Optimierte Ausschreibungen und weitere neue Features

Sehr geehrte Kunden,

die Prolight + Sound kam in diesem Jahr schneller näher als in den letzten Jahren. Statt wie üblich Mitte / Ende April fand die Messe in diesem Jahr bereits im März statt. Während wir diese Vorverlegung grundsätzlich begrüßen, haben wir es daher leider nicht mehr geschafft, die neueste CrewBrain-Version noch vor der Messe zu präsentieren.

Unsere Softwareentwicklung war natürlich auch während der Messe aktiv und hat fleißg an der Fertigstellung der neuen Version gearbeitet. Daher freuen wir uns, Ihnen heute wieder ein prall gefülltes Update mit vielen Optimierungen und Erweiterungen präsentieren zu können. Das Update steht allen Kunden wie üblich ab morgen automatisch zur Verfügung.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit CrewBrain.

Ihr CrewBrain-Team

Ausschreibungen

Bereits seit mehreren Jahren können aus CrewBrain heraus Ausschreibungen für einzelne Jobs erstellt und an Gruppen von Mitarbeitern, Freelancern oder Dienstleistern (z.B. alle Lichttechniker) gesendet werden. Die Auswahlmöglichkeiten waren hier bislang jedoch eher gering, sodass z.B. alle Lichttechniker die Ausschreibung erhalten haben, aber nicht nur diejenigen am richtigen Standort.

Neuer Dialog

Mit der neuen Version führen wir einen neuen Ausschreibungsdialog ein, mit welchem die Ausschreibungen in bis zu vier Schritten erfolgen. Zunächst werden die (Unter-)Jobs ausgewählt, dann die gewünschten Kategorien und anschließend die Personengruppen.

Jobauswahl

Im ersten Schritt werden die Jobs ausgewählt, für die eine Ausschreibung erstellt werden soll. Hierbei wird je Job angezeigt, wie hoch der Personalbedarf ist und ob noch Personal fehlt.

Kategorienauswahl

Im nächsten Schritt werden alle Kategorien gelistet, die in den zuvor selektierten Jobs vorkommen. Hier kann dann gewählt werden, für welche Kategorien eine Ausschreibung erstellt werden soll. Es ist auch möglich, mehrere Kategorien (z.B. Ton- und Lichttechniker) in einer Ausschreibung zu kombinieren.

Personenauswahl

Für die Auswahl der Personen kommt nun der bereits bekannte neue Anfragendialog zum Einsatz. Auf diese Weise ist es möglich, bei Bedarf einzelne Personen oder ganze Gruppen einfach und schnell auszuwählen. Zudem kann auf bereits hinterlegte Filterfavoriten zurückgegriffen werden.

Übersicht

Der letzte Schritt im Ausschreibungsdialog zeigt nun noch einmal eine Übersicht über die gerade erstellte Ausschreibung. Ist alles korrekt, kann diese direkt an die selektierten Personen versandt werden. Diese erhalten dann eine entsprechende Benachrichtigung und können sich auf den oder die Jobs bewerben.

Neuer Personalplan

Der Personalplan innerhalb eines Jobs oder Projekts hatte in der Vergangenheit insbesondere bei größeren Veranstaltungen mit Performance-Problemen zu kämpfen. Dieses Problem sind wir nun angegangen und haben gleichzeitig noch einige Optimierungen eingebaut.

Personalplan aktivieren

Der neue Personalplan befindet sich derzeit noch im Beta-Status und muss daher manuell unter Mein Account > Einstellungen aktiviert werden. Für neue Benutzer ist er standardmäßig aktiv. Bitte testen Sie den neuen Personalplan vor dem Produktiveinsatz einmal an einem Testprojekt um sicherzustellen, dass alle Ihre Anforderungen bereits erfüllt sind.

Ladezeiten

Der Hauptvorteil der neuen Variante des Personalplans liegt in der wesentlich schnelleren Lade- und Reaktionszeit. Durch clientseitiges Rendering konnten wir hier deutliche Verbesserungen erreichen.

Klicken & Ziehen

Der neue Personalplan unterstützt „klicken und ziehen“. Es können somit mehrere Felder gleichzeitig markiert und bearbeitet werden. Dies beschleunigt die Arbeit mit dem Personalplan massiv.

Kontextmenü

Führt man einen Rechtsklick auf eines der Felder aus, stehen alle möglichen Optionen auch per Kontextmenü zur Verfügung. Auf diese Weise muss nicht zwingend im Voraus die gewünschte Aktion gewählt werden und es entfällt das lästige Umschalten der Aktionen.

Feedback

Wir freuen uns über Ihr Feedback zum neuen Personalplan. Wir gehen davon aus, dass dieser im Verlauf der nächsten 1-2 Versionen die Beta-Phase verlassen und standardmäßig für alle Nutzer zur Verfügung stehen wird. Hierfür sind wir jedoch aufgrund der Komplexität und der vielen möglichen Varianten auf Ihre Unterstützung beim Finden der letzten Bugs angewiesen.

Rechnungsbeilagen & Kalkulation

Wie üblich haben wir auch den Bereich der Rechnungsbeilagen und der Kalkulation um nützliche Punkte erweitert.

Unterschriebene Arbeitszeiten

In der Rechnungsbeilage können nun optional auch die Dokumente mit den unterschriebenen Arbeitszeiten angefügt werden

Erweiterte Preislisten

In den Preislisten können nun zu den Preisen je Personalkategorie auch Preise für jede Zeitkategorie hinterlegt werden. So ist es beispielsweise möglich, Reisezeit abweichend zu berechnen.

Einschränkung nach Kunde

Sowohl Rechnungsbeilagen als auch Kalkulationen können nun auf einen Kunden eingeschränkt werden. Werden in einem Projekt mehrere Kunden in den (Unter-)Jobs verwendet, lassen sich so individuelle Rechnungsbeilagen je Kunde erzeugen.

Sicherheits-unterweisungen

Die Sicherheitsunterweisungen gehören zum Feature der Gefährdungsbeurteilungen. Bislang konnten die Sicherheitsunterweisungen immer nur für das Personal innerhalb eines Jobs oder Unterjobs erstellt werden. Ab dieser Version ist es auch möglich, aus einem Hauptjob heraus eine Unterweisung für Personal aus den Unterjobs zu erstellen.

Aufgaben-Vorlagen

Bei den Aufgaben-Vorlagen gibt es nun die Möglichkeit, eine zusätzliche Bedingung auf den Wochentag zu setzen. Auf diese Weise kann zum Beispiel eine Aufgabe automatisch in jedem Job erstellt werden, welcher an einem Sonn- oder Feiertag stattfindet – beispielsweise zur Freigabe von Sonntagsarbeit.

Zentrale Stempeluhr

Im Android-AppStore ist unsere App „CrewBrain Stempeluhr“ verfügbar, welche in Verbindung mit bestimmten Tablets und RFID-Readern als zentrale Stempeluhr verwendet werden kann. Auch dieser App haben wir in den letzten Wochen ein Update verpasst und empfehlen allen Benutzern eine Aktualisierung. Das Update enthält die folgenden Optimierungen.

Der Name der stempelnden Person wird eingeblendet
Die Erfassung der Zeiten über die zentrale Stempeluhr ist im System über ein eigenes Icon ersichtlich
In den Einstellungen kann eine fixe GPS-Position für die jeweilige Stempeluhr hinterlegt werden
Allgemeine Bugfixes & Optimierungen

Sonstige Erweiterungen

Neben den bereits genannten Erweiterungen gab es aber natürlich auch wieder viele kleine Optimierungen.

Wochenansicht

In der Wochenansicht wird der Personalbedarf nun auch für die einzelnen Kategorien eines Jobs angezeigt.

Reminder für Anfragen

Für den Reminder für offene Anfragen kann nun unter Verwaltung > Jobs > Anfragen & Buchungen eine beliebige Zeitspanne in Tagen hinterlegt werden, wann die Erinnerung versandt werden soll.

Buchungsmails

Beim Versand einer Buchungsmail wurden die selektierten Personen bislang immer automatisch gebucht. Dieses Verhalten kann nun optional unterbunden werden.

Ausstehende Genehmigungen

Im Widget "ausstehende Genehmigungen" können die Mitarbeiter nun auch nach Personalkategorien gefiltert werden.

Download von Reisekosten-abrechnungen

Der Downlaod von Reisekostenabrechnungen kann nun auch gesammelt in Form eines ZIP-Archivs erfolgen. Auf diese Weise erhalten Sie die Abrechnungen als einzelne PDFs in einem Ordner, um sie so gesammelt weiter zu verarbeiten.

Prolight + Sound 2024

Vom 19. bis 22. März 2024 waren wir mit unserem Team auf der Prolight + Sound in Frankfurt vertreten und konnten hier viele interessante Gespräche führen. Sofern Sie keine Gelegenheit hatten, unseren Stand zu besuchen, bieten sich bereits Mitte / Ende des Jahres die nächsten Gelegenheiten.