KI in der Personalplanung – was ist in der EU erlaubt und was nicht?

In vielen Branchen steigt der Druck, den Personaleinsatz effizienter und flexibler zu gestalten – sei es durch Fachkräftemangel, Kostenvorgaben oder sich schnell ändernde Nachfrage. Daher rückt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Personalplanung verstärkt in den Fokus: KI-Systeme können große Datenmengen aus Zeitwirtschaft, Umsatzprognosen und Mitarbeiterprofilen auswerten und daraus automatisiert Einsatzpläne erstellen. KI verspricht, Planungsaufwand zu senken und die Planungsqualität zu erhöhen, etwa indem unvorhergesehene Ausfälle besser ausgeglichen und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Aber ist das auch rechtlich erlaubt?

Vorteile von KI in der Personalplanung

KI-Systeme können in der Personaleinsatzplanung konkret folgende Vorteile bringen:

• Präzisere Bedarfsprognosen: KI-Modelle analysieren historische Daten (z.B. Patientenzahlen, Auftragsvolumina oder Verkaufszahlen) und erkennen Muster. Damit lassen sich künftige Personalbedarfe vorhersagen.
• Flexiblere Schichtplanung: KI reagiert auch auf kurzfristige Änderungen. Fällt ein Mitarbeiter unerwartet aus oder ändert sich die Nachfrage (z.B. in Handel oder Logistik), kann ein KI-System Alternativpläne berechnen und Mitarbeitende automatisch neu verteilen.
• Effizienz und Kostensenkung: Automatisierte Einsatzpläne minimieren Leerlauf und Überlastung. Unternehmen können so Überstunden reduzieren, teure Zeitarbeit vermeiden und Personalkosten senken, ohne die Servicequalität zu gefährden. Gleichzeitig werden gesetzliche Vorschriften besser eingehalten (z.B. Ruhezeiten, Qualifikationsanforderungen), weil das System diese Vorgaben automatisch berücksichtigt.
• Passgenauer Qualifikationsabgleich: KI ordnet Mitarbeitende ihren Kompetenzen entsprechend zu. So entstehen qualitativ bessere Arbeitsergebnisse und höhere Zufriedenheit. Die „Bedarf‑Kompetenz‑Zuordnung“ kann Fehler reduzieren, die bei manueller Planung übersehen werden.
• Branchenvielfalt: Diese Vorteile gelten in vielen Branchen. Besonders lohnend ist KI etwa dort, wo Personalbedarf stark schwankt – wie beispielsweise in der Veranstaltungs- und Event-Branche.

All diese Vorteile klingen, als müsste KI sofort für jegliche Art von Personalplanung eingesetzt werden. Damit diese Vorteile ausgespielt werden können, muss die KI jedoch auf riesige Datenmengen zugreifen können. Diese müssen nicht nur die historischen Daten, sondern auch Bewertungen der Mitarbeitenden sowie deren Vorlieben und Qualifikationen beinhalten. Viele dieser Kriterien existieren gerade in der Veranstaltungs- und Event-Branche vor allem in den Köpfen der Disponierenden – diese müssen digitalisiert und für die KI verfügbar gemacht werden.

Und wenn diese Hürde genommen ist, bleibt ein riesiger Haufen größtenteils personenbezogener und teilweise höchst schützenswerter Daten. Aus diesem Grund hat die Europäische Union mit dem AI Act dem Einsatz von KI bereits rechtliche Rahmenbedingungen geschaffen.

Regulierung durch den EU AI Act

Das neue EU-KI-Gesetz (AI Act) ist am 1. August 2024 in Kraft getreten. Es gilt risikobasiert: KI-Anwendungen im Personalwesen gehören in der Regel zu den Hochrisiko-Systemen, da Entscheidungen über Einstellung, Beförderung, Versetzung oder Aufgabenzuweisung grundlegende Arbeitsverhältnisse beeinflussen. Explizit als Hochrisiko gelten etwa „KI-Instrumente für die Beschäftigung, das Management von Arbeitnehmern und den Zugang zur Selbständigkeit (z.B. Software zur Auswahl von Lebensläufen für die Einstellung)“. Gleiches gilt für KI-Systeme, die Mitarbeiterleistung oder -verhalten überwachen bzw. bewerten.

Hochrisiko-KI unterliegt strengen Auflagen: Unternehmen müssen ein umfassendes Risikomanagement einführen sowie die Datenqualität und das Datenhandling sicherstellen. Konkrete Pflichten sind zum Beispiel Auswirkungen-Einschätzungen auf Grundrechte, regelmäßige Tests gegen Diskriminierung, lückenlose Protokollierung aller KI-Entscheidungen und eine ausführliche technische Dokumentation. Es ist vorgesehen, dass solche KI-Systeme in einem EU-Register erfasst werden. Zudem schreibt der AI Act vor, dass es immer menschliche Aufsicht geben muss: Eine KI darf Entscheidungen nur unterstützen, die finale Verantwortung liegt beim Menschen.

Neben den Hochrisiko-Regeln gibt es Transparenzpflichten für niedrigere Risikoklassen. So müssen Arbeitgeber etwa bei direktem Dialog mit KI (z.B. Chatbots oder virtuelle Assistenten im HR) offenlegen, dass es sich um Maschinen handelt. Auch generative KI-Systeme (etwa zur Erstellung von Texten) müssen ihre Inhalte kennzeichnen, damit Nutzer sie als KI-generiert erkennen können. Insgesamt bedeutet dies für die Praxis: Firmen müssen ihre KI-Tools auditieren, Mitarbeiter darauf schulen und je nach Risikoklasse die erforderlichen Zertifizierungen erlangen (Eintrittsfristen bis 2026).

Was ist erlaubt, was nicht?

Je nach Anwendungsfall gibt es klare Grenzen:

• Erlaubt sind klassische Planungstools, Chatbots und Prognosesysteme, die ohne sensible Daten arbeiten. So kann KI dienstplanerstellende Software berechnen oder Verfügbarkeiten auswerten. Auch reine Informations-KI (z.B. ein betriebsinterner Chatbot zur Urlaubsanfrage) fällt nur unter Transparenzpflichten – hier reicht es, den Nutzern zu sagen „Ich bin ein KI-Tool“. Grundsätzlich darf ein Unternehmen seine Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten per KI auswerten und beispielsweise automatisiert Schichtwünsche berücksichtigen (solange Datenschutz und Betriebsvereinbarungen eingehalten werden).
• Unter Auflagen stehen KI-Systeme, die in Einstellungs- oder Personalentscheidungen eingreifen. Beispielsweise sind Lebenslauf-Scanner oder Bewerber-Vorselektion prinzipiell zulässig, gelten aber als Hochrisiko. Diese dürfen Bewerbungen kategorisieren oder erste Bewertungen vornehmen – jedoch muss das System dokumentiert werden und eine finale menschliche Entscheidung erfolgen. Vollautomatische Absagen ohne menschliche Prüfung wären unzulässig (nach Art. 22 DSGVO darf kein alleiniger Computerentscheid einen Bewerber „erheblich beeinträchtigen“). Gerade in der Veranstaltungs- und Event-Branche sind „Bewerbungen“ oft nicht nur initial, sondern werden von Firmen dergestalt eingesetzt, dass sich Gelegenheitsmitarbeiter auf jeden einzelnen Job bewerben müssen. Hier sind entsprechend immer die Anforderungen an den AI Act zu beachten, wenn dieser Prozess durch KI unterstützt wird. Auch Tools zur Leistungsmessung oder Verhaltensbewertung von Mitarbeitenden sind erlaubt, aber nur mit strengen Kontrollen. KI, die produktivitätsbezogene Daten sammelt oder Vorhersagen über die Leistung eines Mitarbeiters trifft, zählt zu den Hochrisiko-Anwendungen und erfordert daher Verantwortlichkeit und regelmäßige Bias-Tests. Unternehmen müssen außerdem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten und dürfen nur Daten verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
• Verboten sind KI-Anwendungen mit „inakzeptablem Risiko“. Dazu gehört insbesondere Emotionserkennung am Arbeitsplatz – das Gesetz untersagt ausdrücklich, KI-Tools am Arbeitsplatz einzusetzen, die Gefühle, Stimmungen oder innere Einstellungen von Beschäftigten analysieren. Ebenso untersagt ist soziales Scoring: Ein KI-System darf keine persönlichen oder sozialen Merkmale von Mitarbeitern bewerten oder rangieren, um zum Beispiel Bonuszahlungs- oder Kündigungsentscheidungen zu treffen. Verboten ist auch, Menschen mittels manipulativer KI-Techniken auszunutzen – etwa automatische Verhaltenssteuerung oder Ausnutzung von Schwächen (Alter, Behinderung, soziale Lage). Generell darf KI keine biometrischen oder sensiblen Gesundheitsdaten von Mitarbeitern ohne ausdrückliche Rechtsgrundlage auswerten (auch dies fällt unter schwerwiegende Datenschutz- und Diskriminierungsrisiken).
• Praxisbeispiele: Ein zulässiges Beispiel wäre eine KI-gestützte Bedarfsprognose oder Dienstplananpassung, die auf anonymen Nutzungsdaten beruht. Ein Chatbot, der Schichttausch koordiniert, ist erlaubt – solange er als KI erkennbar ist. Dagegen wäre eine vollautomatisierte Bewerberauswahl (Kandidaten ohne menschliches Eingreifen auswählen) unzulässig. Auch Videoüberwachung mit KI-Auswertung (z.B. Erkennung wer ins Büro geht) ist unzulässig, wenn sie dauerhaft und ohne guten Grund eingesetzt wird. Jede neue KI-Anwendung im HR-Bereich sollte daher rechtlich geprüft werden. In Deutschland müssen Arbeitgeber zudem sofern vorhanden den Betriebsrat vor dem Einsatz solcher Systeme informieren und in der Regel einbeziehen.

Chancen des KI-Einsatzes in der Event-Personalplanung

Trotz aller Vorsicht: Der kluge Einsatz von KI bietet erhebliche Chancen für Event-Agenturen und HR-Teams. Hier die wichtigsten Potenziale auf einen Blick:

• Effizienz und Zeitersparnis: Routinetätigkeiten wie das Erstellen von Schichtplänen oder Zuordnen von Personal zu Veranstaltungen lassen sich deutlich beschleunigen. Planende müssen weniger Zeit in Excel-Listen und Telefonate investieren und können komplexe Dienstpläne in Sekunden generieren Dadurch sinken Planungsaufwände drastisch – frei gewordene Kapazitäten können für wichtigere Aufgaben genutzt werden.
• Kostenoptimierung: KI-Planung hilft, Personalkosten zu senken, indem Überbesetzungen vermieden und Leerlauf minimiert wird. Gleichzeitig kann Unterbesetzung (die zu Überstunden oder Qualitätsverlust führt) proaktiv verhindert werden. Laut einem Anbieter sind durch KI. Auch die automatische Einhaltung von Tarifregeln (z. B. Zuschlagszeiten optimal verteilen) kann teure Fehler vermeiden. Insgesamt wird der Personaleinsatz effizienter, was direkt auf die Marge einzahlt.
• Genauere Prognosen & bessere Entscheidungen: Ein großer Vorteil von KI ist die Datenanalyse. Algorithmen erkennen Muster, die dem Menschen vielleicht verborgen bleiben. So können z. B. saisonale Nachfrageschwankungen, Wettereffekte oder Buchungstrends in die Personalplanung einfließen und präzisere Vorhersagen generiert werden. Entscheidungen wie „Wieviel Crew brauche ich für Event X?“ basieren damit weniger auf Bauchgefühl, sondern auf Fakten. Das erhöht die Planungssicherheit. KI liefert den Planungsverantwortlichen Handlungsempfehlungen (etwa Warnungen bei Engpässen oder Vorschläge für Umlagerungen), was zu fundierteren Entscheidungen führt – letztlich eine bessere Steuerung des Personalbedarfs ermöglicht .
• Flexibilität und Schnellreaktion: In der Eventbranche ändern sich Pläne oft kurzfristig – sei es durch zusätzliche Gäste, Programmänderungen oder Krankmeldungen im Team. KI-gestützte Systeme können auf solche Änderungen in Echtzeit reagieren. Beispielsweise kann bei einem plötzlichen Personalausfall die Software sofort Ersatz vorschlagen oder bei ungeplant hoher Besucherzahl zusätzliches Personal alarmieren. Insgesamt erhöht KI die Resilienz der Planung: Man ist besser gewappnet für Überraschungen und kann schneller umplanen, als es manuell möglich wäre. Für Unternehmen bedeutet das auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf bewahren zu können, weil die Tools Vorschläge liefern.
• Fairness und Mitarbeiterzufriedenheit: Richtig eingesetzt, kann KI die Workforce Experience verbessern. Algorithmen behandeln Mitarbeiter neutral nach den eingegebenen Kriterien – Vetternwirtschaft oder unbeabsichtigte Benachteiligungen durch den Planer entfallen. Zudem lassen sich Mitarbeiterpräferenzen systematisch berücksichtigen: Etwa könnte eine KI so programmiert sein, dass sie die Verteilung unbeliebter Schichten gerecht rotiert. Objektiv bessere und ausbalancierte Dienstpläne steigern die Zufriedenheit. Auch die Möglichkeit, Wünsche einzureichen (die die KI dann im Rahmen der Möglichkeiten optimal berücksichtigt) gibt Mitarbeitern mehr Mitsprache. Am Ende profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer: KI kann helfen, Überlastung zu reduzieren, die Planbarkeit für die Belegschaft zu erhöhen und Konflikte zu verringern.
• Einhaltung von Regeln & Compliance: Ein oft unterschätzter Vorteil: KI vergisst keine Regel. Arbeitszeitgesetze, Ruhezeitvorschriften, maximale Schichten – all diese Compliance-Vorgaben können im System hinterlegt werden, sodass das Planungstool automatisch nur konforme Pläne erzeugt. Das reduziert das Risiko von Verstößen erheblich. Ebenso lassen sich Qualifikationsanforderungen (wer darf welche Maschine bedienen, wer braucht welchen Sicherheitsschein) algorithmisch prüfen, damit niemand falsch eingesetzt wird. KI agiert hier wie ein „digitaler Co-Pilot“, der den Planer vor Regelverletzungen warnt. Gerade in der EU, wo Verstöße gegen Arbeitszeitregeln teuer werden können, ist das ein wichtiges Plus. Nebenbei entlastet es HR davon, jede Planung manuell kontrollieren zu müssen.

Risiken und Herausforderungen: Warum man nicht einfach KI „draufwerfen“ kann

Trotz aller Chancen darf der KI-Einsatz nicht blauäugig erfolgen. Zahlreiche Herausforderungen müssen bewältigt werden, damit aus dem KI-Projekt kein Reinfall wird. Hier sind die größten Risiken bei KI in der Personalplanung – und warum man eben nicht einfach „KI draufwerfen“ kann:

• Datenqualität und -menge: KI ist nur so gut wie die Datenbasis. In der Eventbranche, die oft von Einzelprojekten und sehr variierenden Anforderungen geprägt ist, liegt häufig keine große, saubere Datenhistorie vor. Wenn historische Personalbedarfe lückenhaft oder unstrukturiert sind, bleiben KI-Prognosen unzuverlässig 45 46. Das Prinzip „Garbage in, garbage out“ gilt hier knallhart. Kleine Eventagenturen haben vielleicht gar nicht genug vergangene Events, um fundierte Muster zu erkennen. Ohne valide Daten kann man noch so viel KI „draufwerfen“ – es kommt wenig Mehrwert heraus. Unternehmen müssen daher zunächst in Datenpflege und – erfassung investieren, bevor die KI Magie liefern kann.
• Komplexität der Implementierung: Eine KI-Lösung einzuführen ist kein Plug-and-Play. Die Systeme müssen in bestehende Softwarelandschaften integriert, mit Kalender- und Buchungssystemen verknüpft und an die spezifischen Geschäftsregeln angepasst werden. Das erfordert Aufwand, Know-how und oft externe Unterstützung. Zudem sollten Planer:innen geschult werden, um mit den KI-Tools umzugehen und die Ergebnisse richtig zu interpretieren. Wird KI falsch konfiguriert (z. B. unpassende Parameter für die Eventbranche) oder fehlt es an internem Verständnis, können Fehler passieren – vom unsinnigen Schichtvorschlag bis zur falschen Datenauswertung. Diese Anfangshürden kosten Zeit und Geld. Einfach „anschalten und läuft“ ist utopisch.
• Akzeptanz und Change Management: Selbst die beste KI nutzt nichts, wenn Mitarbeiter und Führungskräfte sie nicht akzeptieren. Es gibt mitunter Vorbehalte: Manche befürchten, KI könnte den Menschen ersetzen oder überwachen. In der Personalabteilung ist KI laut Experten häufig negativ belegt, weil man an fragwürdige Anwendungen im Recruiting oder Kündigungen denkt. Hier ist Transparenz und Einbindung entscheidend. Die Belegschaft (und der Betriebsrat) müssen von Anfang an mit ins Boot geholt werden, sonst drohen Misstrauen und Widerstand. Die Einführung einer KI-Planung erfordert daher Change Management: erklären, schulen, Sorgen ernst nehmen. Ohne das könnte es passieren, dass Planer die KI- Vorschläge ignorieren oder Mitarbeiter Dienstpläne boykottieren, weil sie „vom Computer gemacht“ sind. Die Technologie ist nur so gut wie die Akzeptanz im Team.
• Bias und Diskriminierung: KI ist nicht automatisch objektiv. Trainiert man ein System auf Vergangenheitsdaten, reproduziert es unter Umständen bestehende Vorurteile. Beispiel: Hat ein Planer in der Vergangenheit bestimmte Leute immer für die begehrten Jobs ausgewählt, könnte eine KI diese Tendenz übernehmen – und etwa Frauen, ältere Mitarbeiter oder bestimmte Gruppen benachteiligen, ohne dass es gewollt ist. Das ist besonders im Recruiting bekannt (Stichwort Amazon-Recruiting-KI), kann aber auch bei Schichteinteilungen passieren (z. B. werden Mitarbeitende, die oft „Nein“ gesagt haben, seltener angefragt). Solche verzerrten Ergebnisse zu erkennen, ist schwierig, da komplexe Algorithmen wenig erklärbar sind. Hier müssen Entwickler und HR wachsam sein und die Ergebnisse laufend prüfen. Zudem gelten natürlich weiterhin Gleichbehandlungsgebote: Eine KI darf nicht nach Geschlecht, Herkunft, Alter etc. unterscheiden – das wäre illegal. Doch schon indirekte Diskriminierungen (etwa via Proxy-Daten) sind eine Gefahr. Kurz: Ohne sorgfältiges Monitoring riskiert man, dass KI ungewollt Ungerechtigkeiten verstärkt.
• Intransparenz und Black-Box-Problematik: Viele KI-Modelle (etwa neuronale Netze) arbeiten wie eine Black Box – die Entscheidungswege sind schwer nachzuvollziehen. Im Personalbereich ist das problematisch: Wenn eine Mitarbeiterin fragt, warum er/sie weniger Schichten bekommt als andere, muss der Arbeitgeber das einigermaßen erklären können. „Das hat der Algorithmus so ausgespuckt“ reicht nicht. Mangelnde Nachvollziehbarkeit kann das Vertrauen zerstören und im Streitfall zum echten Problem werden. Dieses Transparenzdefizit erfordert Gegenmaßnahmen: entweder einfacher erklärbare Regeln verwenden (auch wenn das KI-Potenzial dann geringer ist) oder technische Lösungen für Explainable AI. Bis dahin gilt: KI-Ergebnisse immer mit gesundem Menschenverstand prüfen. Blindes Vertrauen in einen undurchsichtigen Algorithmus ist gefährlich.
• Datenschutz und ethische Grenzen: Wie oben beschrieben, steht der umfangreichen Datennutzung durch KI der Datenschutz entgegen. Eine KI, die „alles“ sammelt – von Krankheitsständen über Produktivität bis zu GPS-Daten – schießt schnell übers Ziel hinaus. Abgesehen von rechtlichen Sanktionen würde ein solcher Rundum-Überwachungsansatz auch die Motivation der Beschäftigten zerstören. Das Risiko des Data Misuse ist real: KI verleitet dazu, immer mehr Datenpunkte einfließen zu lassen („weil wir’s können“), etwa um Prognosen noch etwas zu verbessern. Hier müssen Unternehmen sich selbst zügeln und Ethik-Leitplanken setzen. Ebenso ist die Sicherheit der Daten ein Thema: KI-Systeme sind IT-Systeme und potenziell hackbar. Zentrale Personalplanungsdatenbanken mit allen Schichtdaten sind sensibel – ein Leck könnte Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Informationen offenlegen. KI-Einführung bedeutet also auch, in Cybersecurity zu investieren.
• Keine 100%ige Verlässlichkeit: So fortschrittlich KI ist – Events sind oft von einzigartigen Umständen geprägt, die kein Algorithmus voraussehen kann. Ein KI-Modell kennt nur die Vergangenheit. Noch nie dagewesene Situationen (z. B. ein neuartiges Event-Format, eine Pandemie, ein plötzlicher VIP-Besuch mit Sonderwünschen) können die Prognosen ins Wanken bringen. Menschen hingegen können mit Kreativität und Erfahrung auf neue Situationen reagieren. Wenn man sich zu sehr auf KI verlässt, läuft man Gefahr, ungewöhnliche Umstände zu übersehen. Außerdem können Algorithmen Fehler haben. Es gab Fälle, da schlugen Schichtplanungs-KIs völlig unpraktikable Dienstpläne vor, weil ein Parameter falsch gesetzt war. Menschliches Kontrollieren bleibt unerlässlich. KI nimmt Routinearbeit ab, aber macht die Planung insgesamt anspruchsvoller, weil die Rolle des Menschen sich zum Steuern und Hinterfragen der KI verschiebt. Ein trügerisches „zurücklehnen und KI machen lassen“ wäre fatal.

Fazit

KI kann die Personaleinsatzplanung deutlich verbessern – sie schafft Transparenz über zukünftigen Bedarf und entlastet Planer. Gleichzeitig fordert der EU-Rechtsrahmen Unternehmen zu großer Sorgfalt auf: Neben GDPR und Gleichbehandlungsrecht bringt vor allem der AI Act viele neue Verpflichtungen. Hochrisiko-Anwendungen (Recruiting, Mitarbeiter-Monitoring etc.) müssen streng geprüft, dokumentiert und von Menschen kontrolliert werden. Verboten sind KI-Einsätze, die inakzeptable Risiken bergen – etwa Emotionserkennung oder unfaire soziale Bewertungen. Insgesamt gilt: Unternehmen können von KI in der Personalplanung profitieren, müssen aber verantwortungsbewusst vorgehen und eine gut durchdachte Strategie verfolgen, damit KI zielgerichtet und rechtssicher eingesetzt werden kann.

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