Die Digitalisierung hat längst Einzug in die Personalabteilungen deutscher Unternehmen gehalten. Dabei stellt sich vielen Personalverantwortlichen die Frage: Ist eine digitale Personalakte eigentlich verpflichtend – oder bleibt sie eine freiwillige Entscheidung? Und welche Dokumente müssen schon heute zwingend digital geführt werden?
Gesetzliche Grundlagen: Keine generelle Pflicht – aber klare Anforderungen
Zunächst die Entwarnung: Es gibt aktuell keine gesetzliche Verpflichtung, die gesamte Personalakte digital zu führen. Unternehmen können also selbst entscheiden, ob sie die Akten ihrer Mitarbeiter in Papierform, elektronisch oder in einer Mischform verwalten möchten. Dennoch schreitet die Digitalisierung in der Personalverwaltung nicht nur technologisch, sondern auch gesetzlich voran.
Mit dem „Vierten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch“ wurden bereits im Jahr 2022 wichtige Schritte in Richtung digitale Dokumentation unternommen. Konkret heißt das: Bestimmte Unterlagen müssen künftig verpflichtend digital vorliegen. Unternehmen haben dafür allerdings noch eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026.
Diese Unterlagen müssen digitalisiert werden
Von der neuen Pflicht betroffen sind vor allem Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigten relevant sind. Dazu zählen insbesondere:
- Nachweise zur Versicherungspflicht (z. B. Vorbeschäftigungszeiten)
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit
- Nachweise über eine Elternschaft
- Bescheinigungen zum Werkstudentenstatus
- Alle relevanten elektronischen Entgeltunterlagen
Diese Dokumente müssen spätestens ab dem 1. Januar 2027 digital vorgehalten werden – unabhängig davon, ob die übrige Personalakte noch in Papierform existiert. Bis dahin können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen bei der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung von der elektronischen Führung beantragen, die jedoch ab 2027 nicht mehr möglich ist.
Datenschutz und Mitbestimmung
Wer eine digitale Personalakte einführt – sei es freiwillig oder im Rahmen der neuen Pflichten –, muss dabei den Datenschutz nach DSGVO und BDSG beachten. Besonders in Unternehmen mit Betriebsrat ist auch die Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu berücksichtigen. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept sowie transparente Prozesse sind daher unerlässlich.
Warum sich die digitale Personalakte jetzt schon lohnt
Auch wenn die vollständige Umstellung auf eine digitale Personalakte nicht gesetzlich vorgeschrieben ist: Für viele Unternehmen lohnt sich dieser Schritt schon heute. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten
- Bessere Übersicht und Struktur
- Reduzierung von Papier- und Archivierungskosten
- Einfachere Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten
- Mobiler Zugriff – insbesondere in verteilten Teams oder bei Remote-Arbeit
Besonders in dynamischen Branchen wie der Veranstaltungs- oder Eventtechnik bietet eine digitale Personalakte spürbare Erleichterung im Alltag. Bewerbungen, Lebensläufe, Qualifikationsnachweise oder Einsatzdokumente lassen sich zentral verwalten und sind jederzeit griffbereit.
Digitale Personalakte mit CrewBrain
Genau hier setzt CrewBrain an: Die Softwarelösung für die Veranstaltungsbranche bietet bereits seit Jahren umfassende Möglichkeiten zur digitalen Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten. Vom Bewerbungsprozess über das Hochladen von Lebensläufen bis hin zu Nachweisen wie Ersthelfer-, Höhen- oder Führerscheinbescheinigungen – alle Unterlagen können zentral gespeichert und organisiert werden. So behalten Unternehmen nicht nur den Überblick, sondern sind auch bestens auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen vorbereitet.
Fazit
Auch wenn die vollständige digitale Personalakte (noch) keine Pflicht ist, entwickelt sich die Rechtslage klar in diese Richtung. Unternehmen, die schon jetzt auf digitale Lösungen setzen, verschaffen sich nicht nur einen Effizienzvorsprung, sondern erfüllen frühzeitig kommende Vorgaben. Mit Tools wie CrewBrain gelingt der Umstieg unkompliziert und zukunftssicher.
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