Job-Ausschreibungen, erweiterter Bewerbungsprozess und vieles mehr

Sehr geehrte Kunden,

die Festival-Saison ist aktuell in vollem Gange und es ist zum ersten Mal seit zwei Jahren wieder so etwas wie eine gewisse Normalität zu spüren. Wie auch vor der Corona-Pandemie hören wir inzwischen von vielen Kunden, dass derzeit so viele Veranstaltungen stattfinden, dass nur wenig Zeit für Büroarbeiten oder anderes bleibt.

Umso wichtiger ist es, dass viele in den beiden letzten Jahren die eigenen Prozesse optimiert und digitalisiert haben. Und natürlich arbeiten auch wir weiterhin daran, noch weitere Optimierungsmöglichkeiten zu bieten.

In der neuen CrewBrain-Version, die Ihnen wie gewohnt ab morgen zur Verfügung steht, haben wir daher wieder viele nützliche Dinge umgesetzt, die ich Ihnen im Rahmen dieser Update-Info gerne vorstellen möchte.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit CrewBrain

Sven Schlotthauer

Ausschreibungen für Jobs

Gerade in der derzeitigen Situation ist es wichtig, schnell eine große Anzahl an Mitarbeitern zu erreichen. Bislang war es dafür immer notwendig, diese in einem Job anzufragen. Mit der neuen Version ist dies nicht mehr notwendig.

Job vorbereiten

Um eine Ausschreibung zu erstellen muss zunächst der Personalbedarf im Job hinterlegt werden. Hierfür können beliebig viele Kategorien mit entsprechendem Bedarf im Job hinterlegt werden.

Ausschreibung erstellen

Über das E-Mail-Menü oben rechts im Job kann nun eine „Ausschreibungs-Mail“ erzeugt werden. Es werden alle im Job gelisteten Kategorien angezeigt und für jede Kategorie kann definiert werden, ob die Ausschreibung an Mitarbeiter, Freelancer und / oder Dienstleister gehen soll.

Ausschreibung versenden

Der Versand erfolgt automatisch an alle in der Datenbank gespeicherten Personen des ausgewählten Typs, bei denen die gewünschte Kategorie hinterlegt ist. Treffen mehrere Kategorie für eine Person zu, so wird nur eine E-Mail für den Job mit allen Kategorien versandt.

Zusagen erhalten

Die Empfänger der Ausschreibung können sich nun im Job aktiv anbieten und so auf die Ausschreibung antworten. Anschließend können Sie als Disponent oder Projektleiter wählen, welche dieser Personen Sie final buchen möchten.

Bewerbungen auf unterschiedliche Positionen

Seit einigen Versionen lässt sich über CrewBrain ein Bewerbungsformular erstellen, über welches sich Bewerber direkt über das System melden können. Diesen Bewerber-Prozess haben wir nun noch um verschiedene Positionen erweitert.

Positionen anlegen

Die unterschiedlichen offenen Positionen werden unter Verwaltung > Personal > Bewerbung > Positionen angelegt. Für jede Position kann der Titel sowie eine ausführliche Beschreibung in Form eines Freitextfelds hinterlegt werden.

Bewerbungen erhalten

Anstelle des Bewerbungsformulars erhalten die Besucher des öffentlichen Links für die Bewerbung nun zunächst die Liste der offenen Positionen und können hier die gewünschte Position wählen. Anschließend wird der gewohnte Bewerbungsprozess gestartet.

Bewerber filtern

In den Stammdaten lassen sich die Bewerber nach der beim Bewerbungsprozess gewählten Position filtern. Auf diese Weise können Sie die einzelnen Positionen individuell bearbeiten.

Optimierung Benachrichtigungen

Bislang werden Benachrichtigungen immer automatisch per Mail und, sofern aktiviert, per Push-Benachrichtigung an die App oder den Browser versendet. Ab dieser Version kann unter Mein Account > Benachrichtigungen für jede Benachrichtigung individuell gewählt werden, auf welchem Weg sie versandt werden soll.

Jobs & Personalplanung

Auch im Bereich der Jobs und der damit verbundenen Personalplanung gibt es mit dem aktuellen Update einige Erweiterungen und Optimierungen.

Doppelte Buchungen

Auf Wunsch können doppelte Buchungen vom System nun noch stärker angezeigt bzw. gemeldet werden. Wird die Option unter Verwaltung > Jobs > Anfragen & Buchungen aktiviert, so warnt das System aktiv vor doppelten Buchungen und bietet auch sofort die Möglichkeit, die parallele Anfrage zu stornieren.

Massenselektion

Innerhalb eines Jobs ist es schon lange möglich, mehrere Datensätze in der Mitarbeiterliste zu markieren und gemeinsam zu bearbeiten. Diese Option steht nun auch auf Ebene der Kategorien zur Verfügung, sodass alle Personen innerhalb einer Kategorie schnell und einfach selektiert werden können.

Widget „Offene Jobs“

Das Dashboard-Widget für die offenen Jobs lässt sich ab dieser Version auf bestimmte Kategorien einschränken. Somit kann sich ein Mitarbeiter beispielsweise nur diejenigen offenen Jobs anzeigen lassen, bei denen er oder sie über die relevante Qualifikation verfügt.

Weitere Anpassungen

Natürlich gibt es auch in dieser Version wieder einige kleinere Anpassungen an CrewBrain.

Freigabe in der Stempeluhr

Je Benutzergruppe kann in der Verwaltung nun ein eigener Zeitraum für die automatische Genehmigung der über die Stempeluhr erfassten Arbeitszeiten hinterlegt werden.

Recht für Zusatzinformationen

In den Benutzergruppen kann die Einsicht bzw. das Bearbeiten von Zusatzinformationen für viele Stammdaten-Typen nun individuell definiert werden. So kann ein Benutzer beispielsweise nur Leserechte auf Mitarbeiter oder Location, aber Schreibrechte auf deren Zusatzinformationen erhalten.

Erweiterung iCal-Abo

Im iCal-Abonnement stehen nun auch Optionen zur Verfügung, um sich die Jobs zu abonnieren, bei denen mal selbst als Projektleiter oder Disponent hinterlegt ist.

Stundenlohn in der Abrechnung

In der Abrechnung wird ab dieser Version für jeden Job der hinterlegte Stundenlohn in einer eigenen Zeile ausgegeben. Auf diese Weise wird es leichter nachvollziehbar, wann welcher Stundenlohn hinterlegt ist und ob eventuell Anpassungen notwendig sind.

Die CrewBrain-App

Bereits im Februar haben wir die neue CrewBrain-App vorgestellt und uns über das viele positive Feedback und die Verbesserungsvorschläge gefreut. Derzeit konzentrieren wir uns darauf, die bestehenden Funktionalitäten zu optimieren und die noch fehlenden Funktionalitäten aus der WebApp zu integrieren. Die App wird derzeit in kürzeren Zyklen auch ohne spezielle Update-Info aktualisiert.