Warum doppelte Kalenderpflege im Alltag so viel Zeit kostet

In vielen Unternehmen läuft die Einsatzplanung längst digital – und trotzdem werden Termine zusätzlich noch einmal manuell in Outlook oder einem anderen Kalender gepflegt. Jobs aus der Personalplanung, Urlaube, Feiertage oder andere Verfügbarkeiten landen damit an mehreren Stellen gleichzeitig. Was zunächst nach einer kleinen Zusatzaufgabe klingt, wird im Alltag schnell zu einem echten Zeitfresser.

Denn doppelte Kalenderpflege bedeutet nicht nur mehr Aufwand. Sie erhöht auch das Risiko, dass Informationen auseinanderlaufen, Änderungen übersehen werden oder Termine versehentlich doppelt im Kalender stehen. Gerade dann, wenn sich im Tagesgeschäft ständig etwas verschiebt, wird aus einem einfachen Kalendereintrag schnell unnötige Abstimmungsarbeit.

Zwei Systeme, doppelte Arbeit

Das Grundproblem ist schnell erklärt: Die eigentliche Planung findet in CrewBrain statt, der persönliche Arbeitsalltag aber oft zusätzlich im Outlook-Kalender oder in einer anderen Kalenderanwendung. Wenn beide Welten nicht miteinander verbunden sind, müssen Informationen manuell übertragen werden.

Das betrifft zum Beispiel:

• Anfragen zu Jobs
• feste Buchungen
• hinterlegte Vorgabezeiten
• Urlaube
• Feiertage

Jede manuelle Übertragung kostet Zeit – und muss bei Änderungen im Zweifel erneut gemacht werden. Je mehr Personen beteiligt sind, desto größer wird der Abstimmungsaufwand.

Änderungen sind der eigentliche Knackpunkt

Solange ein Termin einmalig eingetragen wird und danach unverändert bleibt, scheint der Mehraufwand noch überschaubar. Wirklich kritisch wird es aber bei kurzfristigen Anpassungen.

Verschiebt sich eine Anfangszeit, wird ein Einsatz storniert oder kommt ein neuer Termin hinzu, müssen diese Änderungen wieder an mehreren Stellen gepflegt werden. Genau hier entstehen Missverständnisse: Der Einsatz wurde in CrewBrain aktualisiert, im Outlook-Kalender steht aber noch der alte Stand. Oder ein Mitarbeiter verlässt sich auf einen Kalendereintrag, der längst nicht mehr aktuell ist.

Gerade in dynamischen Einsatzplänen ist das ein unnötiges Risiko.

Es gibt verschiedene Wege, Kalenderpflege zu reduzieren

Wer doppelte Kalenderpflege vermeiden möchte, hat dafür verschiedene Möglichkeiten. Je nachdem, wie Kalenderinformationen genutzt werden sollen, können unterschiedliche Wege sinnvoll sein.

Ein iCal-Abonnement ist eine praktische Möglichkeit, CrewBrain-Termine in einem externen Kalender sichtbar zu machen. So lassen sich Einsätze zusätzlich im eigenen Kalenderumfeld anzeigen. Die Termine erscheinen dabei in der Regel in einem separaten abonnierten Kalender, was für viele Anwendungsfälle bereits vollkommen ausreicht.

Auch Fremdkalender sind eine sinnvolle Ergänzung – insbesondere dann, wenn externe Termine in CrewBrain sichtbar sein sollen. Auf diese Weise können zusätzliche Kalenderinformationen in die Planung einbezogen werden, was vor allem bei der Verfügbarkeitsübersicht hilfreich ist.

Die Office-365-Synchronisation geht noch einen Schritt weiter und verbindet beide Richtungen miteinander: Einerseits werden Anfragen, Buchungen sowie optional auch Urlaube und Feiertage aus CrewBrain direkt in den Outlook-Kalender übernommen – und zwar nicht nur in einer zusätzlichen Kalenderansicht, sondern unmittelbar in den gewählten Standardkalender des Nutzers. Andererseits können Outlook-Termine in CrewBrain als Fremdkalender dargestellt werden. So werden Kalenderinformationen nicht nur zusätzlich sichtbar, sondern besonders eng in den täglichen Arbeitsablauf integriert.

Office-365-Sync verbindet Planung und Kalenderalltag

Genau hier liegt der große Vorteil der Office-365-Synchronisation von CrewBrain. Während ein iCal-Abonnement CrewBrain-Termine in einem separaten Kalender sichtbar macht, integriert die Office-365-Synchronisation Anfragen und Buchungen direkt in den gewählten Standardkalender des Nutzers. Gerade für Teams, die Outlook als zentralen Arbeitskalender nutzen, reduziert das die Wechsel zwischen verschiedenen Kalenderansichten deutlich.

Optional können auch Urlaube und Feiertage übertragen werden. Sind in Jobs Vorgabezeiten hinterlegt, erscheinen auch diese direkt im Kalender.

Das spart nicht nur manuelle Pflege, sondern hilft vor allem dabei, dass Informationen konsistent bleiben. Neue Jobs werden annähernd in Echtzeit an Office 365 übertragen, bestehende Einträge werden nach der Verknüpfung ebenfalls automatisch übernommen.

So wird aus zwei getrennten Welten ein deutlich reibungsloserer Prozess.

Auch externe Outlook-Termine lassen sich in die Planung einbeziehen

Fremdkalender sind besonders dann hilfreich, wenn externe Termine in die Verfügbarkeitsplanung einfließen sollen. Die Office-365-Synchronisation ergänzt diesen Ansatz, indem sie nicht nur externe Outlook-Termine in CrewBrain sichtbar machen kann, sondern gleichzeitig auch CrewBrain-Termine direkt zurück in den Outlook-Arbeitsalltag überträgt.

Mitarbeiter sehen ihre Termine gebündelt, und Disponenten können besser einschätzen, wann jemand wirklich verfügbar ist. Gerade in Teams mit vielen parallelen Einsätzen schafft das deutlich mehr Transparenz.

Weniger Pflegeaufwand, mehr Übersicht

Schon ein iCal-Abonnement oder eingebundene Fremdkalender können helfen, Kalenderinformationen besser zugänglich zu machen. Besonders nahtlos wird der Ablauf aber dann, wenn Planung und persönlicher Arbeitskalender direkt miteinander verbunden sind.

CrewBrain unterstützt das unter anderem mit:

• automatischer Übertragung von Anfragen und Buchungen an Outlook
• optionaler Synchronisation von Urlauben und Feiertagen
• Übernahme von Vorgabezeiten aus Jobs
• Darstellung von Outlook-Terminen als Fremdkalender in CrewBrain
• individueller Konfiguration der Sichtbarkeit je Nutzer

Fazit

Doppelte Kalenderpflege wirkt auf den ersten Blick oft wie eine Kleinigkeit. Im Alltag summiert sie sich jedoch schnell zu unnötigem Aufwand, veralteten Einträgen und zusätzlicher Abstimmung.

Je nach Anforderung können bereits iCal-Abonnements oder Fremdkalender helfen, Kalenderinformationen besser sichtbar und planbarer zu machen. Wenn CrewBrain und Outlook im Alltag jedoch möglichst eng zusammenspielen sollen, bietet die Office-365-Synchronisation den nahtloseren Weg. Termine müssen nicht mehrfach gepflegt werden, Änderungen bleiben besser nachvollziehbar und sowohl Mitarbeiter als auch Disponenten profitieren von mehr Übersicht im täglichen Ablauf.

Wie du deinen 45-Tage-Testzeitraum startest

Es ist ganz einfach:

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„Lange Zeit waren wir auf der Suche nach einer Dispositionssoftware, die unsere tägliche Arbeit umfassend und sinnvoll erleichtert. Im Sommer 2016 sind wir auf CrewBrain aufmerksam geworden. Nach einer intensiven Zusammenarbeit über sechs Monate konnten wir bereits 2017 CrewBrain voll in unseren Arbeitsalltag integrieren. Unser zeitlicher Aufwand für die Projekt- und Personalplanung hat sich seither halbiert. Unsere Mitarbeiter profitieren von der guten Übersicht sowie der mobilen App. Es kommen nach und nach praktische Features wie z. B. die Reisekostenabrechnung oder auch spezielle Ansichten hinzu, die uns den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.“

– Malte Jäger, Geschäftsführer, BigRig Berlin GmbH

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