Optimierte Fahrzeugverwaltung und weitere Anpassungen​

Fahrzeuge

Neben der Planung des Personals ist auch die Planung der Fahrzeuge bei vielen Kunden ein wichtiger Bestandteil von CrewBrain. Wir haben diese Version genutzt, um in diesem Bereich eine Vielzahl von Optimierungen vorzunehmen.

Kategorien

Fahrzeuge können ab sofort in Kategorien unterteilt werden. Die Kategorien können in der Verwaltung angelegt und im Anschluss analog den Mitarbeiterkategorien auch zur Planung genutzt werden. Auf diese Weise wird es möglich, den Bedarf an Fahrzeugen bereits im Voraus in einem Job zu erfassen. Später können die in Frage kommenden Fahrzeuge dann wie gewohnt im Job disponiert werden.

Inspektionen

Zu jedem Fahrzeug können Inspektionen und Wartungen angelegt werden. Jede Inspektion wird einem Typ (z.B. TÜV oder Inspektion) zugewiesen und für jeden Typ berechnet CrewBrain die nächste Fälligkeit auf Basis eines Zeitraums (z.B. Termin der letzten Inspektion plus ein Jahr) oder des Kilometerstands. Automatische Benachrichtigungen sowie ein neues Dashboard-Widget informieren rechtzeitig über demnächst anstehende Inspektionen oder Wartungen.

Standorte

Vor einigen Versionen haben wir die Möglichkeit eingeführt, verschiedene Standorte einer Firma in CrewBrain zu verwalten. Konsequenterweise lassen sich nun auch Fahrzeuge jeweils einem Standort zuweisen, sodass beispielsweise im Kalender oder im Job schnell danach gefiltert werden kann.

"Urlaub" für Fahrzeuge

Auch für Fahrzeuge können nun Zeiträume eingetragen werden, in denen diese nicht zur Verfügung stehen. Um bestehende Prozesse zu nutzen haben wir hierfür die Urlaubsansicht um die Fahrzeuge erweitert und die Erfassung dieser Zeiträume erfolgt analog zur Erfassung von Urlaub für Mitarbeiter.

Kalender

Auch im Kalender gibt es in dieser Version wieder einige Anpassungen. Teilweise hängen diese mit den Erweiterungen bei den Fahrzeugen zusammen, teilweise beschleunigen sie jedoch auch die Arbeit mit dem Kalender

Weitere Farben

Für Job- und Urlaubskategorien stehen ab sofort weitere Farben zur Verfügung. Damit lassen sich Termine und Veranstaltungen unterschiedlichster Art besser im Kalender voneinander unterscheiden.

Performance

Gerade bei den Übersichten war die Performance (=Ladezeit) in der Vergangenheit oft recht schlecht. Ab sofort werden nur noch die ersten Zeilen geladen und weitere beim scrollen individuell nachgeladen – dies beschleunigt die Arbeit mit den Übersichten.

Fahrzeuge filtern

Da für Fahrzeuge nun auch Kategorien und Standorte hinterlegt werden können, macht es Sinn, auch nach diesen Attributen zu filtern. In allen Übersichten können daher ab sofort auch Fahrzeuge gefiltert werden. Wie bei Mitarbeitern lassen sich diese Filter auch speichern.

Planungsansicht

In der Planungsansicht können bereits seit einigen Versionen die Achsen vertauscht werden. Stehen die Jobs untereinander, so werden zusätzlich auch die Kategorien angezeigt, in denen die Mitarbeiter angefragt oder gebucht sind. Diese können künftig optional ausgeblendet werden.

Jobs

Auch innerhalb der Jobs gibt es einige sinnvolle Erweiterungen. So werden beispielsweise ab sofort die Werte des „Kopieren“-Dialogs gespeichert. Die einzelnen Haken werden damit automatisch immer so vorgelegt, wie sie zuletzt genutzt wurden. Aber wir haben auch noch weitere Anpassungen vorgenommen.

Dokumente

Bei der Sichtbarkeit von Dokumenten innerhalb eines Jobs gibt es ab dieser Version eine neue Option: Sichtbarkeit für ausgewählte Benutzergruppen. Damit ist es möglich, ein Dokument für individuelle Benutzergruppen freizugeben und so noch genauer zu definieren, wer ein Dokument abrufen darf.

Auftragsbestätigung

Für die Mitarbeiter lässt sich schon lange eine individuelle Auftragsbestätigung für einen Job erstellen. Bislang war das jedoch nur aus dem Job selbst, nicht jedoch aus einem Hauptjob oder Projekt möglich. Eine neue Option im Druckmenü stellt nun genau diese Funktionalität zur Verfügung, sodass eine Auftragsbestätigung auch für alle Unterjobs erstellt werden kann. Zudem kann als Adressat neben den Mitarbeitern auch der Kunde ausgewählt werden.

Abrechnung & Zeiterfassung

Ein Update ohne Erweiterung der Zeiterfassung ist inzwischen fast undenkbar. Auch in diesem Bereich sind wir stetig dabei, die Funktionalitäten auszubauen und sinnvolle Erweiterungen vorzunehmen.

RFID-Chips & Barcodes

Über die zentrale Stempeluhr ist es möglich, auch mit Hilfe von RFID-Chips oder Barcode-Karten zu stempeln. Bislang war es hierfür notwendig, dass auf den Karten oder Chips die Personalnummer der Mitarbeiter codiert war. Ab dieser Version ist es möglich, für jeden Mitarbeiter im Abrechnungszeitraum eine individuelle ID für einen RFID-Chip oder Barcode zu hinterlegen.

Automatischer Logout

Vergisst ein Mitarbeiter, über die Stempeluhr eine „Gehen“-Buchung zu erfassen, so wird er nun nach 12 Stunden automatisch vom System ausgeloggt. Die entsprechende Arbeitszeit wird abgeschlossen und als „abgelehnt“ markiert. Der Mitarbeiter wird zudem per Mail darüber informiert, dass er diese Buchung korrigieren muss.

Monate abschließen

In der Abrechnung & Zeiterfassung ist es möglich, die einzelnen Monate mit dem Status „abgerechnet“ bzw. „abgeschlossen“ zu markieren. Um den Workflow zu vereinfachen ist dies ab sofort auch aus der Übersicht für alle Mitarbeiter, Freelancer oder Dienstleister mit einem einzelnen Klick möglich.

Aktive Mitarbeiter

Das Dasbhoad-Widget „Aktive Mitarbeiter“ wurde um einige zusätzliche Funktionen erweitert. Optional können sich Administratoren jetzt anzeigen, wer seit wann eingestempelt ist. Für Disponenten gibt es die nützliche Funktion, sich Mitarbeiter anzeigen zu lassen die aktuell in einem Job gebucht, aber derzeit noch nicht eingestempelt sind.

Weitere Optimierungen

Natürlich gibt es neben den großen Themen auch noch einige kleinere Anpassungen, die die Arbeit mit CrewBrain erleichtern und das System um nützliche Funktionen ergänzen.

• Für die Arbeitsmittel, die in den Mitarbeiter-Stammdaten hinterlegt werden können, lassen sich ab dieser Version analog der Fahrzeuge Inspektionen bzw. Wartungsintervalle hinterlegen. Auf diese Weise lassen sich hier Prüfprotokolle vollständig digital erfassen und nachhalten. Eine Druckfunktion, mit der eine Liste aller hinterlegten Arbeitsmittel inklusive Prüfungsergebnis erstellt werden kann, rundet die Funktionalität ab.
• Wird für einen Mitarbeiter Urlaub oder eine Krankmeldung angelegt, so kann nun mit einer zusätzlichen Checkbox angegeben werden, ob die Verfügbarkeit für die Jobs im selben Zeitraum auf „nicht verfügbar“ gesetzt werden soll. Wird diese Checkbox aktiviert, werden auch die Disponenten entsprechend benachrichtigt.
• In der Verwaltung kann eine „Antwort-An“-Adresse für alle E-Mails hinterlegt werden. Klickt ein Mitarbeiter bei einer E-Mail in seinem Mailprogramm auf „antworten“, so wird die Antwort an diese Adresse geschickt. Ab dieser Version ist es möglich, diese Adresse mit der im Profil des jeweiligen Benutzer hinterlegten Adresse zu überschreiben. Die dafür notwendige Einstellung findet sich unter Verwaltung > E-Mail > Signaturen.