Transparenzhinweis: Wir vergleichen CrewBrain mit Alternativen so neutral wie möglich – sind aber natürlich etwas voreingenommen und uns sicher, dass unsere Lösung sehr gut ist 🙂 Zudem haben wir die Systeme auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen verglichen. Es kann daher sein, dass unser Vergleich nicht vollständig ist.

Zielgruppen & Branchenfokus

CrewBrain ist speziell auf die Veranstaltungsbranche ausgerichtet: Viele Anwender sind Personalagenturen oder Eventfirmen, die wechselnde Crews, Freelancer und externe Dienstleister einsetzen. Personio hingegen positioniert sich als All-in-One-HR-Lösung für KMU. Die Software richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (etwa 10–2.000 Mitarbeiter) aus allen Branchen und deckt klassische Personalverwaltungsaufgaben ab.

Funktionalitäten

CrewBrain konzentriert sich auf personalarbeitsspezifische Features für Events. Dazu zählen Auftrags- bzw. Projekt-basierte Personaleinsatzplanung („Jobs und Projekte“), Zeiterfassung (z.B. Gleitzeitkonten über App oder Stempeluhr) und automatische Lohnabrechnungs-Auswertungen (Stundenzettel und Abrechnungen für Freelancer oder Festangestellte). Weitere Module umfassen Urlaubsverwaltung, Fuhrpark- und Fahrtenbuch, Reisekostenabrechnung, Gefährdungsbeurteilungen, Aufgabenmanagement und Reporting/Statistiken. Es gibt eine Smartphone-App und offene API-Schnittstellen für den Datenaustausch. Funktionen wie Recruiting oder Onboarding sind bei CrewBrain dagegen nur sehr eingeschränkt vorhanden – die Software dient primär der Einsatzplanung und Dokumentation im laufenden Betrieb.
Personio bietet ein integriertes HR-System mit umfangreichen Modulpaketen. Neben der Kern-Personalverwaltung (Stammdaten, Organisation) enthält es Bewerbermanagement (Recruiting) mit integriertem Onboarding, Zeiterfassung, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung sowie Dokumenten- und Signaturfunktionen (digitale Personalakten). Außerdem bietet Personio Lohnabrechnung (Payroll) und Performance/Entwicklungs-Module.

Stärken & Schwächen

CrewBrain punktet besonders in der Veranstaltungs- und Event-Branche. Insbesondere für wechselnde Teams (Konzerte, Messen, Festivals) bietet CrewBrain umfangreiches Rollenmanagement und schnelle Kommunikation. Disponenten behalten auf diese Weise den Überblick und auch in Verbindung mit Arbeitnehmerüberlassung bietet CrewBrain alle notwendigen Funktionalitäten um den rechtlichen Anforderungen an Arbeitszeiterfassung und Dokumentation zu entsprechen. Eine Anbindung an Lohnabrechnungssysteme wie DATEV ermöglicht die weitere Verarbeitung der Daten, diese muss jedoch außerhalb von CrewBrain erfolgen.

Personio gilt als umfassende Standardlösung für HR: Stärken sind die Breite der HR-Funktionen und Automatisierung. Personio bietet auf Knopfdruck ein zentrales Dashboard mit Recruiting-Statistiken, Personalberichten und Compliance-Checks. Auf diese Weise erhalten Kunden von Personio einen breiten und umfangreichen Werkzeugkasten für alle Belange der Personalverwaltung. Speziallösungen für die individuelle Personalplanung bei Veranstaltungen sind in Personio jedoch nicht enthalten.

Ergänzende Nutzung beider Systeme

In der Praxis werden CrewBrain und Personio auch parallel eingesetzt, wenn sich HR-Kernaufgaben und eventbasierte Planung ergänzen sollen. Beispielsweise kann Personio die Stammdaten, Verträge und Urlaubsanträge verwalten, während CrewBrain die Einsatz- und Schichtplanung für Veranstaltungen sowie die Zeiterfassung übernimmt. Über die offenen APIs lassen sich Daten austauschen. In einem typischen Workflow könnten z.B. neue Mitarbeiter in Personio angelegt und per Schnittstelle nach CrewBrain übernommen werden. Geleistete Stunden aus CrewBrain (z.B. Konzert-Einsätze) werden nach Freigabe zurück in Personio gegeben, um sie in die Lohnabrechnung einzupflegen. Zahlreiche Unternehmen automatisieren diese Abläufe heute mit No-Code-Tools (Zapier, Power Automate) über die CrewBrain- und Personio-APIs.

Technische Integration

Beide Plattformen bieten moderne REST-APIs und Integrationsmöglichkeiten. CrewBrain führt eine umfassende Entwicklerdokumentation (API v2) und erlaubte z.B. das Abrufen von Mitarbeiterdaten, Jobs, Abwesenheiten u.v.m. Personio stellt eine umfangreiche API für Mitarbeiter-, Zeit- und Abwesenheitsdaten, Recruiting etc. bereit.

Preis- & Lizenzmodelle

CrewBrain wird paketiert und nutzerbasiert berechnet. Es gibt Tarife wie Essential (ab ~29 €/Monat für bis zu 10 Named-User), Standard (~49 €/Monat) und Enterprise (~69 €/Monat). Jeder Plan beinhaltet ein Kontingent an Usern (z.B. 10 Nutzer) und Speicherplatz, zusätzliche Named Users können ab 1 € pro Monat hinzugebucht werden. Außerdem lassen sich optionale Erweiterungen buchen (z.B. integrierte Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Fahrtenbuch).

Personio hingegen kommuniziert keine fixen Preise öffentlich. Es nutzt ein Lizenzmodell nach aktiven Nutzer:innen: Das heißt, abgerechnet wird nur für die tatsächlich aktiven User im Abrechnungszeitraum. Personio-Kunden wählen typischerweise ein Basispaket (Core oder Core Pro) und fügen bei Bedarf Apps (Payroll, Recruiting, Surveys etc.) hinzu. Die Vertragslaufzeit ist meist jährlich, und es gibt keine Gratisversion oder kostenlose Testphase.

Praxisbeispiele & Use Cases

Typische CrewBrain-Anwender kommen aus der Veranstaltungswelt: Konzertagenturen, Touring-Bands, Messebauer und Event-Techniker nutzen das Tool zur Einsatzplanung. So setzen etwa Licht- und Tontechnik-Dienstleister, Orchester oder Veranstaltungs-Caterer CrewBrain ein, um die Arbeitszeit von Personal und externen Kräften präzise zu planen. CrewBrain vereinfacht etwa die Termin- und Fuhrparkplanung bei Festivals oder Tourneen und verbessert die Kommunikation mit Freelancern.

Personio dagegen ist in den klassischen HR-Szenarien verbreitet: Es wird etwa eingesetzt für das Recruiting neuer Mitarbeiter in einem KMU, für standardisierte Onboarding-Prozesse und die digitale Personalverwaltung. Typische Use-Cases sind die komplette Automatisierung des Bewerbermanagements bis zur Vertragsunterzeichnung sowie das Verwalten von Abwesenheiten und Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. In der Praxis arbeiten also HR-Teams in Betrieben aller Branchen mit Personio, um Büro- und Compliance-Aufgaben effizient zu erledigen, während CrewBrain vor allem im mobilen Einsatz- und Dienstplanungsumfeld des Eventgeschäfts punktet.

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