Umfangreiche Erweiterungen und ein Ausblick auf die Prolight + Sound 2023

Spesen & Zusatzleistungen

In vielen Fällen sollen bereits bei der Kalkulation oder spätestens bei Erzeugung der Rechnungsbeilage auch zusätzliche Beträge erfasst werden. Dies betrifft beispielsweise Fahrtkosten oder Verpflegungspauschalen, die ggf. auch an die Mitarbeiter und Freelancers bezahlt werden sollen. Hierfür bietet CrewBrain ab sofort eine entsprechende Funktion.

Spesen für Mitarbeiter

Für Mitarbeiter und Freelancer mit Abrechnung auf Stunden- oder Pauschalen gibt es ab sofort die Möglichkeit, Spesen zu erfassen. Klicken Sie hierzu auf das €-Symbol in der Zeile des Mitarbeiters und dann auf „Spesen“. Die Spesen werden automatisch zum Abrechnungsbetrag hinzugefügt.

Spesen & Zusatzleistungen

Für die Kalkulation und Rechnungsbeilage gibt es ebenfalls die Möglichkeit, Spesen und Zusatzleistungen zu erfassen. Für jeden Eintrag lässt sich definieren, ob der Betrag in der Kalkulation oder der Rechnungsbeilage oder an beiden Stellen berücksichtigt und hinzugefügt werden soll.

Spesen-Kategorien

Die Spesen-Kategorien können in der Verwaltung unter dem Menüpunkt Verwaltung > Personal > Spesen angelegt und geändert werden.

Automatische Verarbeitung von Lohnabrechnungen (PDFs)

Lohnabrechnungen (beispielsweise von DATEV) werden meist in einem großen PDF-Dokument geliefert und müssen anschließend aufwändig je Mitarbeiter getrennt werden. CrewBrain bietet hierfür nun eine automatisierte Verarbeitung an, die aber auch für andere Dokumente wie Serienbriefe genutzt werden kann.

Dokument hochladen

Der entsprechende Dialog kann unter Stammdaten > Mitarbeiter aufgerufen werden, indem oben rechts auf das Upload-Icon geklickt wird. Zunächst wird die gewünschte Dokumenten-Kategorie sowie eine Bezeichnung angegeben und das Dokument über einen Klick auf „Hochladen“ an CrewBrain übertragen

Dokument aufteilen

CrewBrain teilt das Dokument automatisch in die einzelnen Seiten auf und prüft per Texterkennung, welchem Mitarbeiter die Seite zugeordnet werden könnte. Ist die Zuordnung eindeutig (exakt ein passender Mitarbeiter gefunden) so schlägt CrewBrain diese Person automatisch vor.

Zuordnung prüfen

Für jede Seite kann nun geprüft werden, ob die Zuordnung korrekt ist. Klicken Sie dafür in der jeweiligen Zeile auf „Vorschau“ um diese Seite zu prüfen. Anschließend können Sie die Zuordnung bei Bedarf korrigieren. Es sollten immer Stichproben vorgenommen werden, um Fehlzuordnungen zu vermeiden.

Dokument speichern

Beim speichern des Dokuments wird dieses auf die jeweiligen Mitarbeiter aufgeteilt. Seiten, die keinem Mitarbeiter zugeordnet sind werden hierbei verworfen. Optional können die erstellten Dokumente auch direkt an den jeweiligen Mitarbeiter gesendet werden.

Zeiterfassung

Auch für die Zeiterfassung haben wir wie üblich einige Anpassungen vorgenommen. Diese beziehen sich auf die Sollstunden sowie erweiterte Möglichkeiten bei den Gehaltsbestandteilen.

Sollstunden je Wochentag

Ab dieser Version lassen sich unterschiedliche Sollstunden je Wochentag in CrewBrain hinterlegen. Damit ist es z.B. möglich, acht Sollstunden pro Tag von Montag bis Donnerstag und nur vier Stunden an Freitagen zu hinterlegen.

Gehaltsbestandteile

In Gehaltsbestandteilen kann für die Option „nur wenn Arbeitszeit zwischen x und y Stunden liegt“ angegeben werden, ob die gesamte Arbeitszeit (auch außerhalb dieses Rahmens) oder nur die Zeit innerhalb des Rahmens gewertet werden soll.

Reisekosten

Für die Reisekosten haben wir kleinere Optimierungen vorgenommen, die insbesondere die Sortierung und Auszahlung aber auch die Genehmigung und Freigabe betreffen.

Einzelne Auszahlung

Werden Pauschalen, Fahrtkosten und Belege nicht gemeinsam in einer Summe ausbezahlt besteht nun die Möglichkeit, die  Bestandteile einzeln als „ausbezahlt“ zu markieren. Wird die gesamte Abrechnung als „ausbezahlt“ markiert, so werden auch alle Bestandteile als bezahlt markiert.

Gruppierung nach Abteilungen

In der Übersicht lassen sich Reisekosten jetzt nach Abteilungen gruppieren. Auf diese Weise ist es möglich, die Abrechnungen nach Abteilung sortiert zu bearbeiten.

Genehmigung & Freigabe

Die Genehmigung und Freigabe von Reisekosten kann künftig auch auch den jeweiligen Disponenten oder Projektleiter eines Jobs vorgenommen werden, wenn die Abrechnung einem Job oder Projekt zugeordnet ist. Hierfür müssen die Berechtigungen unter Verwaltung > Allgemein > Benutzergruppen entsprechend gesetzt werden.

Optimierungen im Kalender

Wie üblich haben wir auch in den Kalenderansichten wieder einige Optimierungen vorgenommen, die das Arbeiten mit CrewBrain effizienter und einfacher machen.

Urlaubsanträge

Bei Urlaubsanträgen werden ab sofort auch die Ferien & Hinweiszeiträume im Zeitraum des Urlaubs angezeigt. Auf diese Weise kann beispielsweise direkt auf Sperrzeiten oder ähnliches hingewiesen werden, sodass Mitarbeiter dies bereits bei der Beantragung des Urlaubs sehen.

Erweiterter Filter

Die Filtermöglichkeiten nach Jobs und Projekten wurden dahingehend erweitert, dass auch nach speziellen Personalkategorien gefiltert werden kann. So lassen sich beispielsweise alle Jobs anzeigen, bei denen ein Tontechniker benötigt wird.

Planungsansicht

In der Planungsansicht ist es nun auch möglich, Mitarbeiter direkt zu einer Personalkategorie zuzuordnen, indem man auf die Zelle in der Zeile der Kategorie klickt. Auf diese Weise muss die Kategorie nicht aus einem Dropdown ausgewählt werden.

Verfügbarkeitsansicht

In der Verfügbarkeitsansicht wird nun in einer eigenen Zeile der Gesamtpersonalbedarf für den jeweiligen Tag angezeigt. Auf diese Weise lässt sich schnell erkennen, an welchen Tagen noch welcher offene Bedarf besteht und ggf. nachgesteuert werden muss.

Optimierungen in Jobs & Projekten

Auch den Job- und Projekt-Dialog haben wir in dieser Version überarbeitet. Einige Funktionen sind rein optischer Natur während andere sich beispielsweise auf die individuellen Tabs oder die Kalkulation beziehen.

Uhrzeit für kalkulierte Pausen

Bei der kalkulierten Pause, die für jeden Job hinterlegt werden kann und in der Kalkulation verwendet wird, um die Stunden korrekt zu berechnen, kann nun auch eine Uhrzeit angegeben werden. Auf diese Weise ist es künftig auch möglich, die Nachtzuschläge bereits in der Kalkulation korrekt zu berechnen.

Individuelle Tabs für Jobtypen

Bei der Konfiguration individueller Tabs kann nun definiert werden, ob diese bei allen oder nur ausgewählten Jobtypen angezeigt werden sollen. Auf diese Weise bieten die individuellen Tabs nun noch mehr Flexibilität und es müssen nicht immer alle Tabs angezeigt werden, wenn nicht alle relevant sind.

Unterjob-Navigation

In den Job-Infos wird nun analog der App eine Unterjob-Navigation angezeigt, über die direkt in den vorherigen und nachfolgenden Unterjob gesprungen werden kann. Auf diese Weise lässt sich schneller zwischen den einzelnen Unterjobs navigieren.

Drag & Drop

Bei längeren Mitarbeiterlisten war es bislang schwierig, Mitarbeiter von einer in eine andere Kategorie zu verschieben. Dies haben wir nun optimiert, sodass auch das Scrollen während dem Verschieben möglich ist und die Ansicht automatisch nach oben oder unten scrollt, sobald man einen Eintrag ans untere oder obere Ende zieht.

Zeitnachweis

Im Zeitnachweis, welcher als Druckansicht aus Jobs heraus erstellt werden kann, können nun auch die Kategorien mit ausgegeben werden.

Arbeitsmittel

Für die Verwaltung von Arbeitsmitteln gibt es ebenfalls kleinere Optimierungen. So ist es nun möglich, mehrere Eigentümer für die Arbeitsmittel in der Verwaltung zu definieren. Außerdem ist es nun möglich, bei Prüfungen für mehrere Arbeitsmittel individuelle Notizen zu hinterlegen.

Anmeldung mit Azure Single-Sign-On

Die Anmeldung über Single-Sign-On wird insbesondere bei Business-Anwendungen immer mehr zum Standard. Ab dieser Version ist es auch in CrewBrain möglich, die Anmeldung über ein Azure ActiveDirectory zu nutzen. Bislang handelt es sich hier rein um die Anmeldung, sodass noch kein Abgleich der Benutzer mit dem ActiveDirectory erfolgt und diese weiterhin in CrewBrain angelegt werden müssen. Sofern Sie an der Anmeldung via Azure AD interessiert sind, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Prolight + Sound 2023

Nach mehreren Jahren ohne Prolight + Sound freuen wir uns, im April 2023 wieder dabei sein zu können. Besuchen Sie uns vom 25. bis 28. April in Frankfurt auf unserem Stand A73 in Halle 12.0.