Zweimal im Jahr stellt sich die gleiche Frage: Was passiert bei der Zeitumstellung mit der Arbeitszeiterfassung? In der Veranstaltungsbranche, wo häufig nachts gearbeitet wird und Schichten nahtlos ineinandergreifen, kann die Umstellung von Sommer- auf Winterzeit (und umgekehrt) leicht zu Unklarheiten oder sogar Abrechnungsfehlern führen.
Damit es weder zu technischen Problemen noch zu Unstimmigkeiten mit Mitarbeitenden kommt, sollten Betriebe einige Punkte besonders im Blick behalten.
Die Zeitumstellung – kleine Änderung, große Wirkung
Wenn die Uhren im Frühjahr eine Stunde vorgestellt (Sommerzeit) oder im Herbst eine Stunde zurückgestellt (Winterzeit) werden, hat das direkte Auswirkungen auf jede Schicht, die in dieser Nacht stattfindet:
- Sommerzeitbeginn (eine Stunde weniger)
Eine Schicht, die von 22:00 bis 6:00 Uhr geplant ist, dauert effektiv nur sieben Stunden statt acht.
→ Mitarbeitende arbeiten also eine Stunde weniger, obwohl die Uhrzeit „normal“ aussieht. - Winterzeitbeginn (eine Stunde mehr)
Hier dauert dieselbe Schicht plötzlich neun Stunden, weil die Stunde zwischen 2:00 und 3:00 Uhr zweimal vorkommt.
→ Mitarbeitende arbeiten eine Stunde länger, sofern sie durchgehend im Einsatz sind.
In der Eventbranche betrifft das vor allem Auf- und Abbaucrews, Techniker, Sicherheitskräfte, Nachtlogistik und Rigger, die oft nachts arbeiten.
Zeiterfassungssysteme: Stolperfallen in der Umstellungsnacht
Automatische oder manuelle Umstellung
Moderne elektronische Zeiterfassungssysteme synchronisieren sich automatisch mit Internet-Zeitservern. Trotzdem sollten Sie prüfen, ob Ihr System die Umstellung korrekt und einmalig durchführt.
Doppelte Zeitstempel und fehlende Stunden
In der Nacht der Umstellung kann es vorkommen, dass:
- bei der Winterzeit zwei identische Buchungen (z. B. zweimal 02:15 Uhr) auftauchen, oder
- bei der Sommerzeit Zeitstempel (z. B. 02:30 Uhr) gar nicht existieren.
Zeiterfassungssysteme müssen in der Lage sein, diese Sonderfälle eindeutig zu interpretieren, etwa durch interne UTC-Zeitbasis oder spezielle Logiken für die Umstellungsnacht.
In CrewBrain werden für die Arbeitszeiten Zeitstempel verwendet, mit welchen die Sekunden seit dem 01. Januar 1970 gezählt werden. Diese Zählweise ist immer eindeutig und unabhängig von Zeitzonen oder Zeitumstellungen. Erst bei der Darstellung werden die Zeiten in die jeweilige Zeitzone und damit auch Sommer- oder Winterzeit umgerechnet.Wie geht CrewBrain mit der Zeitumstellung um?
Manuelle Nachbearbeitung
Gerade bei älteren oder standortgebundenen Systemen lohnt sich ein Blick in die Einstellungen:
- Ist die Zeitzone korrekt eingestellt?
- Gibt es eine Option „Sommerzeit automatisch anpassen“?
- Werden Nachtzuschläge auf Basis der tatsächlichen Arbeitszeit oder der Uhrzeit berechnet?
Nein, in CrewBrain werden Anpassungen zwischen Sommer- und Winterzeit automatisch vorgenommen. Lediglich die Zeitzone muss einmalig je Account korrekt eingestellt werden, sofern sie bei der Registrierung nicht bereit korrekt hinterlegt wurde.Sind manuelle Anpassungen in CrewBrain notwendig?
Auswirkungen auf Abrechnung und Arbeitszeitkonten
Die Zeitumstellung hat auch abrechnungstechnische Folgen:
- Lohnabrechnung:
Bei der Winterzeit entsteht häufig eine Stunde Mehrarbeit, bei der Sommerzeit eine Stunde Minderarbeit. Diese Unterschiede müssen klar und fair abgebildet werden. - Zuschläge:
Nacht- und Sonntagszuschläge sollten sich nach der tatsächlichen Arbeitszeit richten. Die doppelt gezählte Stunde in der Winterzeit darf nicht doppelt vergütet werden, wenn sie nicht tatsächlich gearbeitet wurde. - Arbeitszeitkonten:
Je nach System kann sich der Zeitstand automatisch verändern. Eine manuelle Prüfung hilft, Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Manche tarifliche oder betriebliche Vereinbarungen sehen übrigens vor, dass Mitarbeitende nicht benachteiligt werden dürfen – also z. B. auch bei der Sommerzeitumstellung die volle Schicht vergütet bekommen. Hier sind ggf. manuelle Nacharbeiten notwendig.
Empfehlungen für Veranstaltungsbetriebe
Vor der Zeitumstellung:
- Prüfen Sie die Einstellungen Ihres Zeiterfassungssystems (Zeitzone, Sommerzeitregelung).
- Informieren Sie Ihre Schicht- und Projektleiter über die Umstellung.
- Planen Sie Schichten, die in die Umstellungsnacht fallen, bewusst mit einer Stunde Puffer.
- Beachten Sie die gesetzlichen Vorgaben zu maximalen Arbeitszeiten und Ruhezeiten – die maximale Arbeitszeit von 10 Stunden und die minimale Ruhezeit von 11 Stunden gilt auch während der Zeitumstellung.
Nach der Zeitumstellung:
- Führen Sie am Folgetag eine Stichprobenprüfung der Zeiterfassungen durch.
- Kontrollieren Sie auffällige Arbeitszeiten (z. B. extrem kurze oder lange Schichten).
- Korrigieren Sie bei Bedarf Zeitkonten oder Abrechnungen manuell.
Fazit: Kleine Umstellung, große Wirkung
Die Zeitumstellung ist ein wiederkehrendes, aber oft übersehenes Thema im Veranstaltungsalltag. Gerade in einer Branche, die nachts arbeitet, mobil ist und auf genaue Abrechnungen angewiesen ist, lohnt sich ein kurzer technischer Check doppelt.
Ein sauberes Zeiterfassungssystem und klare Kommunikation sorgen dafür, dass alle Beteiligten – ob Crew, Technik oder Dispo – korrekt erfasst, fair vergütet und rechtssicher dokumentiert werden.
Wie du deinen 45-Tage-Testzeitraum startest
Es ist ganz einfach:
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