Pausen bei der Zeiterfassung: Was Arbeitgeber dürfen – und was nicht

Warum Pausen oft zum Streitpunkt werden

„Ich habe durchgearbeitet, aber das System hat mir automatisch 30 Minuten Pause abgezogen!“ – solche Sätze hört man in vielen Betrieben und liest man in vielen Internet-Foren. Arbeitgeber stehen dann vor der Frage: Darf man Pausen einfach von der Arbeitszeit abziehen, auch wenn der Mitarbeiter keine eingetragen hat?

Das Thema ist rechtlich sensibel. Pausen betreffen nicht nur die Bezahlung, sondern auch den Gesundheitsschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Wer hier Fehler macht, riskiert nicht nur Ärger mit den Beschäftigten, sondern auch Bußgelder oder Nachzahlungen.

In diesem Artikel erklären wir, was das Gesetz vorgibt, warum automatische Pausenabzüge problematisch sein können und wie Arbeitgeber sich rechtssicher aufstellen.

Die gesetzlichen Grundlagen: Pausen sind Pflicht

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt in § 4 klar:

• Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, muss mindestens 30 Minuten Pause machen.
• Wer mehr als 9 Stunden arbeitet, braucht 45 Minuten Pause.

Diese Pausen dienen dem Gesundheitsschutz. Arbeit ohne Unterbrechung gefährdet Konzentration, erhöht das Unfallrisiko und belastet langfristig die Gesundheit. Deshalb ist die Pause nicht optional, sondern Pflicht. In den meisten europäischen Ländern gibt es ähnliche Regelungen.

Wichtig:

• Pausen sind unbezahlte Arbeitsunterbrechungen. Sie gehören also nicht zur Arbeitszeit.
• Pausen müssen im Voraus festgelegt oder vom Mitarbeiter tatsächlich genommen werden. Ein „kurz mal Kaffee holen“ zählt nur dann, wenn es wirklich eine Unterbrechung der Arbeit ist.
• Pausen im Sinne des § 4 ArbZG haben eine Länge von mindestens 15 Minuten.

Pflicht zur Zeiterfassung

Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2022 müssen Arbeitgeber ein objektives Zeiterfassungssystem einführen. Das bedeutet:

• Arbeitszeiten und Pausen müssen korrekt dokumentiert werden.
• Arbeitgeber sind verantwortlich dafür, dass das System funktioniert und keine falschen Zeiten entstehen.
• Beschäftigte dürfen nicht einfach „machen wie sie wollen“ – die Pausenregelung ist Teil des Arbeitsschutzes.

Das macht es für Unternehmen zwingend notwendig, klare Regeln zur Pausenerfassung einzuführen.

Der automatische Pausenabzug – ein Klassiker

Viele Zeiterfassungssysteme sind so eingestellt, dass ab einer bestimmten Arbeitsdauer automatisch Pausen abgezogen werden. Beispiel:

• Ab 6 Stunden Arbeitszeit: Abzug von 30 Minuten.
• Ab 9 Stunden Arbeitszeit: Abzug von 45 Minuten.

Das Problem:

• Was, wenn der Mitarbeiter wirklich keine Pause gemacht hat? Dann wird Arbeitszeit gekürzt, obwohl tatsächlich gearbeitet wurde.
• Umgekehrt: Was, wenn die Pause länger war, aber nur 30 Minuten abgezogen werden? Dann werden Überstunden „geschenkt“.

Beides ist rechtlich heikel. Denn:

• Arbeit = Vergütungspflicht. Wer gearbeitet hat, muss bezahlt werden.
• Pause = keine Arbeit. Wer Pause gemacht hat, darf nicht bezahlt werden.

Automatische Abzüge können also schnell zu falscher Dokumentation oder sogar falschen Lohnabrechnungen führen. Im schlimmsten Fall fehlt der rechtlich notwendige Nachweis, dass Pausen überhaupt gemacht wurden.

Sofern ein Arbeitnehmer seine Arbeitszeit vollkommen frei einteilen kann und darf, kann ein automatischer Pausenabzug eine gute Möglichkeit sein, zur Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen beizutragen. Spätestens wenn Arbeitnehmer aber die Einteilung der Arbeitszeit nicht selbst bestimmen können, ist ein pauschaler Abzug von Pausen ohne Kontrolle ob diese auch tatsächlich durchgeführt werden problematisch.

Rechtliche Konsequenzen für Arbeitgeber

1. Nachzahlungsansprüche der Mitarbeiter
   • Beschäftigte könnten geltend machen, dass sie tatsächlich durchgearbeitet haben.
   • Dann muss der Arbeitgeber die gekürzte Zeit nachzahlen – ggf. auch rückwirkend für mehrere Monate oder Jahre.
2. Risiko vor dem Arbeitsgericht
   • Arbeitnehmerklagen haben hier gute Chancen, weil die Beweislast meist beim Arbeitgeber liegt.
   • Ein verlorener Prozess kann nicht nur teuer, sondern auch rufschädigend sein.
3. Bußgelder nach dem ArbZG
   • Wenn klar wird, dass Pausen nicht genommen werden, aber trotzdem abgezogen wurden, kann die Arbeitsschutzbehörde einschreiten.
   • Ordnungswidrigkeiten können mit Bußgeldern bis zu 15.000 Euro geahndet werden.
4. Strafrechtliche Risiken
   • In Extremfällen – etwa bei systematischer Missachtung der Arbeitszeitregeln – droht sogar ein Strafverfahren (§ 23 ArbZG).

Praktische Beispiele & typische Fallstricke

Beispiel 1: Der Dauerarbeiter
Ein Mitarbeiter arbeitet von 8 bis 14 Uhr durch – ohne Pause. Das System zieht 30 Minuten ab. Ergebnis: 5,5 Stunden auf dem Konto, obwohl er 6 Stunden gearbeitet hat.
→ Rechtswidrig, weil Arbeit nicht vergütet wurde.

Beispiel 2: Der Schnell-Esser
Mitarbeiter nimmt nur 10 Minuten Pause, obwohl 30 Minuten vorgeschrieben sind. Er trägt das auch so ein.
→ Verstoß gegen das ArbZG. Der Arbeitgeber hätte die Pause sicherstellen müssen.

Beispiel 3: Die „vergessene“ Pause
Mitarbeiter macht Pause, trägt sie aber nicht ins System ein. Ergebnis: volle 8 Stunden Arbeitszeit im Konto.
→ Hier entsteht ein Überstundenguthaben, das nicht rechtmäßig ist. Arbeitgeber muss kontrollieren.

Best Practices für Arbeitgeber

Damit es gar nicht erst zu Problemen kommt, helfen klare Regeln und technische Lösungen:

1. Aktive Pausenbuchung statt automatischer Abzug – Mitarbeiter sollten Pausen selbst eintragen.
2. Klare Kommunikation – Schriftliche Arbeitsanweisungen wie „Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, seine Pausen korrekt zu erfassen.“ helfen, zudem sollten Information über gesetzliche Vorgaben zur Verfügung gestellt werden.
3. Kontrollmechanismen – Vorgesetzte sollten regelmäßig prüfen, ob Pausen eingehalten und korrekt erfasst wurden. Auffälligkeiten (z. B. 8 Stunden ohne Pause) müssen angesprochen werden.
4. Konsequenzen bei Verstößen – Wer wiederholt keine Pausen nimmt, kann abgemahnt werden. Hintergrund: Nicht der „Fleiß“ ist das Problem, sondern der Verstoß gegen Arbeitsschutzregeln.
5. Gesunde Pausenkultur fördern – Pausenräume bereitstellen, Vorleben durch Führungskräfte („Auch die Chefs machen Pause“).

Fazit: Was Arbeitgeber sich merken sollten

• Pausen sind gesetzlich vorgeschrieben – und zwar verbindlich.
• Automatische Pausenabzüge sind riskant, wenn sie nicht der Realität entsprechen.
• Arbeitgeber tragen die Verantwortung für korrekte Zeiterfassung.
• Fehler können teuer werden: von Nachzahlungen über Bußgelder bis zu gerichtlichen Auseinandersetzungen.
• Am besten: klare Regeln, aktive Pausenerfassung und offene Kommunikation.

So wird aus einem potenziellen Konfliktthema eine faire und gesunde Lösung – für Mitarbeiter und Arbeitgeber.

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