Elektronisches Verbandbuch und Dokumentation für Covid-19 Tests in CrewBrain

Sehr geehrte Kunden,

auch weiterhin bestimmt das Corona-Virus unsere tägliche Arbeit – und so auch diese Update-Info. Denn die neue CrewBrain-Version enthält gleich mehrere Erweiterungen und Hinweise, die speziell auf das Corona-Virus und dessen Folgen abgestimmt sind.

Größtes Thema in der neuen Version, die allen Kunden wie gewohnt ab morgen zur Verfügung steht, ist die Dokumentation von gesundheitsrelevanten Informationen im Unternehmensalltag. So bietet CrewBrain ab sofort ein elektronisches Verbandbuch und auch die Möglichkeit, Covid-19 (Selbst-)Tests zu dokumentieren.

Neben diesen und einigen weiteren Features möchten wir Ihnen aber auch neue Informationen zum Thema Kurzarbeit sowie zur aktuellen Digitalisierungsförderung im Rahmen der Überbrückungshilfe III geben.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit CrewBrain

Sven Schlotthauer

Elektronisches Verbandbuch

Jeder Unfall oder Vorfall, der Auswirkungen auf die Gesundheit eines Mitarbeiters hat, muss gem. DGUV Vorschrift (§24 Abs. 6 Vorschrift 1) dokumentiert werden. CrewBrain bietet ab dieser Version eine elektronische Verarbeitung dieser Informationen, sodass diese direkt vom Mitarbeiter im System gespeichert werden können.

Verbandbuch aktivieren

Das elektronische Verbandbuch kann in der Verwaltung unter Arbeitssicherheit > Elektronisches Verbandbuch aktiviert werden. Jeder Mitarbeiter hat anschließend unter „Mein Account“ sowohl in der WebApp als auch in der Desktop-Ansicht einen neuen Menüpunkt, über den er die Vorfälle erfassen kann.

Vorfälle erfassen

Zu jedem Vorfall können die gem. DGUV-Vorschrift benötigten Informationen zum Hergang, den Erkrankungen oder Verletzungen sowie den Erste-Hilfe-Maßnahmen erfasst werden. Vorfälle können sowohl für den aktuell angemeldeten Benutzer als auch dritte Personen erfasst werden.

Automatische Benachrichtigung

Für jeden Vorfall, der im elektronischen Verbandbuch erfasst wird, werden die Administratoren per E-Mail informiert. Aus Gründen des Datenschutzes enthalten diese Benachrichtigungen nur den Namen der Person, die den Eintrag verfasst hat. Der gesamte Eintrag kann über einen Link in der Mail oder unter Verwaltung > Arbeitssicherheit > Elektronisches Verbandbuch abgerufen werden.

Datenschutz

Da es sich bei den Einträgen im elektronischen Verbandbuch streng genommen um Gesundheitsdaten handelt, ist der Datenschutz gem. DSGVO strikt zu beachten und zu wahren. Die Einträge werden daher standardmäßig nach 5 Jahren gelöscht und sind ausschließlich durch den betroffenen Mitarbeiter, die eintragende Person sowie Benutzer mit Zugriff auf die Verwaltung abrufbar.

Covid-19 Testverfolgung

Im Rahmen der Bekämpfung des Coronavirus wird immer deutlicher, dass Tests in der nahen Zukunft eine enorm wichtige Rolle spielen werden. Bislang gibt es zwar keine explizite Pflicht zur Dokumentation der Tests, es wird jedoch immer wahrscheinlicher, dass zumindest private Auftraggeber in der Zukunft eine entsprechende Dokumentation für ihre Auftragnehmer vorschreiben.

Testverfolgung aktivieren

Auch die Testverfolgung muss wie das elektronische Verbandbuch in der Verwaltung unter Arbeitssicherheit > Covid-19 Tests aktiviert werden. Jeder Mitarbeiter hat anschließend unter „Mein Account“ sowohl in der WebApp als auch in der Desktop-Ansicht einen neuen Menüpunkt, über den er die Tests erfassen kann.

Testergebnisse erfassen

Für jeden Test wird das Datum, das Testcenter sowie das Ergebnis erfasst. Mitarbeiter können Tests nur für sich selbst, Administratoren in der Verwaltung auch für andere Mitarbeiter erfassen. Zu jedem Test kann optional auch ein Dokument (z.B. ein Bild des Selbsttests) zur Dokumentation erfasst werden.

Ergebnisse auswerten

Die Testergebnisse können in Jobs und Unterjobs mit einer neuen Druckansicht ausgewertet werden. Für jeden am Job beteiligten Mitarbeiter wird dort das Datum des letzten Tests vor Beginn des Jobs inklusive Ergebnis gelistet.

Datenschutz

Auch bei den Corona-Testergebnissen handelt es sich letztlich um Gesundheitsdaten. Aus diesem Grund werden die hinterlegten Dokumente sowie die Ergebnisse der Tests nach kurzer Zeit gelöscht. Im System verbleibt anschließend nur noch die Information, wann und wo der Mitarbeiter getestet wurde. Die Zeitdauer für die automatische Löschung lässt sich in der Verwaltung einstellen.

Neu organisierte Verwaltung

CrewBrain ist in den vergangenen Jahren immer stärker gewachsen. Mit den vielen neuen Features kamen auch viele neue Einstellungsmöglichkeiten.

Neue Struktur…

Aus diesem Grund haben wir uns die Zeit genommen, die Verwaltung neu zu strukturieren und zu gruppieren. Auf diese Weise können viele Optionen nun direkt in der Navigation als Menüpunkte ersichtlich.

…weniger scrollen

Durch die neue Struktur haben wir die endlos langen Einstellungsseiten deutlich verkürzt. Die einzelnen Optionen können statt dessen jetzt direkt links aufgerufen werden.

Synchronisation mit Eventworx

Neben der Schnittstelle zu Epirent bieten wir nun auch eine Schnittstelle zu Eventworx an. Da es sich bei Eventworx ebenfalls um ein webbasiertes System handelt, ist die Integration hier noch einmal deutlich enger – so kann beispielsweise direkt aus CrewBrain ein Auftrag oder Angebot in Eventworx aufgerufen werden.

Schnittstelle aktivieren

Die Schnittstelle kann in der Verwaltung in dem neuen Menüpunkt „Eventworx“ aktiviert werden. Dort wird auch die Konfiguration vorgenommen, welche Daten übernommen und wie diese in CrewBrain angelegt werden sollen.

Daten synchronisieren

Die Synchronisation läuft automatisch, alternativ kann sie innerhalb eines Jobs oder für den gesamten Kalender auch manuell ausgelöst werden. Hierfür gibt es im Job und auch im Kalender eine neue Schaltfläche, die erscheint, sobald die Synchronisation aktiviert wurde.

Neuerungen bei der Kurzarbeit

Für viele Unternehmen in der Branche war die Beantragung von Kurzarbeit im vergangenen Jahr eine traurige Premiere. Doch auch hier ändern sich immer wieder die Bedingungen, wie aktuelle Urteile zum Thema zeigen.

Kein Urlaubsanspruch

Wird ein Arbeitnehmer auf 100% Kurzarbeit gesetzt, hat er für diesen Zeitraum nach einem aktuellen Urteil keinen Anspruch auf Urlaub. Der Arbeitgeber darf den Urlaubsanspruch entsprechend anteilig kürzen.

Kürzung hinterlegen

Die Kürzung des Urlaubsanspruchs kann in CrewBrain über die Funktion „Auszahlung“ hinterlegt werden. Genauso wie Überstunden können hier auch Urlaubstage ausbezahlt und somit vom Urlaubskonto abgezogen werden. Im Falle der Kurzarbeit handelt es sich natürlich um eine Auszahlung ohne geldwerte Gegenleistung.

Digitalisierungsförderung

Im Rahmen der Überbrückungshilfen III gibt es aktuell die Möglichkeit, einen Zuschuss von bis zu 20.000€ für Investitionen in die Digitalisierung zu beantragen.

Förderung beantragen

Da mit CrewBrain die Prozesse in vielen Bereichen digitalisiert werden können, kann diese Digitalisierungsförderung für CrewBrain beantragt werden.

Weitere Informationen

Zum Thema Digitalisierungsförderung haben wir eine eigene Informationsseite eingerichtet, auf der Sie auch die Voraussetzungen für den Antrag nachlesen können.

Weitere Optimierungen

Natürlich gibt es neben den großen Themen auch noch einige kleinere Anpassungen, die die Arbeit mit CrewBrain erleichtern und das System um nützliche Funktionen ergänzen.

Seit der vergangenen Version ist es möglich, Inspektionen für Fahrzeuge und Arbeitsmittel zu hinterlegen. Ab dieser Version kann jetzt auch eine Inspektion für mehrere Arbeitsmittel in einem Schritt erfasst werden.
In der Statistik kann künftig auch nach Abteilungen gefiltert werden. Auf diese Weise lassen sich die Informationen zu den Anfragen und Buchungen sowie zu den Arbeitszeiten auch auf Abteilungsebene betrachten und auswerten.
Die Druckansicht für Aufgabenlisten wurde um Zusatzinformationen erweitert. Beim Drucken von Aufgabenlisten können somit künftig optional auch diese zusätzlichen Datenfelder ausgewählt werden.
Für Locations & Kunden gibt es nun ebenfalls eine Druckansicht. Auch der Download der Daten ist möglich.
Für Zertifikate kann nun in der Verwaltung eingestellt werden, ab wann Hinweise auf das baldige Auslaufen eines Zertifikats gesendet werden sollen. Auch wie häufig Erinnerungen gesendet werden sollen kann nun konfiguriert werden.