Bewerbermanagement und andere Erweiterungen in CrewBrain

Bewerbermanagement

Bereits 2021 haben wir in einem „stillen“ Update eine neue Funktion eingeführt, mit der über ein Bewerber-Formular die Daten von potentiellen Mitarbeitern oder Freelancern direkt in CrewBrain erfasst werden können. Mit der neuen Version haben wir diese Funktion zu einem vollständigen Bewerber-Management ausgebaut

Formular aktivieren

Das Formular muss zunächst unter Verwaltung > Personal > Bewerbung aktiviert werden und steht dann über einen festen Link zur Verfügung. Es kann somit auf Wunsch auch direkt in eine Website eingebunden werden. Wichtig: das Formular kann nur aktiviert werden, wenn das Impressum und die Datenschutzerklärung unter Verwaltung > Gesetzliche Vorgaben vollständig gefüllt sind.

Bewerbungsprozess

Erfasst werden können neben den Stammdaten auch Zusatzdaten-Felder sowie eine Selbsteinschätzung der Bewerber auf die verfügbaren Personal-Kategorien. Auch die Übernahme von Dokumenten (z.B. Lebensläufe, Anschreiben, etc.) kann individuell aktiviert werden. Daneben gibt es drei Standard-Texte, die den Bewerbern während der Bewerbung angezeigt werden.

Bewerber verwalten

Die Daten der Bewerber werden in einer eigenen Kategorie in den Stammdaten abgespeichert. Dort lässt sich der Status der Bewerbung verfolgen (z.B. Einladung zum Gespräch, Abgelehnt, etc.) und die Bewerber können mit wenigen Klicks übernommen und zu Mitarbeitern oder Freelancern konvertiert werden.

Löschkonzept

Auch für die Bewerber gilt ein automatisches Löschkonzept, welches die Daten standardmäßig vier Monate nach der Ablehnung eines Bewerbers automatisch löscht. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Gedanken um den datenschutzkonformen Umgang mit Bewerberdaten machen.

Unterteilung der Kategorien

Bei den Personalkategorien kann künftig wie auch bei den Jobtypen mit Unterteilungen gearbeitet werden. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise verschiedene Gewerke im System abbilden.

Unterteilungen anlegen

Die Unterteilungen werden in der Verwaltung unter Personal > Kategorien angelegt. Die Kategorien können anschließend per Drag & Drop oder durch Bearbeiten der gewünschten Kategorie den neuen Unterteilungen zugeordnet werden.

Farben für Kategorien

Zusätzlich haben wir auch für Personalkategorien die Möglichkeit geschaffen, diese Farblich zu kennzeichnen. So ergibt sich auch optisch eine schnellere Zuordnung, beispielsweise im Personalplan eines Jobs.

Filteroptionen

An einigen Stellen in CrewBrain haben wir auch direkt die Filter-Möglichkeiten für die Personalkategorien angepasst. Hier kann nun schnell nach ganzen Unterteilungen und deren zugehörigen Kategorien gefiltert werden.

Fahrzeugkategorien

Auch bei den Fahrzeugkategorien ist die neue Unterteilung analog der Personalkategorien möglich und kann in der Verwaltung unter Fahrzeuge > Kategorien konfiguriert werden.

Signaturfunktion für Arbeitszeiten

Immer wieder kommt es vor, dass der Auftraggeber vor Ort die geleisteten Arbeitszeiten der Mitarbeiter prüfen will oder muss. Für diesen Zweck gibt es in der WebApp nun eine integrierte Signatur-Funktion, mit welcher ein Mitarbeiter sich seine Arbeitszeiten direkt in CrewBrain unterschreiben lassen kann.

Signatur erfassen

Die Signatur lässt sich über die WebApp aufrufen. Mitarbeiter und Freelancer können hierzu die eigenen Arbeitszeiten zu einem Job aufrufen und anschließend oben rechts auf das Signatur-Icon klicken. Für Projektleiter gibt es zudem die Möglichkeit die Zeiten aller Mitarbeiter gesammelt signieren zu lassen

Abruf der Signaturen

In den Arbeitszeiten zu einem Job findet sich ein neues Icon, mit welchem angezeigt wird, ob die betreffende Zeit bereits signiert ist (eine Signatur kann immer eine oder mehrere Zeiten umfassen). Wird auf das Icon geklickt, öffnet sich eine PDF-Darstellung der Signatur und allen zugeordneten Arbeitszeiten.

Optimierungen in Jobs

Auch im Job-Dialog gibt es wieder ein paar kleinere Optimierungen, die das Arbeiten mit CrewBrain sowohl für Disponenten und Projektleiter als auch für Mitarbeiter und Freelancer einfacher machen.

Bemerkungsfeld für Fahrzeuge

Auch für Fahrzeuge ist nun das Bemerkungsfeld verfügbar, welches es bereits für Mitarbeiter gibt. Auf diese Weise lassen sich Hinweise und Informationen speichern, die dann auch in der Übersicht der Unterjobs angezeigt werden.

Standardfilter Anfrage-Dialog

Der neue Anfrage-Dialog startet derzeit immer mit der Selektion auf „Mitarbeiter“. Ab sofort kann jeder Benutzer unter Mein Account > Einstellungen hier definieren, ob zusätzlich auch Freelancer, Dienstleister und Fahrzeuge sofort beim Öffnen durchsucht werden sollen.

Anbieten von Mitarbeitern

Mitarbeiter und Freelancer können sich aktiv zu Jobs anbieten bzw. sich selbst dort eintragen. Dies ist ab sofort auch aus einem Hauptjob heraus für alle bzw. ausgewählte Unterjobs in einem Schritt möglich.

Weitere Optimierungen

Neben den bereits genannten Optimierungen haben wir auch viele weitere Kleinigkeiten angepasst und verbessert. Die interessantesten haben wir im Folgenden aufgeführt.

Abrechnungszeiträume kopieren

Wird für einen Mitarbeiter oder Freelancer ein Abrechnungszeitraum hinzugefügt kann nun gewählt werden, ob dieser von einem anderen Mitarbeiter oder Freelancer übernommen werden soll. Dies ermöglich es, die Abrechnungszeiträume wesentlich schneller zu erfassen und auch für mehrere Personen zu verwenden.

Neues Recht für Geburtstage

Bereits seit längerem gibt es die Möglichkeit, den Zugriff auf Geburtstage über die Benutzergruppen zu beschränken. Nun gibt es ein zusätzliches Recht, mit welchem global definiert werden kann, ob Mitarbeiter oder Freelancer Zugriff auf den Geburtstagskalender (z.B. als Dashboard-Widget oder im Kalender) haben.

Projekte im Kalender anlegen

Bei einem Klick auf ein Datum im Kalender öffnet sich automatisch der Dialog für einen neuen Job bzw. Termin. Wahlweise kann dieses Verhalten unter Verwaltung > Kalender > Allgemein ab sofort auch dahingehend angepasst werden, dass sich der Dialog für ein neues Projekt öffnet.

Neues Rundungsformat für Arbeitszeiten

Bei den Arbeitszeiten gibt es ein neues Rundungsformat. So kann nun auch bis 5 Minuten abgerundet und danach auf die nächsten 15 Minuten aufgerundet werden. Die Einstellung findet sich unter Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein.

Erweiterter DATEV-Export

Der DATEV-Export, mit welchem die Arbeitsstunden der Mitarbeiter für die DATEV-Produkte Lodas und Lohn + Gehalt exportiert werden können, steht ab dieser Version auch für Mitarbeiter mit Gleitzeitkonto zur Verfügung. Wie auch bei Mitarbeitern mit Abrechnung nach Stunden oder Pauschalen kann der Export über das Download-Icon in der Zeiterfassung aufgerufen werden.

CrewBrain-Wiki

Unser CrewBrain-Wiki wächst stetig und wird mit jeder neuen Update-Info erweiter. Haben Sie bereits im Wiki gestöbert? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

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