Seit Anfang Juni bietet CrewBrain die Möglichkeit eines direkten Datenaustauschs mit Microsoft Office 365. Der O365-Sync steht in allen unseren Enterprise-Tarifen automatisch zur Verfügung und ermöglicht den direkten Datenaustausch mit den Office-Tools wie Microsoft Outlook und Teams.
Die Vorteile der neuen Synchronisation mit Office 365 auf einen Blick
Die neue Synchronisation mit Microsoft Office 365 bietet für CrewBrain-Nutzer viele Vorteile:
- Anfragen & Buchungen sowie Urlaubstage werden automatisch nach Office 365 übertragen und dort aktuell gehalten.
- Die Datenübertragung läuft für in CrewBrain angelegte Elemente innerhalb kurzer Zeit (i.d.R. 1-2 Minuten).
- Die Übertragung der Kalenderelemente erfolgt in einen beliebigen Outlook-Kalender (meist den Standardkalender des Nutzers) und nicht in separate Kalender wie z.B. bei iCal-Abonnements
- Der Benutzer hat auch in CrewBrain seinen Outlook-Kalender stets im Blick und Disponenten erkennen sofort, wer wann verfügbar ist oder nicht.
- Beantragte Urlaube werden in Outlook sofort „geblockt“, sodass nicht nur in CrewBrain sondern auch in Outlook keine weiteren Terminbuchungen für diesen Tag mehr erfolgen können.
Einrichten der Synchronisierung mit Microsoft Office 365
Um die automatische Synchronisation einzurichten muss zunächst in Microsoft Azure eine entsprechende App-Anwendung für CrewBrain angelegt werden. Dies muss von einem Admin des jeweiligen Microsoft Tenants vorgenommen werden. Informationen zum Ablauf und den zu hinterlegenden Informationen finden sich in unseren Wiki-Artikeln um Office 365-Sync und zum Single-Sign-On mit Microsoft Azure.
Übrigens: Kunden die die Synchronisation mit Office 365 nutzen steht automatisch auch der Single-Sign-On mit Microsoft Azure zur Verfügung!
Verknüpfung mit dem persönlichen Outlook-Kalender herstellen
Jeder Benutzer muss die Verknüpfung mit seinem persönlichen Outlook-Kalender herstellen. Dafür wird unter Mein Account > Office 365 die Verknüpfung auf Knopfdruck gestartet und es werden die notwendigen Berechtigungen bei Microsoft angefragt. Anschließend kann der Benutzer verschiedene Optionen wählen und die Synchronisation konfigurieren:
- Kalender: üblicherweise ist der Standardkalender vorausgewählt. Hier kann abweichend auch ein anderer Outlook-Kalender als Ziel gewählt werden.
- Anfragen & Buchungen senden: diese Option ist standardmäßig aktiv. Innerhalb der Option lässt sich jedoch wählen, ob gebuchte und angefragte Jobs oder eventuell nur gebuchte Jobs übertragen werden sollen und ob Urlaubseinträge übertragen werden sollen.
- Termine aus O365 abrufen: Mit dieser Option kann angegeben werden, ob die Termine aus dem Outlook-Kalender als Fremdkalender in CrewBrain angezeigt werden sollen. Das System konfiguriert im Hintergrund automatisch einen entsprechenden Fremdkalender in CrewBrain, welcher dann auch zur Prüfung auf Überschneidungen durch Disponenten genutzt werden kann.
Die Übertragung der Daten nach Office 365 erfolgt innerhalb weniger Minuten, wenn neue Anfragen, Buchungen oder Urlaubseinträge erstellt werden. Der Abruf der Daten aus Outlook erfolgt derzeit noch in regelmäßigen Abständen alle 3-4 Stunden, wobei wir hier bereits daran arbeiten auch Änderungen aus Office 365 innerhalb weniger Minuten zu verarbeiten.
Wie du die Synchronisierung mit Office 365 für 30 Tage testen kannst
Du hast bereits einen CrewBrain-Account? Dann gehe öffne einfach die Sync-Einstellungen unter Mein Account > Office 365. Sollten noch Konfigurationen notwendig sein, so weist dich das System darauf hin. Andernfalls kannst du direkt mit dem Test starten.
Auch wenn du noch keinen CrewBrain-Account hast, ist es ganz einfach:
- Melde dich auf unserer Website für die kostenlose Testphase an.
- Erhalte sofort Zugriff auf CrewBrain und richte Zugänge für dein Team ein.
- Nutze die 30 Tage, um alle Funktionen auszuprobieren und deine Prozesse zu optimieren.
Angebot gültig bis auf Widerruf. Nicht auf bestehende Accounts anrechenbar.
Bitte achte darauf, dass du nur über diesen Link deine Demoversion registrierst. Sollte der längere Testzeitraum deinem Account innerhalb von 3 Tagen nicht automatisch zugewiesen werden, melde dich einfach bei uns per E-Mail oder Telefon.
Der Artikel ist auch in fr_FR verfügbar.
