Nachhaltigkeit gewinnt in der Eventbranche stetig an Bedeutung. Sowohl Veranstalter als auch Besucher erwarten zunehmend umweltfreundliche Konzepte – vom ressourcenschonenden Materialeinsatz bis zur CO₂-Reduzierung. Eventmanagement-Software nimmt dabei eine Schlüsselrolle ein: Moderne Plattformen bieten Funktionen wie digitale Tickets, Online-Registrierung, digitales Gästelisten- und Ressourcen-Management, die gezielt Abfall und Papierverbrauch reduzieren. So können Softwarelösungen helfen, den ökologischen Fußabdruck einer Veranstaltung signifikant zu senken und gleichzeitig Prozesse zu beschleunigen.
Digitale Tools für nachhaltigere Events
Digitale Registrierung und Einlasskontrolle sparen erhebliche Mengen an Papier und Druckkosten. Statt gedruckter Formulare und Listen kommt eine Online-Registrierung zum Einsatz. Aber nicht nur für die Verwaltung von Besuchern sind solche Systeme interessant: auch für die Meldung des eingesetzten Personals an polizeiliche Behörden (z.B. bei Veranstaltungen mit Politikern) lassen sich durch digitale System deutlich bescheluenigen.
Gleichzeitig erlauben solche Systeme die gezielte Datenerfassung (z.B. für Catering oder Hotelwünsche), sodass Essen und Dienstleistungen bedarfsgerecht eingeplant und Überproduktion vermieden werden kann. Digitale Tickets mit QR-Codes verkürzen zudem den Einlassprozess und vermeiden lästige Warteschlangen – ganz ohne gedruckte Eintrittskarten.
Auch Event-Apps tragen zur Nachhaltigkeit bei. Viele Events stellen Programme, Karten oder Agenden heute digital per App bereit. Gäste sehen so alle wichtigen Infos auf Smartphone oder Tablet, statt gedruckte Unterlagen zu verteilen. Darüber hinaus bieten Apps interaktive Features (Live-Umfragen, Networking-Tools, Feedback-Formulare), die das Teilnehmererlebnis verbessern und zugleich Papier-Prozesse ersetzen.
Intelligente Personal- und Ressourcenplanung
Auch die interne Planung profitiert von Software: Digitale Personaleinsatzplanung spart Zeit und schont Ressourcen. Statt händisch erstellter Dienstpläne können Cloud-Systeme die Daten in verschiedener Form zusammenfassen und aufbereiten und so beispielsweise auf die Einhaltung Arbeitszeitgesetzen achten, aber auch auf Mitarbeiterpräferenzen und Qualifikationen hinweise. Ergebnis sind kürzere Planungszyklen und weniger administrative Fehler. Mitarbeiter erhalten per App oder Browser sofort Zugriff auf ihre Schichtpläne, können Verfügbarkeiten angeben und Wünsche eintragen.
Durch digital erfasste Mitfahrgelegenheiten unter den Mitarbeitenden lässt sich nicht nur Sprit, sondern auch viel Zeit sparen. Wenn jeder dank digitaler Übersicht immer sofort weiß, wann und wo eine Schicht beginnt und welche Ausrüstung mitgeführt werden muss, werden unnötige Fahrten auf ein minimum reduziert.
Ein weiterer Vorteil: Durch automatisierte Planung lassen sich unnötige Personalkapazitäten vermeiden. Eine Planungssoftware ermöglicht den Disponenten jederzeit den Überblick über die aktuell verfügbaren Ressourcen und deren Auslastung zu behalten und Arbeitszeiten optimal auszuschöpfen.
Ebenfalls immer wichtiger: Kommunikation. Je vernetzter eine Produktion ist, desto weniger unnötige Dinge müssen unternommen werden – ein nicht zu unterschätzender Hebel für die Nachhaltigkeit nicht nur im Hinblick auf die Umweltaspekte. Denn auch im Hinblick auf das Personal zahlt sich Nachhaltigkeit aus, beispielsweise durch geringere Fluktuation und damit verbunden geringere Schulungsaufwände und vieles mehr. Je besser also die Kommunikation innerhalb der Firma und für die jeweilige Veranstaltung abläuft, desto besser ist es um die Nachhaltigkeit bestellt. Und auch hier helfen digitale Softwarelösungen weiter, indem sie die Kontaktinformationen der relevanten Personen anlassbezogen zur Verfügung stellen.
Ein unfassbarer Datenschatz
Der möglicherweise wichtigste und gleichzeitig häufig vernachlässigte Punkt ist der Datenschatz, der über längere Zeiträume durch digitale Lösungen entsteht. Denn alle Vorgänge, die bereits digital dokumentiert sind, können später auch digital ausgewertet werden. Und hier liegt ein vielfach unterschätzter Hebel, denn insbesondere aus vergangenen Veranstaltungen lässt sich unheimlich viel lernen.
Wie viele Mitarbeitende waren wann und wo wirklich notwendig? Wo gab es Überkapazitäten oder Engpässe? Die langfristige Optimierung der Ressourcennutzung führt automatisch zu nachhaltigem Personaleinsatz bei Folgeveranstaltungen.
Vorteile auf einen Blick
Insgesamt zeigen diese Beispiele: Durch den Einsatz von Event-Software wird eine Veranstaltung effizienter und nachhaltiger geplant. Organisatoren sparen Zeit, Papier und Kosten, indem viele Prozesse digital abgebildet werden (digitale Anmeldung, digitale Tickets, Event-App statt Programmheft usw.). Gleichzeitig ermöglichen smarte Tools eine bessere Ressourcenplanung (z.B. beim Catering oder Personaleinsatz) und minimieren Überproduktion.
Langfristig zahlt sich das aus: Nachhaltige Veranstaltungen schonen nicht nur Umwelt und Klima, sondern verbessern auch das Image des Events. Sie setzen ein Zeichen gegenüber Teilnehmern und Partnern, dass das Unternehmen verantwortungsbewusst handelt. Zudem werden oft Kosten gesenkt (weniger Druck, weniger Abfall, weniger Energieverbrauch). So zeigt sich, dass Digitalisierung und Nachhaltigkeit Hand in Hand gehen. Mit dem richtigen Software-Einsatz können Event-Profis ihre Veranstaltungen grüner gestalten, ohne auf Komfort oder Professionalität zu verzichten.
Du möchtest wissen, wie CrewBrain dich auf deinem Weg zur Nachhaltigkeit unterstützen kann?
Es ist ganz einfach:
- Melde dich auf unserer Website für die kostenlose Testphase an.
- Erhalte sofort Zugriff auf CrewBrain und richte Zugänge für dein Team ein.
- Nutze die 45 Tage, um alle Funktionen auszuprobieren und deine Prozesse zu optimieren.
Angebot gültig bis auf Widerruf. Nicht auf bestehende Accounts anrechenbar.
Bitte achte darauf, dass du nur über diesen Link deine Demoversion registrierst. Sollte der längere Testzeitraum deinem Account innerhalb von 3 Tagen nicht automatisch zugewiesen werden, melde dich einfach bei uns per E-Mail oder Telefon.
