Neue Funktionen für die Kalkulation, Fremdkalender und vieles mehr​

Kalkulation & Rechnungsbeilage

Für die Kalkulation und die Rechnungsbeilage, die sich auf Basis der Kategorien sowie gebuchter Mitarbeiter erzeugen lassen, haben wir mehrere Optimierungen und Erweiterungen vorgenommen.

Echtkosten

Für fest angestellte Mitarbeiter wurden bislang keine Kosten in der Kalkulation ausgewiesen. Ab dieser Version werden auch dort basierend auf dem im Abrechnungszeitraum hinterlegten Gehalt zzgl. der Lohnnebenkosten ein durchschnittlicher Stundenlohn berechnet und für die Berechnung der Ist-Kosten verwendet.

Zuschläge

In den Preislisten für Kunden und Mitarbeiter lassen sich nun auch Zuschläge analog der Mitarbeiter-Konfiguration hinterlegen. Diese werden dann sowohl bei der Kalkulation als auch in der Rechnungsbeilage verwendet.

Standard-Preislisten

Für jeden Kunden kann ab dieser Version je eine Preisliste für VK und EK definiert werden. Bei neu erstellten Jobs werden dann automatisch diese Preislisten verwendet.

Fixe Pausen

In der Kalkulation wird der geplante Rahmen eines Jobs für die Berechnung herangezogen. Oft beinhaltet dieser Rahmen jedoch auch eine Pause, die nicht gezielt definiert ist. Aus diesem Grund kann ab sofort je Job eine Pause hinterlegt werden, die dann bei der Kalkulation von der Dauer des Jobs abgezogen wird.

Fremdkalender

Die Möglichkeit, Fremdkalender in CrewBrain zu importieren, erfreut sich stetig wachsender Beliebtheit. Mit der neuen Version erweitern wir die Fremdkalender um zwei wichtige und oft nachgefragte Funktionen.

Freigaben

Fremdkalender können künftig individuell für alle oder ausgewählte Mitarbeiter freigegeben werden. Daneben sind auch Freigaben an Benutzergruppen oder Abteilungen möglich. Für jede Freigabe kann zudem definiert werden, welche Informationen des Fremdkalenders freigegeben werden sollen.

Überschneidungen

Optional kann ein Fremdkalender künftig auch für die Prüfung auf Überschneidungen berücksichtigt werden. Bindet ein Mitarbeiter beispielsweise seinen Outlook-Kalender ein und aktiviert diese Funktion, so sehen Disponenten automatisch, wenn sich ein Job mit einem in Outlook hinterlegten Ereignis des Mitarbeiters überschneidet.

Zuschläge

Neben der Tatsache, dass Zuschläge künftig auch für Preislisten hinterlegt werden können ist es nun zudem möglich, bis zu drei Zuschläge für Nachtarbeit zu hinterlegen. Sofern sich die Höhe des Zuschlags im Laufe einer Nacht ändert, kann dies somit ebenfalls abgebildet werden.

Datev-Export

Immer mehr Kunden nutzen die Möglichkeit, Datev-kompatible Schnittstellendateien zu erstellen. Da hier teilweise auch verschiedene Personaltypen mit unterschiedlichen Lohnarten bedient werden müssen, können künftig unter Verwaltung > Zeiterfassung > Datev-Export entsprechende Profile erstellt werden, die dann den Mitarbeitern zugewiesen werden können.

Jobs & Projekte

Im Bereich der Jobs & Projekte haben wir eine ganze Reihe an nützlichen Erweiterungen vorgenommen.

Kategorien aufteilen

Kategorien lassen sich ab sofort innerhalb eines Jobs nachvollziehbar aufteilen und mit Kommentaren versehen. Hierzu wurde eine „Bearbeiten“-Funktionalität für die Kategorien eingeführt. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn zunächst nur grob geplant wird und die Disponenten die grobe Planung später detailliert ausarbeiten.

Projekt-Dokumente

Auch für Dokumente in Projekten kann ab dieser Version hinterlegt werden, wer Zugriff auf diese Dokumente erhalten soll. Damit wird es möglich, die übergreifenden Dokumente beispielsweise für alle Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen, die innerhalb des Projekts angefragt oder gebucht sind.

Status beim Kopieren

Bislang wurde der Status beim Kopieren von Jobs auf „Unbekannt“ zurückgesetzt. Ab dieser Version kann der Status beim Kopieren individuell gewählt werden.

Abgerechnete Jobs

Standardmäßig können bei abgerechneten Jobs keine Arbeitszeiten mehr erfasst oder geändert werden. Dies kann ab dieser Version unter Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein geändert werden.

HTML-Textvorlagen

In allen manuell versandten E-Mails zu einem Job können ab sofort auch HTML-Textvorlagen inklusive Formatierung verwendet werden. Dies bietet zusätzliche Möglichkeiten, beispielsweise um wichtige Abschnitte des Textes hervorzuheben.

Rückfrage-Mail

Bereits seit langem gibt es die Möglichkeit, eine Rückfrage-Mail an die Mitarbeiter eines Jobs zu senden. Diese wurde bislang automatisch bei „fertig geplant“ versandt und kann ab sofort auch manuell verschickt werden. Die Mail enthält einen Link, über den der Mitarbeiter die Buchung final bestätigen kann. Sobald der Link geklickt wurde, wird der Name in der Liste grün.

Kalender

Auch in verschiedenen Kalender-Ansichten haben wir Optimierungen vorgenommen. Diese betreffen die Ansichten selbst aber auch die Filtermöglichkeiten in den verschiedenen Ansichten.

Balkenansicht

In der Balkenansicht wird für jeden Mitarbeiter nun auch angezeigt, wie viele Buchungen in diesem Zeitraum vorliegen und wie viele Stunden diese Buchungen (gem. Kalkulation) umfassen.

Filteroptionen

Die Filteroptionen wurden um eine Möglichkeit ergänzt, nach disponierten Personen zu filtern. So können die Kalender-Ansichten z.B. auf Personen eingeschränkt werden, die noch nicht angefragt oder gebucht wurden oder nur solche, die gebucht sind.

Bewerbungen

Das Bewerbungsfeature haben wir bereits im Januar ausführlich vorgestellt und auch viel Feedback erhalten. In dieser Version haben wir die Funktionalitäten daher noch um einige Punkte erweitert.

Individuelle Status

In der Verwaltung können die Status-Bezeichnungen für die Bewerbungen nun individuell festgelegt werden.

Kategorien

Bislang wurden immer alle Mitarbeiter-Kategorien im Bewerbungsformular angezeigt. Ab dieser Version kann für jede Kategorie hinterlegt werden, ob sie angezeigt werden soll oder nicht.

Weitere Anpassungen

Wie gewohnt haben wir auch weitere Anpassungen vorgenommen, die wir Ihnen gerne vorstellen möchte.

Aufgaben aus Eventworx

Bei der Synchronisation von Angeboten und Aufträgen können ab sofort auf Wunsch auch die Aufgaben aus Eventworx übernommen werden. Diese werden jedoch nur in CrewBrain angelegt, eine Rückmeldung an Eventworx (z.B. bei erledigten Aufgaben) ist nicht möglich.

Vorschau in der Monatsansicht

In der Monatsansicht kann nun wie auch in der Wochenansicht die Vorschau bei MouseOver individuell deaktiviert werden. Hierfür gibt es links eine neue Schaltfläche "Monatsansicht konfigurieren".

Neue Rechte

Unter Verwaltung > Benutzergruppen können zwei neue Rechte vergeben werden. So ist es nun möglich, den den Zugriff auf das elektronische Verbandbuch sowie die eigenen Arbeitsmittel unter „Mein Account“ für einzelne Benutzer zu unterbinden.

Arbeitsmittel

Bei den Arbeitsmitteln ist es nun möglich, den Mitarbeiter zu ändern. So kann ein Arbeitsmittel, welches an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben wird entweder verschoben oder kopiert und dann verschoben werden.

Sortierung für Kommentare & Projekt-Doku

Bei der Projekt-Dokumentation und bei Kommentaren in einer Aufgabe kann der Benutzer ab dieser Version individuell wählen, ob die Einträge zeitlich auf- oder absteigend sortiert sein sollen.

Outlook-Termine nur noch für Buchungen

Beim Hinterlegen einer Outlook-Mail-Adresse, an welche CrewBrain mit Outlook kompatible Termineinladungen senden, kann nun gewählt werden, ob diese Einladungen für alle Anfragen und Buchungen oder nur für Buchungen gesendet werden sollen.

Die neue CrewBrain-App

Bereits im Februar haben wir die neue CrewBrain-App vorgestellt und uns über das viele positive Feedback und die Verbesserungsvorschläge gefreut. Derzeit konzentrieren wir uns darauf, die bestehenden Funktionalitäten zu optimieren und die noch fehlenden Funktionalitäten aus der WebApp zu integrieren. Die App wird derzeit in kürzeren Zyklen auch ohne spezielle Update-Info aktualisiert.