Prozessautomatisierung mit CrewBrain

Sehr geehrte Kunden,

die Corona-Krise zieht sich deutlich länger hin, als viele zunächst gedacht und gehofft hatten. Neben den vielen Einschränkungen bietet sich jedoch auch die einmalige Gelegenheit, den Betrieb zu optimieren und sich so bestmöglich für die Zeit nach der Krise aufzustellen.

In der Vergangenheit war die hohe Arbeitsbelastung vielfach ein Grund, sich nicht mit der Optimierung der internen Prozesse zu beschäftigen. Dabei lässt sich durch eine solche Optimierung nach anfänglicher Investition eine massive Zeitersparnis erwirken – was sich am Ende wieder positiv auf die Arbeitsbelastung auswirkt.

In den letzten Monaten haben wir CrewBrain stark in den für die Prozessautomatisierung notwendigen Bereichen optimiert und erweitert. Auf diese Weise haben Sie in der aktuellen Situation die (möglicherweise einmalige) Möglichkeit, sich nun mit der Optimierung zu beschäftigen und sich und Ihr Unternehmen für die Zukunft noch besser aufzustellen.

In der heutigen Update-Info möchte ich Ihnen die wichtigsten Instrumente für die Prozessautomatisierung vorstellen. Bei Fragen zu diesem und anderen Themen steht Ihnen unser Support-Team aber natürlich auch gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Viel Erfolg beim Optimieren der Prozesse wünscht Ihnen

Sven Schlotthauer

Was ist Prozess-Automatisierung?

Unter Prozess- oder Workflow-Automatisierung versteht man die technologiegestützte Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse. Als Teil der digitalen Transformation bietet diese Automatisierung die Möglichkeit, die Servicequalität zu erhöhen und gleichzeitig die Mitarbeiterbelastung und auch Kosten zu reduzieren.

Synergien nutzen

In jedem Betrieb werden für unterschiedliche Zwecke verschiedene Softwarelösungen eingesetzt. Neben der Personalplanung mit CrewBrain ist dies beispielsweise ein Rental-Management oder ein ERP-System. Eine Prozess-Automatisierung könnte hier beispielsweise bedeuten, dass ein bestätigtes Angebot in diesen Systemen automatisch die Personalplanung in CrewBrain in die Wege leitet.

Mitarbeiter entlasten

Werden Informationen manuell transportiert, besteht immer das Risiko eines Informationsverlusts. Dies betrifft beispielsweise die Stellen im Unternehmen, an denen Informationen von einer in die nächste Abteilung weitergegeben werden. Erfolgt diese Informationsweitergabe automatisiert, so wird eine gleichbleibende Qualität sichergestellt und die Mitarbeiter werden gleichzeitig entlastet.

Daten austauschen

Insbesondere sich wiederholende und eintönige Arbeiten belasten Mitarbeiter. Dazu zählt beispielsweise die Erfassung von Kundendaten in mehreren Systemen oder allgemein die Pflege redundanter Informationen. Prozess-Automatisierung kann den Mitarbeitern diese Tätigkeit vollständig abnehmen, indem redundante Daten automatisch aus einem vorherigen System übernommen werden.

Optimale Lösungen

An vielen Stellen im Unternehmen müssen optimale und spezialisierte (Software-)Lösungen eingesetzt werden. Dies führt dazu, dass häufig Insellösungen entstehen, die für sich gesehen zwar optimal, im Gesamtkontext aber suboptimal sind. Offene Architekturen und Schnittstellen zwischen diesen Systemen bieten die Möglichkeit, auch den Gesamtkontext optimal auszurichten.

Die API-Schnittstelle

Einen wichtigen Beitrag zur Prozess-Automatisierung leistet unsere API-Schnittstelle. Damit ist es möglich, CrewBrain mit anderen Softwarelösungen zu verknüpfen und so automatisiert Daten auszutauschen. In Zukunft wird es immer wichtiger, dass verschiedene Softwarelösungen „miteinander sprechen“, weshalb wir hier den Zugriff auf nahezu alle Daten in CrewBrain ermöglichen.

Die Möglichkeiten

Mit Hilfe der API lassen sich vielfältige Anwendungsfälle umsetzen. So kann beispielsweise eine automatisierte Erstellung von Projekten oder Jobs (beispielsweise für Lager- oder Büro-Tätigkeiten) oder eine vollständige Synchronisation mit einem Rental-Management- oder ERP-System erfolgen. Durch den direkten Zugriff auf nahezu alle Daten in CrewBrain bietet unsere API hier die richtige Grundlage.

API-Dokumentation

Wenn Sie eigene Anbindungen an unsere API realisieren möchten, finden Sie die dafür notwendige API-Dokumentation auf unserer Website. Bei unserer API handelt es sich um eine sog. REST-API, die heute im Internet faktisch zum Standard geworden ist. Sie kann mit allen gängigen Programmiersprachen verwendet werden und ist für Entwickler und ambitionierte Benutzer problemlos les- und anwendbar.

Neu: WebHooks

Klassische API-Anbindungen arbeiten mit dem „Pull-Prinzip“. Das bedeutet, dass ein Skript regelmäßig die aktuellen Daten abruft und prüft, ob sich Änderungen ergeben haben. Mit WebHooks unterstützt CrewBrain ab sofort aber auch das „Push-Prinzip“: werden Daten geändert, kann CrewBrain diese direkt an ein anderes System senden.

Die Möglichkeiten

Mit Hilfe von WebHooks lassen sich automatisch Aktionen auslösen, wenn ein neuer Datensatz angelegt oder ein vorhandener bearbeitet oder gelöscht wird. Dies kann beispielsweise genutzt werden, um für jedes neue in CrewBrain erstellte Projekt automatisch einen Ordner im lokalen Filesystem zu erzeugen. Ebenfalls möglich sind individuelle Benachrichtigungen, z.B. an die Buchhaltung, wenn ein Projekt oder Job als „abgerechnet“ markiert wird.

Kompatible Software

WebHooks sind mit jeder individuellen API-Anbindung kompatibel. Es gibt jedoch auch Plattformen, die sich auf Workflow-Automatisierung spezialisiert haben und ebenfalls mit WebHooks umgehen können. Beispiele hierfür sind Microsoft Power Automate oder Zapier. Mit diesen Lösungen kann CrewBrain mit wenig Aufwand und einer grafischen Benutzeroberfläche mit einer Vielzahl an Softwarelösungen wie MS Office oder der G-Suite verknüpft werden.

WebHooks einsetzen

WebHooks können entweder über unsere API oder über die Oberfläche (Verwaltung > WebHooks) angelegt werden. Wird ein WebHook ausgeführt, so enthält er das jeweilige Objekt (z.B. den Job oder das Projekt) im JSON-Format. Alle relevanten Informationen zu den WebHooks und zum Ablauf finden sich in unserer API-Dokumentation.

Schnittstellen zu Rental-Management-Systemen

Ende vergangenen Jahres haben wir eine Schnittstelle zu Epirent eingeführt. Inzwischen haben wir diese Schnittstelle noch stark erweitert, sodass nun nicht mehr nur die Aufträge an sich, sondern auch der Personalbedarf inklusive disponiertem Personal übernommen werden kann. Und das Beste: ähnliche Schnittstellen für weitere Rental-Management-Systeme sind bereits in Arbeit.

Schnittstellen zu Lösungen für die Lohnabrechnung

Auch für die Lohnabrechnung werden regelmäßig Daten zwischen Unternehmen und Lohnbuchhalter oder Steuerberater ausgetauscht. Häufig geschieht dies noch „analog“ in Papierform. CrewBrain bietet bereits seit längerer Zeit eine Datev-Schnittstelle für Mitarbeiter mit Abrechnung (beispielsweise 450€-Jobber), mit denen die Daten automatisiert übertragen werden können.

Nutzen Sie die Zeit für Prozess-Automatisierung

Nie gab es einen besseren Zeitpunkt, die digitale Transformation der eigenen Firma voranzutreiben als in der derzeitigen Situation.

Der für eine solche Transformation notwendige Zeitaufwand lässt sich nur schwer parallel zum Tagesgeschäft stemmen. Die Corona-Krise bietet damit eine Chance, die in dieser Form so schnell (hoffentlich) nicht wieder kommen wird.

Gerade deshalb ist es wichtig, diese Zeit zu nutzen und die eigene Firma bestmöglich für die Zeit nach der Krise aufzustellen. Denn insbesondere mit Prozess-Automatisierung können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, der beim Neustart entscheidend sein kann.