CrewBrain-Optimierungen für einen erfolgreichen Restart in der Event-Branche

Sehr geehrte Kunden,

die Veranstaltungs-Saison nimmt langsam aber sicher Fahrt auf und auch wir durften Ende April zum ersten Mal wieder an einer Messe teilnehmen. Zwar waren wir in diesem Jahr selbst auch nur als Besucher vertreten, dennoch war es auch für uns eine gute und wichtige Erfahrung, dass Veranstaltungen und Messen wieder möglich sind.

Um Ihnen die Planung und Durchführung der anstehenden Veranstaltungen noch weiter zu erleichtern, haben wir wieder einmal ein großes Paket an neuen Funktionen und Optimierungen geschnürt. Dieses Update möchte ich Ihnen wie gewohnt im Rahmen dieser Update-Info vorstellen, es steht allen Kunden ab morgen automatisch zur Verfügung.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit CrewBrain

Sven Schlotthauer

Generierung von Arbeitsverträgen

Der Personalmangel in der Event-Branche ist allgegenwärtig. Da aktuell viele Firmen neue Mitarbeiter einstellen, haben wir ein Feature entwickelt, mit welchem Arbeitsverträge schnell und einfach direkt in CrewBrain aus Vorlagen erzeugt werden können.

Vorlagen für Verträge

Die Vorlagen können in der Verwaltung unter System > Textvorlagen angelegt werden. Das System erzeugt dort automatisch eine Kategorie „Arbeitsverträge“ und einen Standard-Vertrag, welcher individuell angepasst werden muss. Bei Bedarf können in dieser Kategorie auch mehrere Vertragstexte hinterlegt werden.

Vertrag erzeugen

Das Erzeugen von Arbeitsverträgen erfolgt direkt aus dem jeweiligen Mitarbeiter-Profil. Dort kann über das Druck-Symbol oben der Arbeitsvertrag und anschließend die gewünschte Textvorlage gewählt werden.

RV-Befreiung

Speziell für Kunden in Deutschland haben wir zudem das Formular zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für Minijobber direkt ins System integriert. Dieses wird automatisch mit den im System hinterlegten Daten erzeugt und kann so direkt weiterverwendet werden.

Dienstanweisungen

Auch im Bereich der Dienstanweisungen haben wir einige Optimierungen vorgenommen.

Kategorien

Dienstanweisungen können künftig auf Basis von Kategorien vergeben werden. Damit ist es möglich, spezielle Anweisungen für Mitarbeiter mit speziellen Tätigkeiten (z.B. als Fahrer, Rigger o.ä.) zu hinterlegen.

Anbieten

Wenn Mitarbeiter sich selbst für Jobs anbieten können kann künftig in der Verwaltung aktiviert werden dass dies nur möglich ist, wenn der Mitarbeiter alle Dienstanweisungen bestätigt hat und über alle Pflicht-Zertifikate verfügt. Diese Funktion kann unter Verwaltung > Jobs > Anfragen & Buchungen aktiviert werden.

Abrechnung & Zeiterfassung

Wie üblich gibt es auch im Bereich der Abrechnung & Zeiterfassung einige Änderungen. In dieser Version sind es vor allem kleinere Optimierungen, die wir hier vorgenommen haben.

Monat abschließen

Die Funktion einen Monat abzuschließen bzw. abzurechnen kann nun als eigenes Recht in den Benutzergruppen vergeben werden. Damit ist es möglich, spezielle Personen zum Beispiel in der Personalabteilung mit dieser Funktion zu betrauen.

Krankmeldungen

Für Krankmeldungen gibt es ab sofort eine eigene Druckansicht. Über diese können Krankmeldungen inklusive der hinterlegten Dokumente als PDF exportiert werden.

Auf Stunden runden

Eine neue Option ermöglicht das Runden von Arbeitszeiten auf volle Stunden. Bislang waren nur viertel oder halbe Stunden möglich, ab dieser Version ist nun auch das Runden auf volle Stunden möglich.

Zwischensumme pro Job

Bei den Abrechnungen wird nun für jeden Job eine Zwischensumme ausgegeben. Auf diese Weise ist es für die Mitarbeiter einfacher nachzuvollziehen, welche Beträge auf welche Jobs entfallen.

DATEV-Export

Beim DATEV-Export kann nun jeder einzelne Mitarbeiter aktiviert oder deaktiviert werden, zudem wird nun für Lohn + Gehalt auch der Export auf Monats- statt Tagesbasis unterstützt.

Zeiten gemeinsam freigeben

Sowohl bei der Zeiterfassung als auch in der Abrechnung ist es nun möglich, alle Zeiten eines Mitarbeiters in einem Schritt freizugeben oder abzulehnen. Auf diese Weise wird der Workflow an dieser Stelle deutlich beschleunigt.

Statistik

Die Statistik wurde in der neuen Version in zwei Bereichen erweitert. So lassen sich nun die Personalkosten auch nach Vorgabe-Zeiten ausgeben, zudem ist es möglich die Statistik der Jobs auf der Startseite der Statistik auch nach Monaten oder Quartalen anzeigen.

Reisekosten

In den Reisekosten ist es ab dieser Version möglich, Belege von einer Abrechnung in eine andere Abrechnung zu verschieben. Zudem können die Reisekosten in der Übersicht nun auch nach Job-Datum sortiert werden.

Covid-19 Daten

Mit dem Wegfall der 3G-Regelungen in vielen Bereichen ist die Notwendigkeit zur Erfassung und damit das Recht zur Speicherung der Covid-19 Daten in den meisten Bereichen entfallen. Dies gilt für Daten zu Impfungen, Tests und Infektionen. Während Daten zu Tests automatisch nach kurzer Zeit gelöscht werden, müssen die Daten zu Impfungen und Infektionen manuell gelöscht werden.

Daten löschen

Die Daten können unter Verwaltung > Arbeitssicherheit > Covid-19 Tests > Datenschutz mit einem Klick zentral gelöscht werden. Wir weisen darauf hin, dass dies dringend zeitnah erfolgen sollte und die Datenschutzbehörden bereits Kontrollen angekündigt haben.

Daten aufbewahren

Sofern bei Ihnen weiterhin die Notwendigkeit besteht, diese Daten vorzuhalten, ist eine weitere Aufbewahrung dieser Daten grundsätzlich möglich. Dies sollte jedoch immer mit dem jeweiligen Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden. Notwendig könnte die Speicherung beispielsweise weiterhin sein, wenn die Nachweise für Grenzübertritte benötigt werden.

MouseClick-Synchronisation

Mit MouseClick haben wir ein weiteres ERP-System an CrewBrain angebunden.

MouseClick richtet sich in erster Linie an Kunden aus dem Bereich Catering und Gastronomie und verfügt über eine umfängliche webbasierte Lösung für die Angebots- und Rechnungserstellung sowie viele weitere Anwendungsfälle. Auch diese Schnittstelle kann direkt in CrewBrain konfiguriert werden, bei Interesse hilft Ihnen unser Support gerne weiter.

Weitere Anpassungen

Natürlich gibt es auch in dieser Version wieder einige kleinere Anpassungen an CrewBrain.

Zusatzinformationen

Bei den Zusatzinformationen gibt es einen neuen Typ „Leer- / Trennzeile“. Mit diesem Typ kann eine optische Trennung in größeren Listen von Zusatzinformationen erzeugt werden.

Fremdkalender

Auch Termine aus Fremdkalendern können ab dieser Version individuell aus dem Kalender ausgeblendet werden.

Eingabefelder in Unterjobs

Sofern die Option „automatische Übernahme in Unterjobs“ für bestimmte Datentypen aktiv ist können diese in den Unterjobs nicht mehr editiert werden. Hiermit beugen wir Verwirrung bzw. Datenverlust vor, da nicht allen Benutzern bewusst ist, dass ihre Eingaben ggf. überschrieben werden.

Die CrewBrain-App

Bereits im Februar haben wir die neue CrewBrain-App vorgestellt und uns über das viele positive Feedback und die Verbesserungsvorschläge gefreut. Derzeit konzentrieren wir uns darauf, die bestehenden Funktionalitäten zu optimieren und die noch fehlenden Funktionalitäten aus der WebApp zu integrieren. Die App wird derzeit in kürzeren Zyklen auch ohne spezielle Update-Info aktualisiert.