Transparenzhinweis: Wir vergleichen CrewBrain mit Alternativen so neutral wie möglich – sind aber natürlich etwas voreingenommen und uns sicher, dass unsere Lösung sehr gut ist 🙂 Zudem haben wir die Systeme auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen verglichen. Es kann daher sein, dass unser Vergleich nicht vollständig ist.
Kurzfassung:
- CrewBrain punktet mit eventbasierter Planung, flexibler Zeiterfassung und umfangreichen Tools (z. B. Arbeitnehmerüberlassung-Logiken) sowie öffentlichen Staffelpreisen ab 29 €/Monat.
- Crewmeister bietet eine All-in-One Lösung für Zeiterfassung, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung mit Fokus auf einfache Bedienung und Gesetzeskonformität. Preislich setzt Crewmeister auf ein modulares Nutzer-Abomodell ab ~1,50 € pro Mitarbeiter (je nach Teamgröße und Modulen).
Wofür sind die Tools gebaut?
- CrewBrain – entstanden aus der Event-Praxis: Job-basierte Einsatzplanung für Events (statt starrer Wochenpläne), mit integrierter Zeiterfassung, optionalem Fuhrpark-Modul und offener API. Optimal, wenn Projekte, Gigs oder Veranstaltungen wichtiger sind als regelmäßige Schichtpläne. CrewBrain lässt sich mit vielen Branchensystemen koppeln (z. B. Easyjob, Rentman, Eventworx) und richtet sich speziell an die Anforderungen der Event- und Veranstaltungsbranche.
- Crewmeister – All-in-One Personal-Tool für kleine und mittlere Unternehmen aus verschiedensten Branchen (Handwerk, Bau, Gastronomie, Reinigung usw.). Crewmeister besteht aus drei Elementen: Zeiterfassung, Schichtplaner und Urlaubsplaner, kompakt in einem System vereint. Es wurde entwickelt, um klassische Stundenzettel und Excel-Pläne durch eine einfache digitale Lösung zu ersetzen – ideal für Betriebe, die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung (inkl. Pausen/Mindestlohn) und einfache Schichtplanung suchen, ohne branchenspezifische Event-Funktionen.
Preis & Transparenz
- CrewBrain: Drei Paket-Tarife – Essential 29,00 €, Standard 49,00 €, Enterprise 69,00 € (jeweils 10 User inklusive). Weitere Benutzer können gestaffelt kostengünstig hinzugefügt werden (ab 0,50 € pro zusätzlichem Nutzer). Die vollständige Preisliste ist transparent auf der Website einsehbar. Eine 30-Tage-Testphase kann direkt online gestartet werden (ohne Verlängerung oder Verpflichtung).
- Crewmeister: Modulares Preismodell pro Nutzer – Preise variieren nach Mitarbeiterzahl und gewählten Modulen. Basispreis ab ~1,50 €/Mitarbeiter und Monat (für Zeiterfassung bei größerer Teamgröße); weitere Module wie Urlaubsplaner (+ ~0,50 €) oder Schichtplaner (+ ~0,90 €) kommen hinzu. Für kleine Teams liegen die Kosten pro Mitarbeiter etwas höher (da 1,50 € erst bei ~50 Nutzern gilt). Alle Preise sind auf der Webseite in Staffelübersichten einsehbar, inkl. FAQ zur Preisgestaltung. Crewmeister bietet ebenfalls eine 14-Tage-Testphase (voller Funktionsumfang, keine Zahlungsdaten nötig). Für > 50 Nutzer oder individuelle Anforderungen kann ein Angebot direkt beim Anbieter angefragt werden. Die hier angegebenen Preisdaten haben wir bei unserer Recherche hier gefunden.
Typische Einsatzgrößen
- CrewBrain: 2 bis ≈ 5.000 Nutzer – vom kleinen Technikunternehmen bis zum großen Event-Dienstleister. Durch die standortfähige Architektur und offene Schnittstellen eignet sich CrewBrain auch für Crew-Agenturen mit großem Pool an Freelancern und mehreren Standorten.
- Crewmeister: Primär für kleine bis mittlere Unternehmen konzipiert, typisch 2 bis ~50 Mitarbeiter. Eingesetzt wird es branchenübergreifend, z. B. in Handwerksbetrieben, Reinigungsfirmen, Gastronomie, Handel oder kleineren Agenturen. Das volle Modulangebot entfaltet seinen Mehrwert vor allem in Betrieben mit überschaubarer Größe und standardisierten Abläufen (Zeiterfassung, Schicht- und Urlaubsplanung). Für sehr große Belegschaften oder hochkomplexe Anforderungen ist eher eine spezialisiertere Lösung ratsam.
Stärken im Schnelldurchlauf
CrewBrain
- Projekt- & Event-Fokus: Konsequent auf einzelne Jobs/Veranstaltungen ausgerichtet statt starre Wochen- oder Schichttabellen – ideal für flexible Einsatzpläne in der Eventbranche. Automatische Benachrichtigungen und Verfügbarkeitsübersichten sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter für jedes Event zur richtigen Zeit eingeplant sind.
- Browserbasiert + Mobile App: Plattformunabhängig im Browser nutzbar, keine Installation nötig; ergänzend steht eine kostenlose Smartphone-App zur Verfügung, sodass Mitarbeiter von unterwegs zusagen, Arbeitszeiten buchen oder Infos abrufen können. Arbeitszeiten können offline erfasst werden und werden bei besserer Netzabdeckung nachsynchronisiert. Auf Wunsch kann die GPS-Position beim Ein- und Ausstempeln erfasst werden.
- Zeiterfassung & Arbeitnehmerüberlassung: CrewBrain verfügt über komplexe Logiken zur Erfassung von Arbeitszeiten und zur Berechnung von Zuschlägen/Zulagen. Überstunden, Nacht-/Feiertagszuschläge oder verschiedene Stundensätze können automatisiert berechnet werden. Dadurch ist CrewBrain besonders interessant für Personaldienstleister (Arbeitnehmerüberlassung), die Tarifverträge oder Equal-Pay-Regeln umsetzen müssen. Monatsübersichten für Mitarbeiter und Freelancer werden auf Knopfdruck erstellt. Ein Export an DATEV ist möglich.
- Erweiterbar & Integrierbar: Zahlreiche Zusatzmodule (bei Bedarf zubuchbar) wie Reisekostenabrechnung, Fuhrparkverwaltung mit Fahrtenbuch oder Subunternehmer-Management. Eine offene API-Schnittstelle ermöglicht die Anbindung externer Systeme oder eigene Erweiterungen. Es existieren Standard-Integrationen zu gängigen Rental-/Event-Softwares (Easyjob, Rentman, Eventworx, Flex Rental, u.v.m.), um Material- und Personalplanung nahtlos zu verzahnen. Insgesamt ein schlankes Tool, das bei Bedarf mitwächst.
Crewmeister
- All-in-One Personalverwaltung: Deckt Arbeitszeiterfassung, Schichtplanung und Urlaubsmanagement in einem System ab. Von digitalen Stundenzetteln und Abwesenheitsanträgen bis zu Schichtplänen mit automatischem Abgleich. Durch diese modularen Features können kleine Betriebe ihren gesamten Personalalltag ohne Insellösungen digital abbilden. Besonders hilfreich: Urlaubs- und Schichtplan sind verknüpft, sodass beantragter Urlaub direkt im Dienstplan sichtbar wird.
- Einfache & Gesetzeskonforme Bedienung: Crewmeister ist für Jedermann konzipiert – intuitive Weboberfläche und Apps, keine Schulung nötig. Die Arbeitszeiterfassung erfüllt deutsche Rechtsvorgaben und nimmt Arbeitgeber bei der Dokumentationspflicht an die Hand. Pausenabzüge und Überstundenberechnung laufen automatisch im Hintergrund.
- Mobil & Offline-Fähig mit GPS: Mitarbeiter können ortsunabhängig via Smartphone ein- und ausstempeln – sogar ohne Internetverbindung (Offline-Modus). Alternativ steht ein Terminal-Modus zur Verfügung (z.B. ein Tablet am Arbeitsplatz als Stechuhr-Ersatz). Optional kann beim Stempeln der GPS-Standort erfasst werden, was für mobile Teams (Außendienst, Bau, Reinigung) nützlich ist, um die Anwesenheit vor Ort nachzuweisen. Diese Funktionen sorgen für hohe Flexibilität in Branchen mit wechselnden Einsatzorten.
- Modular & Kosteneffizient: Unternehmen bezahlen nur das, was sie wirklich nutzen – Zeiterfassung als Kernmodul und optionale Erweiterungen (Urlaubsplaner, Schichtplaner, u.a.). Das hält die Kosten insbesondere für kleine Firmen gering. Bei Bedarf kann Crewmeister mit den Ansprüchen mitwachsen (durch Hinzubuchen weiterer Module oder Nutzer). Auch eine DATEV-Integration für die Lohnabrechnung ist verfügbar (optional zubuchbar).
Vergleichstabelle
| CrewBrain | Crewmeister | |
|---|---|---|
| Fokus | Event- & Projektplanung + Zeiterfassung | Digitale Zeiterfassung & Schichtplanung (inkl. Urlaubsplaner) |
| Preismodell | 29 / 49 / 69 Euro Fix + günstige Zusatzuser; volle Preisliste online; hinzubuchbare Module (z. B. Reisekosten, Gefährdungsbeurteilung) | Staffelpreise pro Nutzer (abhängig von Mitarbeiterzahl und gewähltem Funktionspaket). Monatlicher Grundpreis ca. 2 € pro Nutzer bei kleinsten Teams, sinkend für größere Teams. Preise werden mit wachsender Nutzerzahl günstiger. |
| Ideal für | Eventfirmen, Verleiher, Bands, Messebauer, Technik-Crews (2-5.000 MA) | Kleine und mittelständische Unternehmen (typisch ~2–50 Mitarbeiter) in diversen Branchen (Handwerk, Bau, Reinigung, Gastronomie u.a.), die eine einfache Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung (Modul) benötigen. |
| Top-Feature | Job-basierte Planung inklusive umfangreicher Arbeitszeiterfassung für Zuschläge etc. + offene API | Mobile Arbeitszeiterfassung, die auch offline funktioniert; optional mit GPS-Standortnachweis und Projekterfassung kombinierbar. |
| Testphase | 30 Tage gratis, direkt online verfügbar | 14 Tage kostenlos, direkt online verfügbar |
(Stand: August 2025 – alle Angaben ohne Gewähr, bitte aktuelle Konditionen beim Anbieter prüfen.)
Wann welches Tool?
- Viele wechselnde Events? → CrewBrain: schneller Start, transparente Kosten, projektorientiert. CrewBrain ist stark, wenn nicht Wochenpläne, sondern Einzeleinsätze im Mittelpunkt stehen – etwa bei Veranstaltungstechnikern oder Crew-Dienstleistern. Auch komplexe Lohnmodelle (z. B. Nachtzuschläge, verschiedene Stundensätze) lassen sich in CrewBrain abbilden.
- Klassische Schichtplanung im Betrieb und einfache Zeiterfassung/Abwesenheitsverwaltung gesucht? → Crewmeister: Die Stärke liegt in der durchgängigen Arbeitszeiterfassung und Dienstplanerstellung (als Modul) für das Tagesgeschäft.
Take-away:
Crewmeister spielt seine Stärken aus, wenn Schichtplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung aus einer Hand kommen sollen. Typischerweise profitieren kleine bis mittelgroße Unternehmen ohne spezialisierten Projektfokus von dieser All-in-One-Lösung – insbesondere, wenn mobile Zeiterfassung mit GPS und rechtskonforme Doku wichtig sind.
CrewBrain hingegen überzeugt durch seine Event-DNA. Wer Veranstaltungen und Projekte plant, wird die flexible Job-Logik von CrewBrain schätzen – vom kleinen Veranstalter bis zur großen Crew-Agentur mit tausenden Mitarbeitern. Das enorm flexible Zeiterfassungs- und Abrechnungsmodul ermöglichen eine systematische Abbildung von (fast) jedem Tarifvertrag.
Zusammengefasst: Wenn es vor allem um einfache Arbeitszeit- und Schichtverwaltung im Alltag geht, ist Crewmeister einen Blick wert. Wer hingegen seine Crew für wechselnde Events und Projekte disponiert und dabei eine hochgradig anpassbare Zeiterfassungs- und Abrechnungslogik benötigt, findet in CrewBrain ein starkes System.
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