Erweiterte Abrechnungsfunktionen und Optimierungen zur Produktivität

Sehr geehrte Kunden,

nichts ist wichtiger als die eigene Produktivität. Das gilt insbesondere in der aktuellen Situation, die gerade für die Veranstaltungsbranche große Herausforderungen mit sich bringt. Gleichzeitig bieten sich jedoch auch Chancen: nie war so viel Zeit, die eigene Arbeitsorganisation zu überdenken und zu optimieren.

Mit CrewBrain möchten wir Ihnen auch weiterhin dabei helfen, Ihre Produktivität zu steigern. Unser Ziel ist, die aktuelle Situation so gut es geht zu nutzen und positiv in die Zukunft zu blicken, damit Sie zum Neustart der Veranstaltungsbranche bestmöglich aufgestellt sind. Für die nächsten Monate arbeiten wir dafür bereits an vielen tollen neuen Funktionen und Erweiterungen, beispielsweise im Bereich der Aufgabenverwaltung.

Doch schon heute möchte ich Ihnen eine neue Version vorstellen, die wieder eine große Anzahl an Optimierungen für Ihre Produktivität mit sich bringt. Diese Version steht ab morgen für alle Kunden zur Verfügung, die bereits vollständig auf CrewBrain umgestellt haben.

Mit freundlichen Grüßen

Sven Schlotthauer

Erweiterungen in der Abrechnung

Die Abrechnung nach Stunden, Pauschalen und Tagessätzen ist seit der ersten Version ein Teil von CrewBrain. Über die Jahre haben wir die Funktionalität stetig erweitert, und mit dieser Version fügen wir wieder zwei neue Features hinzu: Lohnstaffeln und ein verstetigtes Gehalt.

Lohnstaffeln

Mit Lohnstaffeln können Sie Ihren Mitarbeitern unterschiedliche Löhne abhängig von der Dauer des Einsatzes bezahlen. So können Sie den Stundenlohn mit fortschreitender Arbeitszeit verringern oder erhöhen und so beispielsweise Anreize schaffen, sich auch für kurze oder besonders lange Einsätze zu melden. Je Kategorie wird hierfür eine entsprechende Lohnstaffel hinterlegt und das System berechnet dann ab Erreichen der Zeitstufen einen angepassten Stundenlohn.

Verstetigstes Gehalt

Auch in der Abrechnung ist es nun möglich, ein sogenanntes verstetigtes Gehalt zu konfigurieren. Hierbei erhält ein Mitarbeiter jeden Monat einen fixen Betrag ausbezahlt und das System führt ein Konto, auf dem dieser Betrag mit den tatsächlich gearbeiteten Stunden, Pauschalen oder Tagessätzen verrechnet wird. Natürlich sind auch zusätzliche Auszahlungen und Korrekturen möglich, die Konfiguration dieses Features finden Sie im Abrechnungszeitraum in den Mitarbeiter-Stammdaten.

Rechnungsbeilagen & Kalkulation

Mit den Funktionen Rechnungsbeilage und Kalkulation lassen sich einfach & schnell Aufstellungen für die Kunden generieren, auf denen die kalkulierten oder tatsächlichen Aufwände für einen Job oder ein Projekt gelistet sind. Auch dort sind nun wie in der Abrechnung gestaffelte Preise möglich, zudem haben wir die Projektzeiten nun auch dort vollständig integriert.

Preisstaffeln

Wie bei der Abrechnung können nun auch in der Kalkulation und in der Rechnungsbeilage gestaffelte Preise hinterlegt werden. So können abweichende Preise abhängig von der Dauer eines Einsatzes hinterlegt und an den Kunden abgerechnet werden. Bei Erreichen der Zeitstufen passt das System hierfür den hinterlegten Stundenlohn entsprechend der Staffel an und rechnet mit den neuen Beträgen weiter.

Projektzeiten

Seit der Einführung der Projekte ist es bereits möglich, Arbeitszeiten auf diese zu erfassen. Bislang wurden diese jedoch nur in der Statistik, nicht jedoch in der Rechnungsbeilage eines Projekts ausgegeben. Auch für die Projektzeiten kann ein Stunden-, Pauschal- oder Tagessatz hinterlegt werden, sodass auch diese korrekt in der Rechnungsbeilage auftauchen.

Zusatzdaten

Die Zusatzdaten sind ein wichtiges Instrument, wenn Sie zusätzliche Informationen zu Jobs, Mitarbeitern und einigen anderen Objekten in eigenen Feldern speichern möchten. Mit dieser Version erweitern wir die Zusatzdaten um zusätzliche Typen, außerdem können Zusatzdaten nun auf verschiedene Druckansichten konfiguriert werden.

Neue Zusatzdatentypen

Mit der neuen Version können folgende neuen Zusatzdatentypen konfiguriert werden: Textbox, Mitarbeiter, Job, Projekt, Abteilung, Kunde und Location. Bei der Textbox handelt es sich um ein Textfeld mit Editor, um formatierte Texte zu speichern. Die anderen Felder ermöglichen jeweils die Auswahl eines oder mehrerer Datensätze aus den Stammdaten.

Druckansichten

In der Verwaltung kann für Druckansichten der Abrechnung & Zeiterfassung sowie der Reisekostenabrechnung definiert werden, welche Zusatzdaten der Mitarbeiter im Kopfbereich ausgegeben werden sollen. Damit ist es beispielsweise möglich, eine beim Mitarbeiter hinterlegte Bankverbindung für Überweisungen direkt auf dem Ausdruck zu hinterlegen.

Optimierte Planungsansicht

Die Planungsansicht ermöglicht das schnelle und effiziente Arbeiten über mehrere Jobs hinweg. Mit wenigen Klicks lassen sich dort Mitarbeiter von einem auf einen anderen Job umbuchen, um die Personalsituation zu optimieren.

Achsen vertauschen

Ab dieser Version können in der Planungsansicht die Achsen optional vertauscht werden. Damit steht die Liste der Mitarbeiter oben, und die Jobs werden darunter in einer Endlos-Liste ausgegeben. Dies sorgt für mehr Übersicht insbesondere wenn viele Jobs anstehen. Per Button kann zwischen den beiden Varianten hin- und hergeschaltet werden.

Kategorien einsehen

Wird die Planungsansicht in der neuen Variante angezeigt, so werden unterhalb jedes Jobs auch die benötigten Kategorien inklusive dem hinterlegten Personalbedarf angezeigt. Ein "x" bei dem jeweiligen Mitarbeiter gibt an, für welche Kategorie dieser angefragt oder gebucht ist. Auf diese Weise werden in der Planungsansicht nun auch die Kategorien visualisiert.

Dokumente für Mitarbeiter

Für jedes Dokument, das für einen Mitarbeiter hinterlegt wird, kann künftig eine Kategorie hinterlegt werden (z.B. Verträge oder Lohnabrechnungen, diese können in der Verwaltung konfiguriert werden). Außerdem ist es möglich, Dokumente per Checkbox an die Mitarbeiter zu senden, damit diese die Dokumente direkt abrufen können.

Weitere Optimierungen

Fahrzeuge können künftig auch über die API zu einem Job disponiert werden. Die Beschreibung zu den dafür neuen Endpoints findet sich in unserer API-Referenz.
Im Kalender kann künftig nach Projekten gefiltert werden. Damit ist es möglich, sich alle Jobs und Unterjobs zu einem bestimmten Projekt anzeigen zu lassen.
Projekte und Jobs können inklusive der Unterjobs verschoben werden. Wird das Datum des Hauptjobs oder Projekts angepasst, frägt CrewBrain, ob auch das Datum für die Unterjobs parallel angepasst werden soll.

Jetzt auf CrewBrain wechseln

Knapp 50% aller Kunden haben bereits auf CrewBrain gewechselt und wir freuen uns über das positive Feedback, welches wir in den vergangenen Wochen und Monaten erhalten haben.

Künftige Updates

Da die Pflege zweier Systeme extrem aufwändig ist, haben wir uns entschlossen, künftige Updates nur noch für CrewBrain zu veröffentlichen. Dies gilt auch bereits für die in dieser Update-Info genannten Neuerungen.

Natürlich steht Ihnen aber auch der GigPlaner weiterhin zur Verfügung, dort werden jedoch nur noch Sicherheitsupdates eingespielt.

Jetzt wechseln

Um mit Ihrem Account auf CrewBrain zu wechseln, können Sie sich einfach in CrewBrain einloggen und anschließend in der Verwaltung unter Allgemein auf "Jetzt wechseln" klicken. Damit werden Ihre Mitarbeiter automatisch beim Aufruf von GigPlaner auf CrewBrain weitergeleitet und die neueste Version von CrewBrain für Sie freigeschaltet.