Transparenzhinweis: Wir vergleichen CrewBrain mit Alternativen so neutral wie möglich – sind aber natĂĽrlich etwas voreingenommen und uns sicher, dass unsere Lösung sehr gut ist 🙂 Zudem haben wir die Systeme auf Basis öffentlich verfĂĽgbarer Informationen verglichen. Es kann daher sein, dass unser Vergleich nicht vollständig ist.
Unseren Vergleich haben wir im September 2025 durchgeführt. Die Tools werden stetig weiterentwickelt und es könnten sich daher Änderungen in der Zukunft ergeben.
Stärken im Schnelldurchlauf
CrewBrain
- Personal‑ und Event‑Fokus: Die Planungslogik basiert auf Jobs; Einsätze lassen sich flexibel planen. Urlaubs‑ und Verfügbarkeitsverwaltung inklusive. Die mobile App ermöglicht Crew‑Mitgliedern, Zeiten zu erfassen und Informationen einzusehen.
- Komplexe Zeiterfassung & Abrechnung: Umfangreiche Stundenerfassung mit Zuschlägen (z. B. Nachtzuschläge, Überstunden), optionale Abrechnungsmodule für Tarife, Arbeitnehmerüberlassung und Branchenregelungen.
- Arbeitnehmerüberlassung & Dienstleister‑Anbindung: Synchronisation von Jobs zwischen Firmen und automatische Erstellung von Antragsdokumenten bei ANÜ.
- Reisekosten und Fuhrpark: Erfassen von Fahrten, Spesen und Kilometerpauschalen; digitales Fahrtenbuch; Reisekostenabrechnung inkl. deutscher Pauschalen.
- Gefährdungsbeurteilungen: Risk‑Management‑Modul zur Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen, inklusive automatischer Risikovorschläge und Maßnahmenkatalog.
- API & Integration: Offene Schnittstelle für Verleih‑Software und ERP‑Systeme.
Rentman
- Inventory & Equipment Management: Umfangreiche Verwaltung von Materialbeständen. Nutzer können Inventar importieren, Geräte in Bundles kombinieren, Lagerorte zuweisen und Reparaturen oder Verluste registrieren. Serialisierung auf Einzelartikel‑Ebene ermöglicht die Verfolgung von Nutzung, Garantie und Abschreibungen.
- Equipment Tracking mit QR/RFID: Artikel lassen sich per QR‑Code, Barcode oder RFID scannen. Damit können hunderte Geräte in Sekunden eingecheckt oder ausgescannt werden; Pflicht‑Scanpunkte reduzieren Verlust und Diebstahl.
- Multi‑Warehouse & Timeline‑Übersicht: Verfügbarkeiten und Bewegungen des Equipments werden in einer Timeline dargestellt, auch über mehrere Lager hinweg. Nutzer sehen sofort, welche Geräte frei, gebucht, repariert oder subvermietet sind und können Engpässe über Alternativartikel oder Subrentals lösen.
- Angebots‑ & Rechnungsmodul: Rentman ermöglicht es, Angebote aus Projektdaten zu erstellen, Preise anzupassen und einen vollständigen Kosten‑ und Margenüberblick zu erhalten. Kunden können Angebote online signieren und Ratenzahlungen werden im System verwaltet. Das Modul enthält einen Template‑Editor, Exportfunktionen und Anbindungen an Buchhaltungssysteme wie QuickBooks.
- CRM‑Funktionen: Speichert Kundendaten, Notizen, Dokumente und Aufgaben zentral. Benutzer können Zahlungsbedingungen und Rabatte pro Kunde speichern und die Umsatzentwicklung pro Kunde analysieren.
- Analytics & Reports: Erstellung von Berichten über Projektumsätze, Crew‑Performance, Equipment‑Nutzung, Subrentals und Kostenabweichungen. Daten können als .xlsx oder .csv exportiert werden.
WofĂĽr sind die Tools gebaut?
| Aspekt | CrewBrain | Rentman |
|---|---|---|
| Schwerpunkt | Plant Jobs, Personal und Veranstaltungen. Die Software ist besonders für Firmen gedacht, die Crew und Auftraggeber organisieren müssen. Der Fokus liegt auf der Personalplanung, komplexer Zeiterfassung und Modulen wie Dienstleister‑Anbindung (ANÜ), Gefährdungsbeurteilungen oder Reisekostenverwaltung. | Modular aufgebaute Operations‑Management‑Plattform für AV‑Verleih‑ und Eventfirmen. Neben Crew‑ und Projektplanung bietet Rentman umfangreiche Inventar‑ und Equipment‑Funktionen (z. B. Verfügbarkeits‑Timeline, Serialisierung, Multi‑Warehouse‑Verwaltung) und ein eigenes Angebots‑ & Rechnungsmodul. |
| Typische Anwendungsfälle | Projekt‑ und Eventplanung mit wechselndem Personal, Zeiterfassung, ANÜ‑Abwicklung, Reisekostenabrechnung, Gefährdungsbeurteilung, Fuhrpark‑ und Fahrzeuglogbuch. | Kombinierte Verwaltung von Equipment, Crew, Transport und Kunden. Planung von Material und Personal, Equipment‑Tracking per QR‑/RFID‑Codes, Lagerverwaltung, CRM, Reporting und Erstellung von Angeboten und Rechnungen. |
| Integration & Erweiterbarkeit | Offene REST‑API, Exportformate und Schnittstellen zu gängigen ERP‑/Verleihsystemen wie zum Beispiel Eventworx, Rentman, IntelliEvent; Module für Zeitabrechnung, ANÜ, Fuhrpark, Reisekosten und Gefährdungsbeurteilungen. | Plattformbasis plus modulare Produkte: Equipment‑Scheduling, Crew‑Scheduling, Quoting & Invoicing, Equipment‑Tracking. Eine API wird bereitgestellt; zusätzlicher CRM‑Bereich erlaubt individuelle Felder und Aufgaben für Kunden. |
Preis & Transparenz
| Preismodell | CrewBrain | Rentman |
|---|---|---|
| Basisgebühr | Drei Pakete (Essential 29 €/Monat, Standard 49 €/Monat, Enterprise 69 €/Monat), jeweils inklusive 10 Named User. Zusätzliche Benutzer und optionale Module (z. B. Zeiterfassung, ANÜ, Reisekosten) werden nach Bedarf hinzugeschaltet. | Plattformgebühr 39 €/Monat für die zentrale Betriebsplattform (CRM, Aufgaben, Team‑Kollaboration, Dashboard, Dateifreigabe, Mobile App und API). Danach wählt man modulare Produkte: Equipment Scheduling (14–19 €/Monat/Power‑User), Crew Scheduling (14–24 €/Monat/Power‑User), Quoting & Invoicing (9 €/Monat/Power‑User) und weitere Add‑ons wie History Logs. Basic‑Nutzer ohne Planungsrechte sind kostenlos. |
| Preistransparenz | Klare Paketpreise, add‑on Module und zusätzliche Benutzer werden offen auf der Webseite aufgeführt. | Preisliste ist modular; die Plattform‑Gebühr plus Kosten pro Modul/Power‑User sind auf der Website aufgelistet. |
| Testmöglichkeiten | Kostenlose Testversion für 30 Tage; monatlich kündbar je nach Laufzeit. | Kostenlose Testversion für 30 Tage; monatlich kündbar je nach Laufzeit. |
Typische Einsatzgrößen
| Faktor | CrewBrain | Rentman |
|---|---|---|
| Unternehmensgröße | Gut geeignet für kleine und mittelgroße Firmen ab wenigen bis tausenden Mitarbeitenden. Die Pakete erlauben einen günstigen Einstieg; optional können komplexe Abrechnungslogiken (Überstundenzuschläge usw.) hinzugefügt werden. | Skalierbar von kleinen Verleihern bis hin zu großen Full‑Service‑Dienstleistern. Dank modularem System kann man klein starten und Equipment‑ oder Crew‑Module nach Bedarf hinzufügen. Große Firmen mit umfangreichem Materialpark profitieren von den Inventar‑ und Tracking‑Funktionen. |
| Branchen | Veranstaltungstechnik, Kulturproduktionen, Personalvermittler, insbesondere wenn Arbeitszeiterfassung, ANÜ‑Verwaltung oder Reisekostenabrechnung im Fokus stehen. | AV‑/Event‑Verleih, Party‑ und Catering‑Firmen, Medienstudios, Verleihhäuser mit großem Lager. Der Schwerpunkt liegt auf Vermietung und Verwaltung von Equipment sowie der Abbildung von Projekten, Crew und Kunden in einer Plattform. |
Einordnung: wann welches Tool?
CrewBrain empfiehlt sich für Firmen, deren Kerngeschäft die Personaleinsatz‑ und Veranstaltungsplanung ist und die interne Prozesse wie Zeiterfassung, ANÜ‑Abwicklung, Reisekosten oder Gefährdungsbeurteilungen abdecken wollen. Wenn das Unternehmen wenig eigenes Equipment hat oder das Lager mit einer anderen Vermietsoftware verwaltet wird, profitiert man von der schlanken Struktur und den transparenten Paketpreisen.
Rentman lohnt sich vor allem für Verleih‑ und Full‑Service‑Firmen, die neben der Crew‑Planung auch einen umfangreichen Materialpark koordinieren müssen. Die Module für Inventarverwaltung, Equipment‑Tracking mit QR/RFID, Angebots‑ und Rechnungsstellung sowie CRM bieten Funktionen, die CrewBrain nicht abdeckt. Die Plattform ist allerdings modular, sodass sich die Kosten nach den benötigten Modulen richten.
Im Fazit hängt die Wahl stark von der Geschäftsstruktur ab: Personal‑ und Event‑orientierte Betriebe sind mit CrewBrain gut bedient, während material‑ und vermietungsorientierte Unternehmen mit Rentman ihre Prozesse besser abbilden können. Für viele Unternehmen kommt jedoch auch die Kombination aus Rentman + CrewBrain in Frage
Rentman & CrewBrain in Kombination
In vielen Fällen benötigen Unternehmen sowohl eine Materialverwaltung als auch umfangreiche Funktionalitäten zur Personalplanung und -abrechnung. Insbesondere bei umfangreichen oder komplexen Anforderungen zur Zeiterfassung (Zuschläge, Zulagen, ggf. Arbeitnehmerüberlassung) kann die Kombination aus Rentman + CrewBrain große Vorteile bringen. Mit der in CrewBrain integrierten Rentman-Synchronisation kommunizieren beide Systeme miteinander und Daten aus Rentman (z.B. zu Angeboten und Aufträgen) werden automatisch nach CrewBrain übernommen.
Eine kostenlose Testphase bei beiden Anbietern hilft, den passenden Umfang zu bestimmen. Und selbstverständlich ist auch in der Testphase bereits die Synchronisation zwischen Rentman und CrewBrain verfügbar.
