Raumplanung & neue Logik zur Zeiterfassung in CrewBrain

Raumplanung

Ab sofort ist es in CrewBrain möglich, Räume zu planen. Dies können beispielsweise Studios oder andere Veranstaltungsräume sein, die den unterschiedlichen Locations zugeordnet werden können. Die Planung erfolgt größtenteils analog der Mitarbeiter und Fahrzeuge.

Räume anlegen

Alle Räume werden jeweils einer Location zugewiesen. Entsprechend erfolgt die Erfassung der verschiedenen Räume auch unter Stammdaten > Locations, indem die jeweilige Location geöffnet und dort der Reiter für die Räume gewählt wird.

Informationen zu Räumen

Für jeden Raum können verschiedene Informationen hinterlegt werden, unter anderem die maximal mögliche Personenzahl. Wie bei vielen anderen Datensätzen ist es auch hier möglich, Zusatzinformationen anzulegen (Verwaltung > Kunden & Locations > Zusatzinformationen).

Räume disponieren

Um einen Raum zu einem Job hinzuzufügen wird der Prozess analog eines Mitarbeiters oder Fahrzeugs gewählt. Für die Räume gibt es im Anfragedialog einen eigenen Reiter (alter Dialog) bzw. eine eigene Checkbox (neuer Dialog). Auch Räume können angefragt, eingetragen oder gebucht werden.

Einschränkungen

Beim Anfragen & Buchen von Räumen ist zu beachten, dass standardmäßig nur die Räume der im Job gewählten Location angezeigt werden. Wird keine Location im Job hinterlegt, so werden alle verfügbaren Räume aller Locations angezeigt.

Übersichten

Alle Kalender-Übersichten wurden für die Räume erweitert, sodass analog der Mitarbeiter und Fahrzeuge auch die Räume jederzeit schnell geprüft werden können. Wie bei den Fahrzeugen ist es auch bei Räumen möglich, Sperrzeiten (analog Urlaub für Mitarbeiter) anzulegen, in denen ein Raum nicht zur Verfügung steht.

Zeiterfassung

Bereits seit vielen Jahren verfügt CrewBrain über eine Lösung zur Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto. Im Laufe der Jahre haben sich einige Optimierungsmöglichkeiten und weitere Kundenwünsche angesammelt, die wir nun mit dem neuen Algorithmus zur Zeiterfassung umgesetzt haben.

Pausenabzug

Der automatische Abzug von Pausen funktioniert jetzt auch bei Schichten, die über Mitternacht hinaus gehen. Hierzu werden alle Arbeitszeiten dem vorigen Tag zugerechnet, solange der Mitarbeiter nicht eine Pause von mindestens sechs Stunden macht.

Zuschläge

Anstelle der Zuschläge gibt es nun sog. „Gehaltsbestandteile“. Diese sind flexibel konfigurierbar und können individuell eingesetzt werden, beispielsweise um Zuschläge nur zu bestimmten Tageszeiten, für bestimmte Jobtypen oder bestimmte Kategorien zu bezahlen.

Konfiguration

Um die neue Logik zur Zeiterfassung zu verwenden, muss für die gewünschten Personen ein neuer Abrechnungszeitraum angelegt werden, in welchem die neue Logik als Option ausgewählt wird. Der Wechsel sollte immer parallel zum Monatswechsel (je nach Stichtag) durchgeführt werden.

Gehaltsbestandteile

Anstelle der Zuschläge werden nun Gehaltsbestandteile konfiguriert. Diese können zu sogenannten Definitionen zusammengefasst und in der Verwaltung hinterlegt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Gehaltsbestandteile). Eine auf diese Weise erstellte Definition kann dann in den Abrechnungszeiträumen gewählt und verwendet werden.

Dokumentation

Eine ausführliche Dokumentation zu den neuen Optionen in der Zeiterfassung findet sich in unserem Wiki. Zudem sind dort auch Tutorial-Videos zum Thema Zeiterfassung verfügbar.

Schulungen & Webinare

Da insbesondere die Konfiguration für die neue Logik der Zeiterfassung mit den Gehaltsbestandteilen recht komplex ist haben wir uns entschlossen, entsprechende Schulungen anzubieten.

Webinar

Wir planen, offene Webinare zum Thema Zeiterfassung anzubieten und in diesem Rahmen die vielen Möglichkeiten der Zeiterfassung vorstellen. Die Webinare werden wir in Deutsch und Englisch anbieten und es besteht die Möglichkeit, Fragen im Chat zu stellen.

Individuelle Schulung

Für einen tieferen Einstieg in die Zeiterfassung bieten wir individuelle Schulungen und Coachings zu diesem Thema an. Hierbei gehen wir individuell auf Ihre Bedürfnisse und Situation ein und helfen bei der Konfiguration der Gehaltsbestandteile und Abrechnungszeiträume.

Termine

Sofern Sie Interesse an einem Webinar oder eine Schulung haben, teilen Sie uns dies bitte per Mail an info@crewbrain.com oder als Antwort auf diese Update-Info mit. Wir werden dann abhängig von der Nachfrage und den favorisierten Varianten (Webinar oder Schulung) entsprechende Terminvorschläge erstellen.

Kosten

Für individuelle Schulungen und Coachings berechnen wir 80€ pro Stunde. Für die Webinare berechnen wir pauschal 40€ je teilnehmender Firma. Bitte beachten Sie, dass die Webinare jedoch nur mit ausreichender Teilnehmerzahl stattfinden können. Näheres hierzu teilen wir Ihnen mit, sobald wir genügend Rückmeldungen erhalten haben.

Weitere Anpassungen

Neben den bereits genannten Punkten haben wir auch noch ein paar kleinere Optimierungen in CrewBrain vorgenommen.

Individuelle Tabs

Bei der Verwendung individueller Tabs können die Mitarbeiter eines Jobs vom System automatisch in den individuellen Tab eingefügt werden, wenn die tabellarische Darstellung verwendet wird und mindestens ein Mitarbeiter-Feld in der Liste enthalten ist.

Jobübersicht

Die Beschreibung in der Druckansicht „Jobübersicht“ wird für Unterjobs nur noch ausgegeben, wenn sie von der Beschreibung des Hauptjobs abweicht. Zudem lässt sich die Ausgabe der Beschreibung per Checkbox auch vollständig unterbinden.

Anzeige von Telefonnummern

In den Benutzergruppen kann nun individuell festgelegt werden, ob ein Mitarbeiter die Telefonnummern von Disponenten und Projektleitern eines Jobs sehen kann oder nicht. Bislang war dies mit dem Recht für alle Telefonnummern des Personals aus dem betreffenden Job gekoppelt.

Rasteransicht

In der Rasteransicht werden die Start- und Endzeiten basierend auf dem Job bzw. den für den Mitarbeiter hinterlegten Vorgabe-Zeiten angezeigt.

Zusatzinformationen

Es gibt einen neuen Zusatzdatentyp „Hyperlink“ mit welchem Links in Jobs und anderen Objekten in CrewBrain hinterlegt werden können.

Die CrewBrain-App

Bereits im Februar haben wir die neue CrewBrain-App vorgestellt und uns über das viele positive Feedback und die Verbesserungsvorschläge gefreut. Derzeit konzentrieren wir uns darauf, die bestehenden Funktionalitäten zu optimieren und die noch fehlenden Funktionalitäten aus der WebApp zu integrieren. Die App wird derzeit in kürzeren Zyklen auch ohne spezielle Update-Info aktualisiert.