über die definiert werden kann, ob ein Benutzer von ihm erstellte oder fremde Aufgaben als erledigt markieren darf.

Jobstatus

Neben der Möglichkeit, den Zugriff auf Jobs mit einem bestimmten Jobtyp einzuschränken gibt es nun auch die Möglichkeit, den Zugriff auf Jobs oder Projekte mit bestimmten Status einzuschränken. Auf diese Weise kann der Zugriff zum Beispiel auf bestätigte Jobs eingeschränkt werden.

Individuelle Tabs

In der Konfiguration von individuellen Tabs können die Lese- und Schreibrechte nun auch deutlich granularer gesteuert werden. So können die einzelnen Gruppen (z.B. Disponenten und gebuchte Mitarbeiter) nun auch kombiniert werden. Die Konfiguration der Rechte der individuellen Tabs findet sich auch weiterhin in der Konfiguration des jeweiligen individuellen Tabs.

Weitere Anpassungen

Neben den bereits genannten Punkten haben wir auch noch ein paar kleinere Optimierungen in CrewBrain vorgenommen.

Name der Location

Auf Wunsch lässt sich vor jedem Job der Name der Location ausgeben. Dies kann global unter Verwaltung > Kalender > Allgemein konfiguriert werden.

E-Mail Archiv

Unter Verwaltung > System > E-Mail lässt sich nun konfigurieren, dass alle oder bestimmte E-Mails in Kopie an eine zentrale Adresse oder den jeweiligen Absender gesendet werden. Auf diese Weise lässt sich auf Wunsch ein individuelles E-Mail-Archiv z.B. mit allen Buchungsmails erstellen.

Filtern im Kalender

Beim Filtern in verschiedenen Kalenderansichten (z.B. den Übersichten) ist es nun möglich, auch nach individuellen Mitarbeitern zu filtern. So lässt sich zum Beispiel die Verfügbarkeit von bestimmten Kollegen vergleichen, unabhängig davon in welchen Kategorien diese sich befinden.

Individuelle Tabs

Bei individuellen Tabs ist es nun möglich, den Inhalt aus einem beliebigen anderen Job oder Projekt zu kopieren bzw. zu importieren. Dies erleichtert die Erfassung der relevanten Daten.

Überschneidungen

Bei der Prüfung auf Überschneidungen wird das orange Dreieck künftig nicht mehr nur dann angezeigt, wenn es einen Job am selben Tag gibt, sondern immer dann, wenn die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit zwischen den Jobs nicht eingehalten werden kann.

Rechnungsbeilage

Die Rechnungsbeilage lässt sich nun auf Wunsch auch ohne die Arbeitszeiten und nur mit den Reisekosten eines Jobs erstellen.

Reisekosten

Wie üblich hat das Bundesfinanzministerium zum 01.01. neue Sätze für die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen veröffentlicht. Diese sind bereits in CrewBrain eingepflegt, sodass alle Reisekostenabrechnungen seit dem 01.01. mit den neuen Sätzen erstellt werden.