Beim ESC sorgt BIGRIG als Official Technical Supplier hinter den Kulissen mit CrewBrain für reibungslose Einsatzplanung.
Großveranstaltungen wie der Eurovision Song Contest zählen zu den anspruchsvollsten Produktionen der Veranstaltungsbranche. Hunderte Crewmitglieder, komplexe technische Abläufe, enge Zeitpläne und eine präzise Koordination verlangen nach einer Lösung, die jederzeit zuverlässig funktioniert.
Seit vielen Jahren ist CrewBrain für BIGRIG das zentrale Werkzeug zur Planung und Organisation von Veranstaltungen, unabhängig davon, ob es sich um kleinere Produktionen oder internationale Großevents wie den ESC handelt.
Für Matthias Rau von BIGRIG steht dabei vor allem eines im Fokus: Stabilität und Verlässlichkeit.
„Für uns macht es keinen Unterschied, ob ein Projekt klein oder so groß wie der ESC ist. Die Prozesse müssen stabil funktionieren. CrewBrain unterstützt uns dabei zuverlässig in jeder Projektgröße.“
Als Official Technical Supplier des ESC verantwortete BIGRIG zahlreiche technische Abläufe im Bereich Rigging. Damit alle Prozesse effizient ineinandergreifen konnten, kam CrewBrain in mehreren zentralen Bereichen zum Einsatz.
Zentrale Crew- und Einsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung bildet das Herzstück jeder Veranstaltung. Gerade bei internationalen Produktionen mit vielen Schichten, unterschiedlichen Gewerken und kurzfristigen Änderungen ist eine zentrale Übersicht unverzichtbar.
Mit CrewBrain konnte BIGRIG sämtliche Crewmitglieder, Einsatzzeiten und Zuständigkeiten zentral koordinieren. Änderungen im Ablauf ließen sich in Echtzeit kommunizieren, wodurch alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand waren.
Das erleichtert nicht nur die Planung im Vorfeld, sondern sorgt auch während der laufenden Produktion für maximale Transparenz und schnelle Reaktionszeiten.
Fahrzeug- und Reiseplanung effizient organisiert
Neben der Crewplanung spielte auch die Fahrzeug- und Reiseplanung eine entscheidende Rolle. Bei großen Produktionen mit unterschiedlichen Crewstärken und vielen verschiedenen An- und Abreisen ist eine genaue und effiziente Reiseplanung entscheidend.
Mit CrewBrain konnte BIGRIG Fahrzeuge und Reisen zentral organisieren und mit den jeweiligen Einsätzen verknüpfen. Dadurch entstand eine durchgängige Planung ohne Medienbrüche – von der Anreise bis zum Einsatz vor Ort.
Digitale Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung
Auch die Zeiterfassung lief vollständig über CrewBrain. Arbeitszeiten konnten direkt digital erfasst und den jeweiligen Projekten zugeordnet werden. Das reduzierte den administrativen Aufwand erheblich und vereinfachte die Nachbereitung der Produktion.
Zusätzlich unterstützte CrewBrain die Reisekostenabrechnung. Gerade bei großen Produktionen mit vielen Beteiligten sorgt eine strukturierte Erfassung von Reisen und Spesen für deutlich effizientere Prozesse in Verwaltung und Abrechnung.
Gefährdungsbeurteilungen direkt im System erstellen
Ein besonders wichtiger Bestandteil bei Produktionen ist das Thema Sicherheit. Für BIGRIG ist daher die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen ein zentraler Bestandteil der Projektorganisation.
Mit CrewBrain können Gefährdungsbeurteilungen direkt innerhalb der Projektplanung erstellt und dokumentiert werden. Dadurch sind sicherheitsrelevante Informationen jederzeit zentral verfügbar und direkt mit den jeweiligen Einsätzen verknüpft.
Skalierbar für kleine und große Produktionen
Der Einsatz beim ESC zeigt, wie flexibel und skalierbar CrewBrain im Veranstaltungsalltag eingesetzt werden kann. Ob kleine Corporate-Veranstaltung, Tourproduktion oder internationale TV-Großveranstaltung – die Anforderungen an Planung, Kommunikation und Organisation wachsen stetig. CrewBrain unterstützt BIGRIG dabei, diese Prozesse effizient, transparent und zuverlässig abzubilden.
Wir danken Matthias Rau für das Gespräch und die Einblicke in die Tätigkeit von BIGRIG beim ESC.
Foto: ORF/Roman Zach-Kiesling
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