Epirent-Schnittstelle und umfangreiche Erweiterungen

Epirent-Schnittstelle

Die Firma Epi development aus Berlin hat ihre Rental-Management Software Epirent vor einiger Zeit mit einer API-Schnittstelle ausgestattet. Auf diese Weise wird es nun erstmals möglich, dass wir aus CrewBrain direkt auf die in Epirent gespeicherten Daten zugreifen können.

Schnittstelle aktivieren

Um die Schnittstelle zu nutzen, muss diese in der Verwaltung unter Schnittstellen > Epirent aktiviert werden. In dieser Maske können auch die notwendigen Einstellungen für das Mapping der Epirent-Services auf die CrewBrain-Kategorien vorgenommen werden.

Datenübertragung

Aus Epirent werden Aufträge als Hauptjobs oder Projekte sowie optional die Service-Positionen aus den einzelnen Kapiteln als Unterjobs übernommen. Zudem ist es möglich, die Personaldaten aus Epirent zu synchronisieren.

Vorbedingungen

Über die Vorbedingungen lässt sich steuern, welche Aufträge nach CrewBrain übernommen werden sollen. So ist es beispielsweise möglich, nur bestätigte Aufträge zu übernehmen oder reine Miet-Aufträge auszuschließen.

Personal übernehmen

Optional kann CrewBrain auch angefragtes oder gebuchtes Personal aus Epirent übernehmen. Da hierbei einige Punkte zu beachten sind ist es sinnvoll, wenn Sie sich an unseren Support wenden. Wir können die Schnittstelle dann gemeinsam mit Ihnen einrichten.

Abrechnung & Zeiterfassung

Für die Abrechnung und Zeiterfassung gibt es auch in dieser Version wieder einige wichtige Änderungen. So sind nun befristete Verträge möglich, zudem kann das System Feiertage aus verschiedenen Ländern oder Bundesländern verwalten.

Befristete Arbeitsverträge

CrewBrain ist ab sofort auch in der Lage, befristete Arbeitsverträge zu verwalten. Hierfür haben wir die Abrechnungszeiträume um eine entsprechende Option ergänzt, mit der ein Zeitraum als befristet gekennzeichnet werden kann. Soll der betroffene Mitarbeiter in einem Job disponiert werden, der nach diesem Datum liegt, wird der Disponent entsprechend darauf hingewiesen. Zudem sendet das System automatisch eine Benachrichtigung an die Administratoren, wenn die Befristung ausläuft.

Feiertage für verschiedene Länder

Bei den Feiertagen (Verwaltung > Feiertage) können künftig verschiedene Kategorien angelegt werden. So können beispielsweise Feiertage für unterschiedliche Länder oder Bundesländer im System hinterlegt werden. Diese werden dann anhand der Standorte auf die Mitarbeiter zugewiesen.

Standorte

Ähnlich den Abteilungen ist es nun auch möglich, verschiedene Standorte in CrewBrain zu verwalten. Jeder Mitarbeiter kann exakt einem Standort zugewiesen werden und je Standort kann hinterlegt werden, welche Feiertage für diesen Standort gelten sollen. Dieses Feature steht derzeit nur im Tarif XL zur Verfügung.

Notfall-Kontakte

Für Notfall-Kontakte gibt es ein neues Recht, welches den Zugriff in akuten Notfällen regelt. Dieses Recht könnte beispielsweise allen Mitarbeitern zugewiesen werden, die dann im Profil eines anderen Mitarbeiter angezeigt bekommen, ob Notfall-Kontakte hinterlegt sind. In akuten Notfällen können die Informationen dann auch durch diese Mitarbeiter abgerufen werden, hierbei erfolgt jedoch eine automatische Benachrichtigung der Administratoren sowie der betroffenen Person, um Missbrauch zu verhindern und den Zugriff gem. DSGVO zu protokollieren.

API-Erweiterungen

Neben der Schnittstelle zu Epirent haben wir auch unsere API erweitert. Integriert wurden hier unter anderem sämtliche Objekte der neuen Aufgabenverwaltung (Aufgaben, Listen & Ordner), sodass auch Aufgaben vollständig über die API erstellt und geändert werden können. Eine ausführliche Beschreibung der neuen Endpunkte finden Sie in unserer API-Dokumentation.

CSV- und Excel-Export

Die Export-Möglichkeiten für CSV- und Excel haben wir an einigen Stellen angepasst. Neben der Möglichkeit, Informationen auf mehrere Spalten aufzuteilen lässt sich nun auch der Export der Mitarbeiterliste individuell konfigurieren.

Mitarbeiterliste

Unter Stammdaten > Mitarbeiter (gilt auch für Freelancer und Dienstleister) kann der CSV-Export künftig individuell konfiguriert werden. Sie können also vor dem Export definieren, welche Werte ausgegeben werden sollen.

Spalten aufteilen

In der Verwaltung (Allgemein > Export-Einstellungen) kann festgelegt werden, ob der Mitarbeitername bzw. Datum und Uhrzeit jeweils in ein Feld oder in zwei Felder des Exports geschrieben werden sollen. Je nach weiterer Verwendung der Daten haben Sie somit einen besseren Zugriff auf die Informationen.

Personalplan

Der Personalplan wird (beim Export als Excel-Dokument) nun vollständig formatiert. Das bedeutet, dass auch die Farben für angefragt, eingetragen und gebucht im Excel-Export vollständig dargestellt werden.

Weitere Optimierungen

Auch in dieser Version gibt es wie gewohnt noch einige kleinere Optimierungen, die wir nicht unerwähnt lassen wollen.

Aufgaben zuweisen

Ein neues Recht erlaubt es, Mitarbeitern das Zuweisen von Aufgaben an andere Mitarbeiter zu verbieten. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter die Aufgaben nur noch selbst zuweisen, nicht jedoch anderen Mitarbeitern.

Kilometerpauschale

Bei den Reisekosten ist es möglich, individuelle Kilometerpauschalen in der Verwaltung zu aktivieren. Über die Abrechnungszeiträume der Mitarbeiter können dann vom gesetzlichen Satz abweichende Kilometerpauschalen hinterlegt werden.

Dashboard

Im Dashboard wird nun immer das zuletzt verwendete Dashboard aufgerufen, wenn der Menüpunkt „Dashboard“ angeklickt wird.

Aus GigPlaner wird CrewBrain

Bereits im April haben wir für unsere Software bereits den neuen Namen "CrewBrain" eingeführt. Im Namen unserer Firma war jedoch weiterhin "GigPlaner" enthalten. Auch diesen Punkt konnten wir im vergangenen Monat ändern, und damit den Wandel zu CrewBrain auch formal abschließen: Aus der GigPlaner UG wurde mit Wirkung zum 07.10.2020 die CrewBrain GmbH.

Neue Rechtsform

Im Rahmen der Namensänderung haben wir auch die Rechtsform geändert. Aus der bisherigen UG (haftungsbeschränkt) wurde daher im gleichen Zuge eine GmbH. Wir freuen uns, mit diesem Schritt gerade in der aktuellen Zeit ein positives Signal setzen zu können und danken natürlich auch unseren Kunden, die diesen Schritt erst möglich gemacht haben.

Verträge

Auf unsere Verträge hat die Änderung des Namens und der Rechtsform keine Auswirkungen. Diese bleiben weiterhin gültig, da sich nur der Name, nicht jedoch die Firma an sich geändert hat. Für unsere Kunden und Geschäftspartner gibt es daher nichts zu tun, außer unseren Namen in den eigenen Datenbanken zu aktualisieren.