Das Führen eines Berichtshefts (Ausbildungsnachweis) ist in Deutschland Pflicht. Es dokumentiert den Verlauf der Ausbildung und ist gleichzeitig Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung. Der Azubi hält dort täglich oder wöchentlich seine Tätigkeiten fest und lässt diese vom Ausbilder unterzeichnen.
CrewBrain bietet keine eigene, speziell entwickelte Funktion für ein Berichtsheft. Trotzdem kannst du die Aufgabenverwaltung sehr gut nutzen, um ein digitales Berichtsheft abzubilden – inklusive täglicher Tätigkeiten und Unterschrift durch den Ausbilder.
Im Grunde geht es darum, die vorhandenen Funktionen so zu kombinieren, dass ein strukturiertes Berichtsheft entsteht, das sowohl für Azubis als auch für Ausbilder übersichtlich und einfach nutzbar bleibt. (Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du in unserem Wiki.)
Grundidee hinter dem digitalen Berichtsheft
Statt ein klassisches Berichtsheft separat zu führen, werden die täglichen Tätigkeiten direkt in CrewBrain dokumentiert. Dafür eignet sich die Aufgabenstruktur besonders gut, da sie sowohl regelmäßige Einträge als auch einzelne Tagesdokumentationen unterstützt.
Damit der Ausbildungsnachweis vollständig ist, wird zusätzlich eine Unterschriftenfunktion genutzt, sodass der Ausbilder die Einträge direkt im System bestätigen kann.
Struktur über Aufgaben und Listen
Damit das Ganze übersichtlich bleibt, wird zunächst eine klare Struktur aufgebaut. Für die Berichtshefte empfiehlt es sich, einen eigenen Bereich innerhalb der Aufgaben anzulegen und darin pro Auszubildendem eine eigene Liste zu führen. So bleibt die Dokumentation sauber getrennt und jederzeit nachvollziehbar.
Innerhalb dieser Struktur können wiederkehrende Aufgaben angelegt werden, die den Azubi regelmäßig an seine Einträge erinnern. Dadurch entsteht eine Art digitales Grundgerüst für das Berichtsheft, ohne dass man jeden Eintrag manuell neu anlegen muss.
Tägliche Dokumentation durch Unteraufgaben
Die eigentlichen Inhalte des Berichtshefts werden dann über Unteraufgaben gepflegt. Der Azubi erstellt für jeden Tag bzw. jeden Eintrag eine eigene Unteraufgabe und dokumentiert dort seine Tätigkeiten.
Das sorgt dafür, dass jeder Tag einzeln nachvollziehbar bleibt und später auch sauber überprüft werden kann. Gleichzeitig bleibt die Struktur flexibel, da die Inhalte direkt dort erfasst werden, wo sie hingehören.
Unterschrift des Ausbilders
Ein wichtiger Bestandteil des Berichtshefts ist die Bestätigung durch den Ausbilder. Dafür kann in CrewBrain eine zusätzliche Information mit einem Unterschriftenfeld genutzt werden, die in diesem Anwendungsfall speziell für den Ausbilder vorgesehen ist.
Sobald neue Einträge erstellt oder bearbeitet werden, wird der Ausbilder automatisch benachrichtigt und kann die Inhalte prüfen. Anschließend erfolgt die digitale Unterschrift direkt im System. Optional kann er zusätzlich Kommentare hinterlassen, die wiederum beim Azubi sichtbar werden.
Fazit
Auch wenn CrewBrain kein klassisches Berichtsheft-Modul anbietet, lässt sich die Funktion über die Aufgabenverwaltung sehr gut nachbilden. Mit einer klaren Struktur, regelmäßigen Aufgaben und der Nutzung von Unteraufgaben entsteht eine einfache und gleichzeitig praxistaugliche Lösung für die digitale Ausbildungsdokumentation.
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