Ab 1. Januar 2027 gilt neues Recht für bestimmte Entgeltunterlagen. Wir erklären, was das für eure Personalakte konkret bedeutet, was reine Marketing-Panik ist und wie ihr Dokumente wie Arbeitsverträge in CrewBrain vor unbefugten Blicken schützt.
Seit ein paar Wochen erreicht uns eine Frage auffällig oft: „Ab nächstem Jahr ist doch die digitale Personalakte Pflicht, oder? Baut ihr dafür nicht eine Schnittstelle zu DATEV?“ Kurze Antwort: Jein. Und genau dieses Jein lohnt sich, einmal in Ruhe auseinanderzunehmen, denn zwischen dem, was tatsächlich im Gesetz steht, und dem, was gerade durch die Fachpresse geistert, liegen Welten.
Was am 1. Januar 2027 wirklich passiert
Der Begriff „digitale Personalakte“ verkauft sich gut, das macht ihn so beliebt in der Fachpresse und bei Software-Anbietern (uns eingeschlossen, das gehört zur Ehrlichkeit dazu). Nur: Eine generelle Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht.
Was tatsächlich gilt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte lohn- und sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden, geregelt über die Beitragsverfahrensordnung (BVV). Das betrifft also nicht „die Personalakte“ als Ganzes, sondern einen klar abgegrenzten Teil eurer Lohn- und Abrechnungsunterlagen.
Und hier kommt der Teil, der die meisten beruhigt: Wenn ihr diese Unterlagen schon heute über DATEV oder eine vergleichbare Lohnbuchhaltung erstellt, seid ihr in aller Regel längst dort, wo das Gesetz euch ab 2027 haben will. Die Entgeltabrechnung liegt dann bereits elektronisch vor, weil sie dort ohnehin digital entsteht. Ihr müsst also nicht in Panik ein neues System kaufen, nur weil im Januar eine neue Zahl im Kalender steht.
Die ganze Personalakte digitalisieren? Eure Entscheidung
Ob ihr über die gesetzliche Pflicht hinausgeht und die komplette Personalakte digitalisiert, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Krankmeldungen, Fortbildungsnachweise und was sonst noch im Ordner landet, ist keine gesetzliche Frage, sondern eine organisatorische. Manche Betriebe wollen den Papierordner endlich loswerden, andere kommen mit ihrem bestehenden Ablagesystem gut zurecht. Beides ist völlig in Ordnung.
Wenn ihr euch für die Digitalisierung entscheidet, könnt ihr CrewBrain dafür nutzen. Nicht, weil wir eine Pflicht erfüllen, sondern weil ihr eure Mitarbeiterdaten ohnehin schon bei uns verwaltet und es wenig Sinn ergibt, dafür ein zweites Tool zu pflegen.
Wer darf Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen sehen?
Das war eigentlich die Frage hinter der Frage: Wie verhindert ihr, dass sensible Dokumente in die falschen Hände geraten? In CrewBrain gibt es dafür bewusst kein kompliziertes Berechtigungssystem mit zwanzig Abstufungen, sondern zwei klare Zustände für jedes Mitarbeiterdokument:
- Freigegeben: Der Mitarbeiter sieht sein eigenes Dokument selbst, zum Beispiel seine Lohnabrechnung.
- Nicht freigegeben: Nur Personen mit dem passenden Recht können es öffnen, der Mitarbeiter selbst sieht es nicht.
So läuft das in der Praxis ab:
- Ihr legt über eure Benutzergruppen fest, wer das Recht „Stammdaten > Mitarbeiter > Dokumente“ bekommt, üblicherweise die Personalabteilung oder die Geschäftsführung.
- Ihr ladet ein Dokument, etwa einen Arbeitsvertrag, in die Mitarbeiterakte hoch.
- Ihr entscheidet je Dokument, ob es für den Mitarbeiter freigegeben wird oder nicht.
- Ist es nicht freigegeben, sehen es ausschließlich die Benutzergruppen mit diesem Recht. Alle anderen kommen nicht heran, auch wenn sie sonst viel in CrewBrain sehen und bearbeiten dürfen.
Kein Excel-Sheet nebenbei, in dem festgehalten wird, wer was einsehen darf. Die Berechtigung steckt direkt an der Benutzergruppe.
Fazit
Die Deadline im Januar 2027 betrifft eure elektronischen Entgeltunterlagen, nicht die komplette Personalakte, und wer schon mit DATEV abrechnet, hat die Hausaufgaben meist bereits gemacht. Eine eigene Schnittstelle zu DATEV braucht ihr für diese Pflicht in der Regel nicht. Ob ihr darüber hinaus digitalisiert, entscheidet ihr, nicht der Gesetzgeber. Und für die Dokumente, die ihr in CrewBrain ablegt, legt ihr über eure Benutzergruppen ganz genau fest, wer mitlesen darf und wer nicht.
Wenn ihr sehen wollt, wie sich das in eurem eigenen Team anfühlt: Testet CrewBrain kostenlos und ladet einfach den ersten Arbeitsvertrag hoch.
Wie du deinen 45-Tage-Testzeitraum startest
Es ist ganz einfach:
- Melde dich auf unserer Website für die kostenlose Testphase an.
- Erhalte sofort Zugriff auf CrewBrain und richte Zugänge für dein Team ein.
- Nutze die 45 Tage, um alle Funktionen auszuprobieren und deine Prozesse zu optimieren.
Angebot gültig bis auf Widerruf. Nicht auf bestehende Accounts anrechenbar.
Bitte achte darauf, dass du nur über diesen Link deine Demoversion registrierst. Sollte der längere Testzeitraum deinem Account innerhalb von 3 Tagen nicht automatisch zugewiesen werden, melde dich einfach bei uns per E-Mail oder Telefon.
„CrewBrain hat unsere Einsatzplanung spürbar optimiert – eine zentrale, transparente und effiziente Lösung für unser gesamtes Team. Unsere Mitarbeiter profitieren von einer klaren Übersicht über ihre Einsätze, einfacher Kommunikation und weniger organisatorischem Aufwand. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag!“
– Lukas Lebowsky, Projektleiter, Placke & Kulemann OHG
