Abteilungen & Teams in CrewBrain verwalten

Sehr geehrte Kunden,

in den vergangenen Jahren ist CrewBrain stetig gewachsen. Bis vor kurzem noch unter dem Namen „GigPlaner“, seit Anfang April nun unter dem Namen „CrewBrain“ bieten wir Ihnen eine umfassende Lösung zur Personalplanung für Veranstaltungen.

Mit dem Wachstum konnten wir auch immer größere Kunden für uns gewinnen. Diese wiederum bringen aufgrund Ihrer Größe andere Anforderungen an eine Software wie CrewBrain. Eine dieser Anforderungen liegt in der Abbildung der Firmenstruktur mit verschiedenen Abteilungen und Teams.

Mit der neuen Version von CrewBrain, die Ihnen wie gewohnt ab morgen zur Verfügung steht, können nun in unseren Tarifen L und XL auch Abteilungen und Teams verwaltet werden. Da es sich hierbei um ein sehr umfangreiches Feature handelt, möchte ich Ihnen in dieser Update-Info die wichtigsten Punkte zu dieser Neuerung erläutern.

Mit freundlichen Grüßen

Sven Schlotthauer

Abteilungen & Teams in CrewBrain

Mit der Umsetzung von Abteilungen erhalten Sie in CrewBrain ein mächtiges Werkzeug, um die Verwaltung und Planung Ihrer Mitarbeiter aufzuteilen. Abteilungen können beliebig verschachtelt werden, d.h. jede Abteilung kann wiederum andere Abteilungen enthalten.

Abteilungsleiter

Für jede Abteilung kann ein Abteilungsleiter definiert werden. Dieser Abteilungsleiter kann später Berechtigungen für seine Abteilung erhalten, sodass er zum Beispiel die Daten seiner Mitarbeiter einsehen kann. Ein Mitarbeiter kann mehrere Abteilungen leiten.

Stellvertreter

Da die Abteilungsleiter zum Beispiel im Fall von Urlaub vertreten werden müssen, können beliebig viele Stellvertreter je Abteilung definiert werden. Diese erhalten ebenfalls Berechtigungen auf die jeweilige Abteilung und können den Abteilungsleiter somit unterstützen. Ein Mitarbeiter kann Stellvertreter in mehreren Abteilungen sein.

Mitglieder

Jede Abteilung kann eine beliebige Anzahl an Mitgliedern (Mitarbeiter oder Freelancer) beinhalten. Jeder Mitarbeiter kann jedoch nur einer Abteilung zugewiesen werden. Dies kann entweder über die Abteilung oder über das Profil des jeweiligen Mitarbeiters erfolgen.

Berechtigungen auf Abteilungsebene

Um die Abteilungen in CrewBrain sinnvoll nutzen zu können, sind Anpassungen an den Benutzergruppen notwendig. Für eine große Anzahl an Berechtigungen ist es dort jetzt möglich, den Scope bzw. Bereich anzugeben. Konkret bedeutet das: für diese Rechte kann zusätzlich definiert werden, auch welche Mitarbeiter sie sich auswirken. Hierbei stehen vier Scopes bzw. Bereich zur Auswahl.

Global

Rechte, die mit der Option „global“ vergeben werden, wirken sich auf alle Mitarbeiter aus. Ein Benutzer aus dieser Gruppe kann also beispielsweise alle Mitarbeiter-Datensätze unabhängig von den Abteilungen einsehen.

Eigene Abteilung

Bei dieser Option wirkt sich das jeweilige Recht auf alle Mitarbeiter aus, die in derselben Abteilung wie der jeweilige Benutzer sind. Es ist so also beispielsweise möglich, die Verfügbarkeitsansicht innerhalb der Abteilung freizugeben.

Direkt unterstellte Mitarbeiter

Soll ein Abteilungsleiter oder seine Stellvertreter nur Zugriff auf die Daten der unterstellten Mitarbeiter erhalten, ist diese Option bei den jeweiligen Rechten zu wählen. Damit ist es zum Beispiel möglich, dem Abteilungsleiter nur die Abrechnungen oder Zeiterfassungen der eigenen Mitarbeiter freizugeben.

Alle unterstellten Mitarbeiter

Wenn der Abteilungsleiter neben den eigenen Mitarbeitern auch die Mitarbeiter von untergeordneten Abteilungen und deren Informationen einsehen darf, kann diese Option für die Rechte verwendet werden. Dies macht beispielsweise für die Geschäftsleitung Sinn, die in der Regel Zugriff auch auf untergeordnete Abteilungen hat.

Benutzergruppen kombinieren

Durch die erweiterten Rechte wird es in größeren Firmen nun immer wichtiger, Benutzergruppen zu kombinieren. Da Rechte immer additiv vergeben werden, können Sie einen Mitarbeiter beispielsweise mehreren Benutzergruppen zuweisen – für ihn gilt dann immer das maximale Recht

Mehrere Benutzergruppen

Wenn ein Mitarbeiter mehreren Benutzergruppen zugewiesen ist, wird für jedes Rechte geprüft, in welcher Benutzergruppe der Mitarbeiter maximal berechtigt ist. Ist in einer der Benutzergruppen ein Schreibrecht vorhanden, so erhält er Schreibrechte für die Funktion

Benutzergruppen mit einzelnen Rechten

Teilweise kann es sinnvoll sein, Benutzergruppen anzulegen, in denen nur ein einzelnes Recht vergeben ist. Diese Benutzergruppe kann dann gezielt denjenigen Personen zugewiesen werden, die über das entsprechende Recht verfügen sollen.

Nach Abteilungen filtern

Neben der Möglichkeit, die Berechtigungen auf Basis der Abteilungen zu steuern und damit bestimmte Ansichten und Funktionen komplett auf Abteilungen einzuschränken, besteht auch an vielen Stellen die Möglichkeit, nach Abteilungen zu filtern.

Dashboard

Viele Dashboard-Widgets bieten die Möglichkeit, die Ergebnis-Listen auf Basis der Abteilungen einzuschränken. Hierbei können entweder fixe Abteilungen (z.B. die Abteilung "Rental") oder variable Abteilungen (z.B. die Abteilung des angemeldeten Benutzers) hinterlegt wreden. Auf diese Weise können auch öffentliche Dashboards passend für die jeweiligen Benutzer eingeschränkt werden.

Kalenderübersichten

In allen Übersichten im Kalender (z.B. Urlaubs- oder Verfügbarkeitsübersicht) haben wir die Filter dahingehend erweitert, dass die Liste der Mitarbeiter auch nach Abteilungen gefiltert werden kann. So können Sie sich schnell einen Überblick über die Mitarbeiter Ihrer eigenen Abteilung verschaffen.

Aus GigPlaner wird CrewBrain – jetzt wechseln

Ab sofort ist es möglich, vollständig auf CrewBrain zu wechseln. Während dies für neue Registrierungen bereits automatisch der Fall war, können ab sofort auch alle Bestandskunden wechseln. Der Wechsel kann selbstständig durchgeführt werden, indem unter CrewBrain der Account in der Verwaltung unter dem Punkt „Allgemein“ umgestellt wird. Anschließend werden alle Aufrufe automatisch auf CrewBrain umgestellt.

Zeiterfassung wird verpflichtend

Bereits vor gut einem Jahr entschied der EuGH, dass Arbeitszeiterfassung in der EU für alle Unternehmen verpflichtend wird. Nun gibt es das erste deutsche Urteil, welches diese Haltung bestätigt – und das ohne eine explizite nationale Umsetzung der EU Vorschrift.

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