Kurzfristige Beschäftigung im Eventbereich: Überblick für Arbeitgeber

Unter kurzfristiger Beschäftigung versteht man ein befristetes Arbeitsverhältnis, das von vornherein auf maximal drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage pro Jahr begrenzt ist. Diese Beschäftigungsform eignet sich ideal für Zeiten mit hohem Personalbedarf – z.B. bei Festivals, Messen oder Konzerten – weil sie den Einsatz von Aushilfen erlaubt, ohne langfristige Bindungen oder hohe Sozialabgaben zu verursachen. Vorausgesetzt, die Arbeit ist nur Nebentätigkeit (nicht „berufsmäßig“) und dient nicht vorrangig der Lebensunterhaltssicherung, kann sie sozialversicherungsfrei abgerechnet werden. Die konkrete Befristung muss vertraglich festgelegt sein oder „nach ihrer Eigenart“ gegeben sein (z.B. ein einmaliges Event).

Rechtliche Grundlagen und Grenzen

Dauer und Häufigkeit: Eine kurzfristige Beschäftigung darf insgesamt nicht länger als 3 Monate am Stück dauern oder nicht mehr als 70 Arbeitstage im Jahr umfassen. Mehrere Einsätze (bei ein und demselben oder verschiedenen Arbeitgebern) im selben Jahr werden zusammengerechnet. Überschreitet eine Aushilfe diese Grenzen, wird das Arbeitsverhältnis automatisch regulär sozialversicherungspflichtig.
Nicht „berufsmäßig“: Der Verdienst und Status des Mitarbeiters spielen eine Rolle. Es gibt keine generelle Verdienstgrenze, jedoch muss geprüft werden, ob die Tätigkeit als Hauptbeschäftigung gilt. Verdient der kurzfristig Beschäftigte regelmäßig über 556 € im Monat (Wert ab 2025; zuvor 538 €) und ist die Beschäftigung damit seine Haupteinkommensquelle, ist sie nicht kurzfristig und wird sozialversicherungspflichtig. Typische kurzfristige Mitarbeiter sind deshalb Studierende, Schüler oder Rentner – sie verdienen ihren Lebensunterhalt meist anderswo. Arbeitslose, die sich allein aus einer kurzfristigen Aushilfstätigkeit finanzieren möchten, scheiden dagegen aus – für sie gilt jede Beschäftigung ab Überschreiten der Einkommensgrenze als „berufsmäßig“.
Zwei-Monats-Pause bei Folgeeinsätzen: Besonders in der Veranstaltungsbranche mit wiederkehrenden Events ist die sogenannte Zwei-Monats-Regel wichtig. Zwischen zwei Einsätzen beim gleichen Arbeitgeber sollte mindestens ein Abstand von zwei Monaten liegen, damit jeder Einsatz als separate kurzfristige Beschäftigung gilt. Werden Mitarbeiter z.B. jeden Monat für regelmäßige Veranstaltungen eingesetzt, liegt keine gelegentliche Aushilfe vor und die Grenzen von 3 Monaten/70 Tagen werden nicht einzeln angewendet. Arbeitgeber sollten in solchen Fällen Alternativmodelle (Minijob oder befristete Teilzeit) prüfen.

Sozialversicherung und Meldepflichten

Kurzfristig Beschäftigte sind sozialversicherungsfrei in Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung – das spart Arbeitgebern und Arbeitnehmern Beiträge. Nur die gesetzliche Unfallversicherung muss der Arbeitgeber zahlen. Wichtig: Seit 2022 gibt es eine zusätzliche Meldepflicht – der Arbeitgeber muss der Minijob-Zentrale beim Anmelden mitteilen, ob der Aushilfe gesetzlich oder privat krankenversichert ist.

Meldung bei der Minijob-Zentrale: Auch kurzfristige Minijobber müssen bei Beginn (und Ende) der Beschäftigung über das ELSTAM-/DEÜV-Verfahren gemeldet werden. Der Beitragsgruppenschlüssel „0000“ (kein KV/PV/RV/ALV-Beitrag) und der Personengruppenschlüssel „110“ kennzeichnen die kurzfristige Beschäftigung. Die Unfallversicherungsmeldung (an die zuständige Berufsgenossenschaft) muss ebenfalls die geleisteten Arbeitsstunden enthalten. So bleibt im Ernstfall (z.B. Unfall während einer Veranstaltung) der Versicherungsschutz erhalten.

Steuern und Abgaben

Auf das Arbeitsentgelt kurzfristiger Beschäftigter ist grundsätzlich Lohnsteuer (plus Solidaritätszuschlag/Kirchensteuer) abzuführen – nicht der Pauschalbeitrag der Minijobs. Die Besteuerung erfolgt meist nach der individuellen Lohnsteuerklasse des Mitarbeiters. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer aber pauschal mit 25 % erheben: zum Beispiel wenn der Einsatz nicht länger als 18 zusammenhängende Arbeitstagedauert und der Tagesverdienst 150 € (seit 2023) nicht überschreitet (Bei Saisonkräften in der Landwirtschaft greift sogar eine niedrigere Pauschale von 5 %). Dieses vereinfachte Verfahren muss vom Arbeitgeber beantragt werden. U1/U2-Umlagen (für Lohnfortzahlung im Krankheits-/Mutterschaftsfall) sowie die Insolvenzgeldumlage sind weiterhin von Arbeitgeberseite zu zahlen.

Arbeits- und Vertragsrecht

Kurzfristig Beschäftigte haben – trotz der verkürzten Dauer – Anspruch auf arbeitsrechtliche Grundrechte. Sie müssen mindestens den gesetzlichen Mindestlohn erhalten (ab 01.07.2022: 12,41 €/h, mit weiteren Erhöhungen geplant: z.B. 13,90 €/h ab 2026). Entsprechend gelten die Vorgaben des Mindestlohngesetzes. Ebenso greift ab einer Beschäftigungsdauer von mehr als vier Wochen das Bundesurlaubsgesetz (§ 5 BUrlG): Der Aushilfskraft stehen pro vollem Monat ca. 1/12 des Jahresurlaubs zu (bei einer 5-Tage-Woche sind das i.d.R. 2 Urlaubstage pro angefangenen Monat). Außerdem wird nach sechs Monaten Wartezeit der volle Urlaubsanspruch erworben – in der Praxis können jedoch schon Abrechnungsmöglichkeiten entstehen (bei nur wenigen Wochen Einsatz wird meist Teilurlaub gewährt).

Die Bestimmungen des Entgeltfortzahlungsgesetzes greifen nach vierwöchiger ununterbrochener Beschäftigung: Fällt kurzfristig eingestelltes Personal krank aus, besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Das Arbeitszeitgesetz gilt ebenfalls: Maximal acht Stunden täglich (in Ausnahme bis zu zehn) dürfen abgerechnet werden. Pausen- und Jugendarbeitsschutzregelungen müssen beachtet werden, wenn z.B. Minderjährige als Aushilfe eingesetzt werden. Mutterschutzregelungen gelten grundsätzlich auch für kurzfristige Jobs – allerdings sind Studenten oder Rentnerinnen oft vom Mutterschutz ausgenommen.

Wichtige Vertragsinhalte

Zur Rechtssicherheit gehören ein klar befristeter Arbeitsvertrag und eine Dokumentation der Einsatzzeiten. Ein Vertrag sollte mindestens Folgendes festhalten:

Zeitraum: Genaue Start- und Enddaten der Beschäftigung (z.B. „3.–10. Juli 2025“).
Tätigkeit und Stunden: Beschreibung der auszuführenden Aufgaben und der täglichen/wöchentlichen Arbeitszeiten.
Vergütung: Vereinbarter Stunden- oder Tagessatz sowie Zahlungsmodalitäten.
Hinweis auf Sozialversicherungsfreiheit: Klärung, dass es sich um eine kurzfristige (sozialversicherungsfreie) Beschäftigung handelt.

Das Einhalten dieser Vertragsformalitäten hilft, das Beschäftigungsverhältnis jederzeit als kurzfristig nachweisen zu können. Arbeitgeber sollten zudem die Arbeitszeiten exakt dokumentieren (z.B. mit Zeiterfassungsbögen oder -systemen), um die Höchstdauer von 70 Tagen pro Jahr nicht zu überschreiten.

Wichtige Dokumentationspflichten

Werden Mitarbeiter auf Basis kurzfristiger Beschäftigung eingesetzt, so sollten wichtige Grundsätze des Beschäftigungsverhältnisses unbedingt dokumentiert werden.

Arbeitszeiten: sämtliche Einsatz- und Arbeitszeiten sollten sauber dokumentiert werden. Auf diese Weise kann später der Nachweis erfolgen, dass die Dreimonats-/70-Tage-Regel eingehalten wurde.
Arbeitstage: die 70-Tage-Regel gilt arbeitgeberübergreifend. Entsprechend sollte zu Beginn der Anstellung von Arbeitnehmer abgefragt werden, ob bereits andere Einsätze im aktuellen Jahr erfolgt sind und wenn ja um wie viele Tage es sich hierbei gehandelt hat.
Lohnabrechnungen: auch die final mit einem Lohnabrechnungsprogramm wie beispielsweise DATEV erstellten Abrechnungen müssen archiviert werden.

Einsatz in der Veranstaltungsbranche

Die Eventbranche profitiert stark von kurzfristigen Arbeitskräften: Festivals, Kongresse, Theateraufführungen oder Sportveranstaltungen sind stets zeitlich begrenzt und erzeugen Personalspitzen. Kurzfristige Helfer können genau dann eingesetzt werden, wenn Auf- und Abbau, Catering oder Betreuung laufen. So lassen sich z.B. Studierende oder Saisonkräfte für wenige Tage bzw. Wochen anheuern, ohne für sie Sozialversicherungsbeiträge bezahlen zu müssen.

Typische Einsatzbeispiele in Events sind:

Auf- und Abbaupersonal: Aushilfen, die Zelte, Bühne und Technik aufbauen und nach der Veranstaltung abbauen. Diese Helfer arbeiten oft nur wenige Tage.
Service- und Thekenkräfte: Kellner/innen, Barkeeper oder Catering-Helfer, die während der Veranstaltung Gäste bewirten.
Einlass- und Sicherheitspersonal: Kontrolleure oder Ordnungsdienste, die nur während der Eventdauer gebraucht werden.
Techniker: Sound- und Lichtassistenten oder Bühnenbauer, die bei Großevents nur temporär aushelfen (oft neben einem Hauptberuf).
Hostessen und Promoter: Messe- und Eventbegleiter, die an einzelnen Tagen oder Wochenenden arbeiten (z.B. für Produktpräsentationen).

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Ein Veranstalter plant ein dreitägiges Musik-Festival (inkl. je 2 Tage Auf- und Abbau). Er stellt hierfür 45 Helfer zeitlich befristet von 01. bis 07. Juli ein. Jeder dieser Mitarbeiter arbeitet maximal 7 Tage (plus ein oder zwei Tage Aufbau zuvor). Damit ist die 3-Monats/70-Tage-Grenze deutlich eingehalten und die Einsätze zählen als kurzfristige Beschäftigung. Die Helfer sind parallel Schüler, Studenten oder in Teilzeit beschäftigt, also nicht berufsmäßig tätig.
Beispiel 2: Eine Eventagentur führt jährlich zwei Konferenzen durch, jeweils im Februar und Oktober, und setzt für jede Veranstaltung dasselbe Aufbauteam (10 Personen) ein. Zwischen den Konferenzen liegen jeweils mehr als zwei Monate Pause. Da also keine regelmäßige monatliche Wiederholung stattfindet, können die Einsätze als getrennte kurzfristige Beschäftigungen abgerechnet werden. Allerdings darf jeder Helfer pro Jahr insgesamt 70 Tage nicht überschreiten.

In der Praxis sollten Arbeitgeber bei der Einsatzplanung solche Szenarien durchdenken. Vor Vertragsabschluss empfiehlt sich eine versicherungsrechtliche Beurteilung (z.B. anhand der Geringfügigkeits-Richtlinien), um klarzustellen, ob ein Arbeitsverhältnis wirklich als kurzfristig gilt.

Aktuelle Änderungen und Ausblick

Meldepflicht zur Krankenversicherung: Seit 2022 ist neu, dass der Arbeitgeber der Minijob-Zentrale mitteilen muss, ob der Aushilfe gesetzlich oder privat krankenversichert ist. Diese Regelung stärkt die Transparenz kurzfristiger Beschäftigungen.
Verdienstgrenze: Ab 2025 steigt die Einkommensgrenze für die Prüfung der Berufsmäßigkeit von 538 € auf 556 € im Monat. Wer über dieser Grenze verdient, muss wie beschrieben seine Nebentätigkeit als „nicht berufsmäßig“ nachweisen.
Mindestlohn: Die Mindestlohnkommission hat für die kommenden Jahre weitere Erhöhungen empfohlen: 1.1.2026 auf 13,90 € und 1.1.2027 auf 14,60 € (brutto pro Stunde). Arbeitgeber von kurzfristig Beschäftigten müssen diese Anpassungen künftig berücksichtigen.
Corona-Übergangsregelungen: Während der Pandemie wurden 2020–2021 die Grenzen vorübergehend angehoben (z.B. bis 115 Tage im Jahr). Diese Ausnahmeregelungen gelten inzwischen nicht mehr. Derzeit ist die Dreimonats-/70-Tage-Regel wieder maßgeblich.

Insgesamt ist die kurzfristige Beschäftigung in der Veranstaltungsbranche ein bewährtes Instrument, um Personal flexibel und kostengünstig einzusetzen. Arbeitgeber sollten jedoch die genannten rechtlichen Vorgaben stets im Blick haben – mit sorgfältiger Planung, einem klaren Vertrag und pünktlicher Meldung an Minijob-Zentrale und Berufsgenossenschaft. Auf diese Weise lassen sich Personalengpässe effizient überbrücken und zugleich Rechtsrisiken vermeiden.